Ordner archivieren

Ordner archivieren - wirtschaftlich, komfortabel, einfach durch Digitalisierungsservice

Das Kellerarchiv ist voll, wertvoller Büroraum soll besser genutzt werden oder die Firma zieht in neue Räumlichkeiten um. Papier ist im digitalen Zeitalter die schlechteste Lösung der Aufbewahrung wichtiger Informationen.

Wie also Ordner optimal archivieren und aufbewahren?

Die digitale Archivierung von Akten und Unterlagen spart 99% Platz. Auf eine DVD passen beispielsweise bis zu 400 Akten und die Suche nach Digitalen Informationen dauert nur Sekunden.

Oftmals ist es einfacher als man denkt ein digitales Archiv aufzubauen. Um Ordner zu archivieren, müssen Sie keine Arbeitsgruppe gründen oder eine Unternehmensberatung mit der Analyse beauftragen. Ordner archivieren ist mit uns ganz einfach.

Wir schauen uns Ihre aktuelle Ablagestruktur an. Die meisten Ablagen sind nach Jahrgängen, Belegarten und Betreff sortiert. Das wichtigste Kriterium also, um Ordner digital zu archivieren: Wie gehen Sie momentan bei der Suche nach Belegen und ggf. Artikeln vor?

Richtig! Sie orientieren sich am Ordnerrücken und darauffolgend an den Registern innerhalb der Akte. Und genau diese Kriterien legen wir einem elektronischen Archiv zugrunde.

Exakt dies können wir digital abbilden. Als Windows Verzeichnisstruktur.

Am obigen Beispiel orientiert sich der suchende Benutzer im digitalen Archiv wie im analogen Archiv, er/sie sucht beispielsweise eine Rechnung der Auto Meyer GmbH aus März 2014:

1. Im "Papier" Archiv muss zunächst der Jahrgang 2014 gesucht werden. Dies geschieht anhand des Ordnerrückens.
2. Meist stehen alle Ordner eines Jahrgangs sortiert in einem Schrank/Regal, sodass als nächstes die Belegart "Rechnungen" gesucht wird.
3. Schließlich, wenn die richtige Akte gefunden wurde, kann im Ordner geblättert werden.

Und so ähnlich läuft eine Suche in einem digitalen Dokumentenbestand ab:

1. Das Archivverzeichnis auf dem Server wird geöffnet
2. Anhand der Verzeichnisnamen gelangt man schnell per Mausklick an das gewünschte Dokument.
3. Als nächstes „klickt“ man sich hierarchisch zur PDF Datei. Diese PDF Datei enthält zusätzlich im Dateinamen erneut alle für den Verzeichnisaufbau genutzten Suchfelder. Dadurch kann die betreffende Datei auch einfach direkt über die Suchfunktion gefunden werden.

Diese Struktur ist beliebig auf jedes Ablagesystem anpassbar. Die Reihenfolge der Felder, also die Hierarchie des Archivs kann dabei frei variieren. Genauso wie die Anzahl der verwendeten Felder, also die Tiefe der Hierarchie/Verzeichnisstruktur.

Als Scandienstleister erzeugen wir die digitale Archivstruktur, die Sie benötigen, um einzelne Dokumente in Ihren Archivierten Ordnern schnell und gezielt zu finden.

Wie detailliert diese Ablagestruktur definiert wird, richtet sich auch danach wie oft in den digitalen Dokumenten gesucht wird. Findet eine Recherche selten statt (weniger als 1 X pro Monat), kann es auch ausreichend sein pro analogem Ordner nur eine PDF-Datei zu erzeugen.

Jeder archivierte Ordner, also jede PDF Datei wird zusätzlich mit einer sogenannten Volltexterkennung (OCR) versehen. Man nennt dies auch vollindiziert. Somit kann innerhalb der PDF Datei auch nach einzelnen Wörtern, Textpassagen oder Daten gesucht werden. Der ADOBE Viewer springt dann die einzelnen Fundstellen nacheinander an. Es ist also nicht nötig JEDE Rechnung einzeln als PDF Datei zu archivieren.

Selbstverständlich sind diese Archivstrukturen auch problemlos in jedes DMS (Dokumentenmanagementsystem) importierbar.

Und neben der schnellen und gezielten Suche nach Belegen und Dokumenten, spart ein elektronisches Archiv 99 % Platz der bisherigen Ablage. Auf einer DVD mit 4 GB Speicher können beispielsweise bis zu 400 Ordner digital archiviert werden.

Unser TIPP: Eine DVD sollte in erster Linie auch als Backup und Langzeitspeichermedium dienen. Zur regelmäßigen Arbeit mit den archivierten Ordnern sollten Sie die Daten auf Ihren Server kopieren. So stehen die elektronischen Dokumente jedem Benutzer zur Verfügung, den Sie dafür freigeben.

...archivieren & digital aufbewahren

Die oben beschriebene PDF Verzeichnisstruktur kommt zum Einsatz, wenn im Unternehmen noch kein Dokumentenmanagement System installiert ist bzw. auch nicht geplant ist. Anhand dieser Struktur können die Daten aber später auch jederzeit in ein Dokumentenmanagement importiert werden. Wenn Sie also zeitnah digital archivieren möchten, aber eine Investition in ein DMS erst zu einem späteren Zeitpunkt ansteht, so ist die PDF Verzeichnishierarchie die ideale Lösung, um auch für die Zukunft gut vorbereitet zu sein.

Was kostet das Ordner archivieren?

Anhand einer kostenlosen Probearchivierung pro Belegart errechnen wir den konkreten Aufwand und Preis pro Ordner. Wenn Sie uns Akten zur Probearchivierung überlassen, digitalisieren wir diese einmal komplett, und liefern Sie aber im Originalzustand wieder an Sie zurück. 

Die digitalen Daten und Unterlagen erhalten Sie zusammen mit einem ausführlichen Angebot auf Datenträger oder Online zum Download.

Dieser Preis liegt erfahrungsgemäß zwischen 17€ bis 32€ pro Ordner. Für einen individuellen Preis nutzen Sie gerne unseren PREISRECHNER

Weiter Informationen zur Probearchivierung erhalten Sie auch auf unserer Infoseite: Kostenlose Probearchivierung

Der Gesetzgeber hat mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 08.März 2003 und der Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a jedem Steuerpflichtigem die Aufbewahrung  seiner steuerlich relevanten Unterlagen auf Bilddatenträgern erlaubt.

Zur Digitalen Archivierung Ihrer Dokumente und Akten sind natürlich einige Kriterien zu beachten:

• Revisionssicherheit
• Nachvollziehbarkeit
• Dokumentation
• Berechtigungen

Sowie einige weitere Kriterien. Als ISO zertifizierter Scandienstleister achten wir bei der Archivierung Ihrer Akten & Ordner streng auf die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen, so das wir Ihnen eine rechtskonforme Archivierung für Ihr Unternehmen garantieren können.

Der Ablauf einer Ordner Archivierung im Auftragsfall:

Wir verpacken Ihre Ordner vor Ort und protokollieren dabei genau welche Ordner wir archivieren sollen und welche ggf. direkt vernichtet werden können. Nach einer ersten Einlagerung in unserem Aktenlager, beginnt die Vorbereitung der Belege für den Scanvorgang. Tackernadeln werden entfernt, Trennkriterien für die spätere digitale Heftung angebracht und falls nötig Sortierungen vorgenommen.

Die eigentliche Digitalisierung/ das Scannen findet an Hochleistungsscannern statt, die 150 Blatt pro Minute scannen. Derzeit archivieren wir bis zu 200 Ordner pro Tag.

Im vorletzten Arbeitsschritt werden die digitalen Dokumente mit den gemeinsam definierten Suchbegriffen verschlagwortet (Datenerfassung).

Schließlich wird die digitale Archivstruktur erzeugt und die archivierten Ordner auf Datenträger gespeichert.

Haben Sie das digitale Ergebnis kontrolliert, können Sie uns getrost den Auftrag zur Vernichtung der Originale erteilen. Denn als Scandienstleister sorgen wir natürlich für die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben wie Revisionssicherheit, PDF-A Format, Verfahrensdokumentation uvm.

Gerne beraten wir Sie wie wir Ihre Ordner archivieren können

Sollten Sie Mengen von 1-50 Ordner archivieren wollen, lesen Sie hierzu auch bitte unser spezielles ANGEBOT