Scandienstleistung: Deutschlandweit seit 1997

Noch immer sind wertvolle Informationen in Unternehmen nur auf Dokumenten in Papierform vorhanden. Angefangen bei der Buchhaltung, die für 10 Jahre aufbewahrt werden muss. Verträge und Personalakten, die nahezu unbegrenzt vorgehalten werden müssen, bis hin zu  historisch wertvollen Akten. Aber auch technische Unterlagen die spezielles Wissen speichern: Papier Dokumente speichern Wissen nicht ewig und sind für Verlust, Beschädigung oder Manipulation sehr anfällig.

Ganz zu schweigen wie viel wertvoller Platz von Akten und Archiven belegt wird. Wenn dann mal schnell ein wichtiges Dokument benötigt wird, muss man lange in verstaubten Aktenordnern suchen.

Bis zu 400 digitale Akten können beispielsweise auf einer DVD archiviert und gespeichert werden.

Die Suche nach Informationen im elektronischen Archiv oder Dokumenten-Management dauert pro Vorgang nur wenige Sekunden.

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und überlassen uns das Scannen und Archivieren Ihrer Daten.

Die Digitalisierung kann hier Abhilfe schaffen und Dokumente digital archivieren. Nicht jedes Unternehmen kann oder will aber seine Dokumente selber scannen. Hier helfen wir mit unserer Scandienstleistung.

Wir digitalisieren alle Formate angefangen von der Visitenkarte in DIN A7 bis zur Zeichnung im DIN-A0 Format

Wir scannen nahezu alles was in Papierform vorliegt:

Die Digitalisierung mit einem Scandienstleister ist einfacher als gedacht. Sie benötigen nicht zwangsläufig teure Software Lösungen. Wir orientieren uns an Ihrem tatsächlichen Bedarf. Anhand einiger Fragen klären wir Ihre Bedürfnisse und entwickeln sehr schnell das passende Konzept.

• Wie oft suchen Sie nach Akten oder Dokumenten?
• Haben Sie bereits eine Archivsoftware oder Dokumenten-Management im Einsatz?
• Wie möchten Sie Ihre Dokumente wieder finden?
• Welche Benutzer und an welchen Standorten sollen mit den digitalen Dokumenten arbeiten?
• Selber scannen oder Scandienstleistung?

Anhand Ihrer Antworten, können wir Ihnen die optimale Lösung in puncto Preis & Leistung anbieten.

Die Frage, ob für die Arbeit mit digitalen Dokumenten und Akten eine Software wie ein Dokumentenmanagement (Siehe auch Liste möglicher DMS) notwendig ist, ist weniger eine Frage der zu archivierenden Menge an Dokumenten, sondern vielmehr wie häufig im elektronischen Archiv später gesucht wird. Vor allem aber auch, ob das digitale Archiv regelmäßig um Dokumente erweitert wird.

Unsere Scandienstleistung kommt aber genauso oft für Tagesaktuelle, wöchentliche oder monatliche Digitalisierungen zum Einsatz. Wir übernehmen entweder den kompletten Scanvorgang für unsere Kunden. Angefangen bei der Belegabholung, dem Vorbereiten der Belege über das Scannen & die Datenerfassung,  bis hin zur Archivierung im Dokumentenmanagement oder auch nur vereinzelte Aufgaben und unterstützen bei Engpässen.

Als Scandienstleister übernehmen wir auch die Digitalisierung Ihrer Eingangspost, Eingangsrechnungen oder täglichen Ablage. Wenn Sie unsere Smart-Cloud nutzen binden wir die gescannten Dokumente umgehend in personalisierte WorkFlow´s ein, wie z.B. einem Freigabe-WorkFlow zur Rechnungsbearbeitung.

Wir scannen alle Dokumente, die bei uns eingehen noch am selben Tag und stellen diese vollindiziert und sofort einsetzbar Online digital zum Download oder Import in ein Dokumenten-Management zur Verfügung. Wir scannen bis zu 100.000 Dokumente pro Tag.

Trotzdem spielt der Zeitfaktor bei der Digitalisierung in Scandienstleistung eine entscheidende Rolle. Obwohl wir für Unternehmen aus ganz Deutschland arbeiten, ist es nicht immer möglich die Belege zeitnah zur Verfügung zu stellen. Beispielsweise Tagespost wird in Unternehmen in Eigenregie eingescannt, während wir mit unserer Scandienstleistung größere Belgemengen, wie die der Versandabteilung oder der Produktion digitalisieren.

Eine Großzahl unserer Kunden nutzt unsere Scandienstleistung daher wöchentlich oder monatlich. Per Paketdienst gehen täglich zahlreiche Dokumente bei uns ein, die wir am gleichen Tag scannen und archivieren. Die Originale vernichten wir gemäß BDSG, bieten eine Langzeitlagerung oder senden die Belege zur eigenen Verwahrung zurück.

Seit 2012 bieten wir unsere Scandienstleistung und Elektronische Archivierung auch als CLOUD Lösung, also Online Archiv an. Zu  geringen monatlichen Gebühren erhalten Sie die volle Funktionalität eines Dokumenten Managements in der Cloud. In einem Deutschen Rechenzentrum stellen wir Ihnen zusammen mit unserem Partner Amagno Speicherplatz und eine professionelle Arbeitsoberfläche zur Mobilen Verwaltung Ihrer Digitalen Dokumente zur Verfügung.

• Beleglogistik: Verpackung, Abholung und Transport
• Zwischenlagerung
• Belegaufbereitung: Entfernen von Klammerungen, Vorsortierung, Barcode Codierung zur Digitalen Heftung
• Scannen & Digitalisieren
• Datenerfassung: Manuelle und automatische Erfassung und Auswertung aller relevanten Suchkriterien
• Volltext / OCR
• Archivierung: Ausgabe im gewünschten Format: Für DMS, als PDF, JPG, mit XML Daten oder CSV
• Datenübertragung: Speicherung auf Datenträger, Bereitstellung auf SFTP Servern, oder direkte Ablage in Zielsystem
• Aktenvernichtung

Der Gesetzgeber hat die Digitale Speicherung von Papierdokumenten auf Bilddatenträgern mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 08 März 2003 grundsätzlich erlaubt. Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, müssen Sie aber einige wichtige Kriterien beachten, um die digitale Aufbewahrung rechtssicher zu gestalten:

• Revisionssicherheit
• Nachvollziehbarkeit
• Dokumentation
• Zugriffsberechtigungen
• Vollständigkeit

Sowie einige weitere Kriterien. Unser Support berät Sie gerne eingehend zum Thema Rechtssichere Archivierung für digitale Dokumente.

Was kostet das Scannen eines Beleges?

Wie hoch ist der Preis für die Digitalisierung eines Ordners?

Fragen die wir gerne anhand einer kostenlosen und unverbindlichen Probearchivierung eines Aktenordners oder eines Belegquerschnitts beantworten. Überlassen Sie uns pro Belegart/Dokumententyp einen Ordner und erfahren Sie wie einfach es ist mit digitalen Dokumenten zu arbeiten.

Im Rahmen einer kostenlosen Probearchivierung Digitalisieren wir alle Dokumente eines Ordners komplett, Sie erhalten die digitalen Dokumente zum Download bereitgestellt und zusätzlich ein ausführliches Angebot. In diesem Angebot erhalten Sie auch weitere Vorschläge, wie Sie Ihre Papierdokumente durch digitalisieren zukünftig effektiver verwalten können.

Durchschnittlich berechnen wir für digitale Dokumente 0,06€ bis 0,08€ pro Scan.

Der Preis für die digitale Archivierung eines Aktenordners liegt zwischen 23€ bis 32€.

Bindende Preisangaben erhalten Sie durch eine Probearchivierung oder Sichtung Ihres Archivs vor Ort durch einen unserer Mitarbeiter.

Für die Digitalisierung kleinerer Mengen zwischen 1-100 Ordnern lesen Sie bitte auch unsere weiteren Informationen

Ein Punkt der leider zu oft vernachlässigt wird: Die Mitarbeiter.

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter „mit“ wenn Sie Ihre Dokumente Digitalisieren! Das bedeutet, nur ein vom Elektronischen Archiv überzeugter Mitarbeiter wird dieses auch umsetzen, und anstatt mit Papierdokumenten zukünftig Digitale Dokumente nutzen. Nur so nutzen Sie die vollen Möglichkeiten Elektronischer Archivierung.

 Unser Support unterstützt Sie gerne bei Gesprächen in Ihrem Unternehmen.

• Wir bieten hohe Sicherheit in puncto Datenschutz und rechtskonformer Archivierung
• Alle unsere Prozesse sind nach ISO Norm zertifiziert
• Über 21 Jahre erfahren in allen Branchen

Profitieren Sie von unseren praktischen Erfahrungen mit unzähligen Dokumentenarten und Ablagestrukturen. Wir kalkulieren Ihnen gerne Vorteile und nutzen einer Umstellung Ihres Archivs und Ablage auf ein elektronisches Archiv.

Wir scannen und erbringen unsere Leistungen für Kunden aus ganz Deutschland. Unabhängig von Mengen oder Branchen. Unsere Kunden stammen aus ganz Deutschland, von Hamburg bis München, von Berlin bis Köln.

Bei Interesse stellen wir gerne den Kontakt zu einer Referenz zwecks Erfahrungsaustausch her. Lesen Sie gerne hierzu auch unsere Referenz Berichte unter REFERENZEN im Seiten-Menü.