Aktenordner archivieren

Eine Elektronische Archivierung spart laut Studien bis zu 70% der bisherigen Kosten für die Ablage, Pflege und Verwaltung von Aktenordnern ein. Weitere Vorteile Aktenordner zu archivieren:

Auch wenn ein DMS (Dokumenten Management-System) zahlreiche Vorteile und Funktionen bei der Verwaltung und Archivierung von Aktenordnern und Dokumenten bietet, so müssen Sie nicht zwingend Software einsetzen und Aktenordner digital zu archivieren.

Wenn ein abgeschlossener Aktenbestand Archiviert werden soll, oder Sie nur noch selten auf alte Aktenordner zugreifen, ist ein Aktenordner Archivieren als PDF Verzeichnisstruktur oftmals ausreichend.

Anhand von Ordnerrücken, enthaltenen Registern oder Trennern erzeugen wir für Sie eine übersichtliche digitale Baumstruktur, in der auch ungeübte Benutzer schnell und unkompliziert Dokumente und Belege recherchieren und anzeigen können. Sie benötigen lediglich den Adobe PDF Reader.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein DMS oder eine andere Archivierungs- Software einsetzen, Digitalisieren und speichern wir Ihre Digitalen Dokumente und Aktenordner in dem Format, das Ihr System benötigt um die Daten automatisiert importieren zu können.

Wir bieten unseren Service Aktenordner Archivieren für zahlreiche DMS Systeme wie D.velop, ELO, Easy-Archiv, DocuWare uvm. mehr an.

Neben der Archivierung von Aktenordner als PDF Struktur oder zum Import in ein bestehendes DMS, bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit unser Online Archiv zu nutzen. Ihre Daten und Dokumente sind sicher gespeichert auf einem Server in einem Deutschen Rechenzentrum, per Client Software greifen Sie auf Ihre Aktenordner und Dokumente zu, und arbeiten ähnlich einem vollwertigem DMS.

Anstatt in teure Software zu investieren, nutzen Sie unser Online Archiv zu geringen monatlichen Gebühren.

Wir speichern jedes Dokument eines Aktenordners als PDF Datei und hinterlegen auf Wunsch eine Texterkennung (OCR) die es Ihnen ermöglicht nach einzelnen Begriffen, Daten und Stichworten innerhalb ALLER Digitalisierten Dokumente ALLER Aktenordner zu suchen.

Wir liefern Ihnen beim Aktenordner Archivieren vollindizierte PDF Dateien.

Ob Sie Ihre Aktenordner selber Scannen oder durch uns als Scandienstleister Scannen lassen, ist neben der Frage der Investition und Kosten, auch eine Frage der Menge und des Zeitraums in dem die Digitalisierung stattfinden soll.

Als professioneller Scandienstleister können wir pro Tag bis zu 200 Aktenordner Archivieren. Wenn kleinere Mengen von bis zu 10 oder maximal 30 Aktenordner archivieren möchten, können Sie dies ggf. noch in Eigenregie mit einem Multifunktionsgerät. Größere Mengen sollten Sie auch aus Qualitäts- und Vollständigkeitsgründen uns übergeben.

Durch Doppeleinzugskontrolle, virtuelle Scantechnologie und unserem Qualitätsmanagement sorgen wir garantiert dafür, das Ihre elektronisch archivierten Dokumente auch vor dem Gesetzgeber bestand haben, und die Originale anschließend vernichtet werden dürfen.

Scannen Sie Ihre Aktenordner in Eigenregie, müssen Sie einen zeitlichen Aufwand von bis zu 2 Stunden pro Ordner einrechnen. Bitte bedenken Sie auch das sog. Multifunktionskopierer, oder auch kleinere Arbeitsplatzscanner zwar teilweise über gute Scangeschwindigkeiten verfügen, aber nicht für den Dauereinsatz für größere Papier Mengen ausgelegt sein.

Die Kosten für das Digitale Archivieren Ihrer Aktenordner berechnen wir idealerweise anhand einer kostenlosen Probearchivierung. Hierfür benötigen wir lediglich 1 Aktenordner pro Belegart (Rechnungen, Lieferschein, Schriftverkehr usw.) den wir einmal kostenlos komplett Digitalisieren, und Ihnen im Anschluss auch wieder zur Verfügung stellen. Zu den Digitalen Ergebnissen erhalten Sie ein ausführliches Angebot mit Vorschlägen zur optimalen Umsetzung und natürlich die Digitalen Daten auf Datenträger oder zum Download.

Durchschnittlich berechnen wir zwischen

20,-€ bis 32,-€

für die Digitalisierung eines Aktenordners.

Bis auf die Transportkosten sind in diesem Preis ALLE anfallenden Tätigkeiten enthalten.

Privatanwender

Unser Scanservice richtet sich in erster Linie an Unternehmen, aber auch für Private Anwender haben wir spezielle Lösungen entwickelt. Wenn Sie Mengen von 1-100 Ordner scannen lassen möchten, lesen Sie hierzu gerne unsere weiteren Informationen

Beim Aktenordner archivieren digitalisieren wir nahezu alles, was in einem Unternehmen auf Papier anfällt. Als zertifizierter Scandienstleister haben wir für jede Belegart spezielle Konzepte entwickelt, die Ihnen ein optimales Digitales Ergebnis garantieren und dafür sorgen das Sie jede Inforation, und jeden Beleg innerhalb von Sekunden digital finden.

Wir Archivieren für Sie u.a. folgende Aktenordner:

Der Gesetzgeber hat die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen grundsätzlich auch auf.  Datenträger im sog. „Bildformat“ erlaubt. Aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 08.März 2003 und der damit verbundenen Änderung des durch §147 Abs.1 Nr.4a geht diese Erlaubnis klar hervor.

Allerdings sind einige wichtige Kriterien einzuhalten:

Wir übernehmen alle Services und Leistungen die notwendig sind um Ihre Akten Ordner digital zu archivieren:

Wir Scannen für Kunden aus ganz Deutschland und aus fast jeder Branche, angefangen vom Kleinbetrieb der uns jährlich seine Buchhaltung zur Speicherung auf Datenträger übergibt, über Mittelständische Firmen für die wir ganze Archivräume leeren, bis hin zu großen Unternehmen für die wir die tägliche Digitalisierung Ihrer Ablage übernehmen.

Sprechen Sie uns gerne an und wir erarbeiten auch für Sie die optimale Lösung um Ihre Ordner digital zu archivieren.