Ordner digital Archivieren

Ordner Archivieren Digitale Archivierung Ihrer Akten

Ordner Archivieren

Das Archiv ist voll ?

Die Suche in Unterlagen nach Dokumenten ist Zeit aufwendig?

Sie möchten Ihre Ordner archivieren?

 

Das Kellerachiv ist voll, wertvoller Büroraum soll besser genutzt werden, oder die Firma zieht in neue Räumlichkeiten um. Papier ist im digitalen Zeitalter die schlechteste Lösung der Aufbewahrung wichtiger Informationen.

Wie also Ordner optimal Archivieren und Aufbewahren?

Die Digitale Archivierung von Akten und Unterlagen spart 99% Platz, auf eine DVD passen beispielsweise bis zu 400 Akten. Und die Suche nach Digitalen Informationen dauert nur Sekunden.

Und oftmals ist es einfacher als man denkt ein digitales Archiv aufzubauen. Um Ordner zu Archivieren müssen Sie keine Arbeitsgruppe gründen, oder eine Unternehmensberatung mit der Analyse beauftragen. Ordner Archivieren ist mit uns ganz einfach.

Wir schauen uns Ihre aktuelle Ablagestruktur an. Die meisten Ablagen sind nach Jahrgängen, Belegarten und Betreff sortiert. Wichtigstes Kriterium also um Ordner digital zu archivieren: Wie gehen Sie momentan bei der Suche nach Belegen und ggf. Artikeln vor?

Richtig! Sie orientieren sich am Ordnerrücken, und darauffolgend an den Registern innerhalb der Akte. Und genau diese Kriterien legen wir einem Elektronischme Archiv zugrunde.

Und exakt dies können wir digital abbilden. Als Windows Verzeichnisstruktur.

Beispiel Archivstruktur PDF Archivierung

Am obigen Beispiel orientiert sich der suchende Benutzer im digitalen Archiv wie im analogen Archiv, er/sie sucht beispilesweise eine Rechnung der Auto Meyer GmbH aus März 2014:

  1. Im "Papier" Archiv muss zunächst der Jahrgang 2014 gesucht werden, dies geschieht anhand des Ordnerrückens.
  2. Meist stehen alle Ordner eines Jahrgangs sortiert in einem Schrank/Regal, sodass als nächstes die Belegart "Rechnungen" gesucht wird.
  3. Und schließlich, wenn die richtige Akte gefunden wurde, kann im Ordner geblättert werden.

Und so ähnlich läuft eine Suche in einem Digitalen Dokumentenbestand ab:

  1. Das Archivverzeichnis auf dem Server wird geöffnet
  2. Anhand der Verzeichnisnamen gelangt man schnell per Mausklick an das gewünschte Dokument.
  3. Als nächstes und „klickt“ sich somit hierarchisch zur PDF Datei. Diese PDF Datei enthält zusätzlich im Dateinamen erneut alle für den Verzeichnisaufbau genutzten Suchfelder. Dadurch kann die betreffende Datei auch über die Suchfunktion direkt gefunden werden.

Diese Struktur ist beliebig auf jedes Ablagesystem anpassbar. Die Reihenfolge der Felder, also die Hierarchie des Archivs kann dabei frei variieren, genauso wie die Anzahl der verwendeten felder, also die Tiefe der Hierarchie/Verzeichnisstruktur.

Als Scandienstleister erzeugen wir die digitale Archivstruktur die Sie benötigen um einzelne Dokumente in Ihren Archivierten Ordnern schnell und gezielt zu finden.

Wie detailliert diese Ablagestruktur definiert wird, richtet sich auch danach wie oft in den Digitalen Dokumenten gesucht wird. Findet eine Recherche selten statt (weniger als 1 X pro Monat), kann es auch ausreichend sein pro Analogem Ordner nur eine PDF-Datei zu erzeugen.

Jeder archivierte Ordner, also jede PDF Datei wird zusätzlich mit einer sog. Volltexterkennung (OCR) versehen, man nennt dies auch vollindiziert. Somit kann innerhalb der PDF Datei auch nach einzelnen Wörtern, Textpassagen oder Daten gesucht werden. Der ADOBE Viewer springt dann die einzelnen Fundstellen nacheinander an. Es ist also nicht nötig JEDE Rechnung einzeln als PDF Datei zu archivieren.

Je einfacher die Struktur ist, desto günstiger ist die Digitalisierung.

 

Selbstverständlich sind diese Archivstrukturen auch problemlos in jedes DMS (Dokumentenmanagement) importierbar.

Und neben der schnellen und gezielten Suche nach Belegen und Dokumenten, spart ein Elektronisches Archiv 99% Platz der bisherigen Ablage. Auf eine DVD mit 4GB Speicher können beispielsweise bis zu 400 Ordner digital archiviert werden.

Unser TIP: Eine DVD sollte in erster Linie auch als Backup und Langzeitspeichermedium dienen, zur regelmäsigen Arbeit mit den Archivierten Ordnern sollten Sie die Daten auf Ihren Server kopieren, so stehen die Elektronischen Dokumente jedem Benutzer zur Verfügung den Sie dafür freigeben.

 

Wir archivieren für Sie u.a. folgende Dokumententypen:

  • Rechnungen (Ein- und Ausgang)
  • Lieferscheine
  • Schriftverkehr
  • Personalakten
  • Vertragsunterlagen
  • Technische Dokumentationen

Zukunftssicher Archivieren & Digital Aufbewahren

 

Die oben beschriebene PDF Verzeichnisstruktur kommt zum Einsatz wenn im Unternehmen noch kein Dokumentenmanagement System installiert ist bzw. auch nicht geplant ist. Anhand dieser Struktur können die Daten aber später auch jederzeit in ein Dokumentenmanagement importiert werden. Wenn Sie also zeitnah Digital Archivieren möchten aber eine Investition in ein DMS erst zu einem späteren zeitpuntk ansteht, so ist die PDf Verzeichnishierarchie die ideale Lösung um auch für die Zukunft gut vorbereitet zu sein.

Was kostet das Ordner archivieren?

 

Anhand eines kostenlosen Probeordners pro Belegart errechnen wir den konkreten Aufwand und Preis pro Ordner. Dieser Preis liegt erfahrungsgemäs zwischen 14€ bis 17€ pro Ordner.

Für eine konkrete Preisangabe zu Ihrer Anforderung nutzen Sie gerne unseren PREISRECHNER

 

Der Ablauf einer Ordner Archivierung im Auftragsfall:

Wir verpacken Ihre Ordner vor Ort und protokollieren dabei genau welche Ordner wir archivieren solle nund welche ggf. direkt vernichtet werden können. Nach einer ersten Einlagerung in unserem Aktenlager, beginnt die Vorbereitung der Belege für den Scanvorgang. Tackernadeln werden entfernt, Trennkriterien für die spätere digitale Heftung angebracht und falls nötig Sortierungen vorgenommen.

Die eigentliche Digitalisierung/ das Scannen findet an Hochleistungsscannern statt die 150 Blatt pro Minute Scannen. Derzeit Archivieren wir bis zu 200 Ordner pro Tag.

Im vorletzten Arbeitsschritt werden die digitalen Dokumente mit den gemeinsam definierten Suchbegriffen verschlagwortet (Datenerfassung).

Schließlich wird die Digitale Archivstruktur erzeugt und die Archivierten Ordner auf Datenträger gespeichert.

Haben Sie das digitale Ergebnis kontrolliert, können Sie uns getrost den Auftrag zur Vernichtung der Originale erteilen. Denn als Scandienstleister sorgen wir natürlich für die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben wie Revisionssichert, PDF-A Format, Verfahrensdokumentation uvm.

Gerne bearten wir Sie wie wir Ihre Ordner Archivieren können

 

Jetzt anfragen

Weitere Informationen zur Archivierung Ihrer Aktenordner erhalten Sie hier

Kostenlose Info Hotline0800 396 76 00
03.png

Sie haben Fragen oder wünschen Beratung?

Wir freuen uns über Ihren Anruf: 0800 396 76 00 Kostenlose Rufnummer

Sie möchten ein Angebot oder mehr Infos anfordern?

Dann schreiben Sie uns doch an: info@smart-store.de

Sie möchten mit uns Kontakt aufnehmen?

Dann nutzen Sie unser Formular: Zum Kontaktformular