Ordner digital Archivieren

Ordner Archivieren Digitale Archivierung Ihrer Akten

Ordner Archivieren

Sie möchten Ihre Ordner archivieren?

 

Das Kellerachiv ist voll, wertvoller Büroraum soll besser genutzt werden, oder die Firma zieht in neue Räumlichkeiten um. Wie also Ordner optimal Archivieren und Aufbewahren?

Oftmals ist es einfacher als man denkt. Um Ordner zu Archivieren müssen Sie keine Arbeitsgruppe gründen, oder eine Unternehmensberatung mit der Analyse beauftragen. Ordner Archivieren ist mit uns ganz einfach.

Wir schauen uns Ihre aktuelle Ablagestruktur an. Die meisten Ablagen sind nach Jahrgängen, Belegarten und Betreff sortiert. Wichtigstes Kriterium also um Ordner digital zu archivieren: Wie gehen Sie momentan bei der Suche nach Belegen und ggf. Artikeln vor?

Und exakt dies können wir digital abbilden. Als Windows Verzeichnisstruktur.

Beispiel Archivstruktur PDF Archivierung

Am obigen Beispiel orientiert sich der suchende Benutzer im digitalen Archiv wie im analogen Archiv, er/sie sucht eine Rechnung der Auto Meyer GmbH aus März 2014 und „klickt“ sich somit hierarchisch zur PDF Datei. Diese PDF Datei enthält zusätzlich im Dateinamen erneut alle für den Verzeichnisaufbau genutzten Suchfelder. Dadurch kann die betreffende Datei auch über die Suchfunktion direkt gefunden werden.

Diese Struktur ist beliebig auf jedes Ablagesystem anpassbar. Die Reihenfolge der Felder, also die Hierarchie des Archivs kann dabei frei variieren, genauso wie die Anzahl der verwendeten felder, also die Tiefe der Hierarchie/Verzeichnisstruktur.

Als Scandienstleister erzeugen wir die digitale Archivstruktur die Sie benötigen um einzelne Dokumente in Ihren Archivierten Ordnern schnell und gezielt zu finden.

Jeder archivierte Ordner, also jede PDF Datei wird zusätzlich mit einer sog. Volltexterkennung (OCR) versehen, man nennt dies auch vollindiziert. Somit kann innerhalb der PDF Datei auch nach einzelnen Wörtern, Textpassagen oder Daten gesucht werden. Der ADOBE Viewer springt dann die einzelnen Fundstellen nacheinander an. Es ist also nicht nötig JEDE Rechnung einzeln als PDF Datei zu archivieren.

Je einfacher die Struktur ist, desto günstiger ist die Digitalisierung.

 

Selbstverständlich sind diese Archivstrukturen auch problemlos in jedes DMS (Dokumentenmanagement) importierbar.

Und neben der schnellen und gezielten Suche nach Belegen und Dokumenten, spart ein Elektronisches Archiv 99% Platz der bisherigen Ablage. Auf eine DVD mit 4GB Speicher können beispielsweise bis zu 400 Ordner digital archiviert werden.

Unser TIP: Eine DVD sollte in erster Linie auch als Backup und Langzeitspeichermedium dienen, zur regelmäsigen Arbeit mit den Archivierten Ordnern sollten Sie die Daten auf Ihren Server kopieren, so stehen die Elektronischen Dokumente jedem Benutzer zur Verfügung den Sie dafür freigeben.

 

Wir archivieren für Sie u.a. folgende Dokumententypen:

  • Rechnungen (Ein- und Ausgang)
  • Lieferscheine
  • Schriftverkehr
  • Personalakten
  • Vertragsunterlagen
  • Technische Dokumentationen

Was kostet das Ordner archivieren?

 

Anhand eines kostenlosen Probeordners pro Belegart errechnen wir den konkreten Aufwand und Preis pro Ordner. Dieser Preis liegt erafhrungsgemäs zwischen 14€ bis 17€ pro Ordner.

 

Der Ablauf einer Ordner Archivierung im Auftragsfall:

Wir verpacken Ihre Ordner vor Ort und protokollieren dabei genau welche Ordner wir archivieren solle nund welche ggf. direkt vernichtet werden können. Nach einer ersten Einlagerung in unserem Aktenlager, beginnt die Vorbereitung der Belege für den Scanvorgang. Tackernadeln werden entfernt, Trennkriterien für die spätere digitale Heftung angebracht und falls nötig Sortierungen vorgenommen.

Die eigentliche Digitalisierung/ das Scannen findet an Hochleistungsscannern statt die 150 Blatt pro Minute Scannen. Derzeit Archivieren wir bis zu 200 Ordner pro Tag.

Im vorletzten Arbeitsschritt werden die digitalen Dokumente mit den gemeinsam definierten Suchbegriffen verschlagwortet (Datenerfassung).

Schließlich wird die Digitale Archivstruktur erzeugt und die Archivierten Ordner auf Datenträger gespeichert.

Haben Sie das digitale Ergebnis kontrolliert, können Sie uns getrost den Auftrag zur Vernichtung der Originale erteilen. Denn als Scandienstleister sorgen wir natürlich für die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben wie Revisionssichert, PDF-A Format, Verfahrensdokumentation uvm.

Gerne bearten wir Sie wie wir Ihre Ordner Archivieren können

 

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