Abholung von Akten & Dokumenten vor Ort
Indexierung, Klassifizierung & OCR
ISO-zertifiziert nach DIN 9001:2015
Scan & digitale Archivierung
Für jedes DMS oder PDF-Archiv
Auch Großformate (Pläne, Zeichnungen, Karten etc.)
Aufbewahrungsfristen erfüllen, Platz sparen und Kosten senken?
Digitalisierung ist die Lösung für eine Vielzahl an Herausforderungen des Büroalltags. Das Scannen von Akten, Belegen und Dokumenten bringt zahlreiche Vorteile, die weit über die Einsparung von Zeit, Platz und Kosten hinausgehen.
Besonders der ortsunabhängige Zugriff auf Akten und Dokumente in Ihrem digitalen Archiv sowie ein reibungsloser Datenaustausch sind entscheidende Elemente der digitalen Transformation.
Zudem ermöglicht die elektronische Archivierung Ihrer Belege eine wesentlich einfachere und revisionssichere Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Scanservice für Magdeburg im Komplettpaket
Als Anbieter umfassender Scandienstleistungen übernehmen wir sämtliche Schritte!
Angefangen von der Abholung Ihrer Aktenordner durch unseren eigenen Kurierdienst bis hin zum Scannen und der datenschutzkonformen Aktenvernichtung.
Unseren Scanservice bieten wir für Kunden in Magdeburg, umliegenden Städten und Gemeinden wie Burg oder Schönebeck sowie im gesamten Bundesgebiet.
Unsere Services im Überblick:
- Scanservice - Lassen Sie Ihre Dokumente, Akten und Belege professionell scannen und indexieren
- Digitaler Posteingang - Empfangen Sie ihre tägliche Eingangspost digital
- Dokumentenmanagement - Effizientes Dokumentenmanagement mit DocuWare
- Archivierung - Schadensakten, Aktenlagerung, Aktenvernichtung
Als erfahrener Anbieter von Scandienstleistungen können wir täglich bis zu 250.000 Seiten für Sie scannen. Dabei erzeugen wir Scans in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen mit einer Auflösung von 200 DPI (optional 300 dpi) für optimale Lesbarkeit. Unser Duplex-Scannen deckt beidseitige Erfassung ab, wobei Leerseiten entfernt werden. Selbst Mischordner mit unterschiedlichen Formaten (DIN A7 bis DIN A0) können wir zuverlässig für Sie digitalisieren.
Informationen sofort finden
Dank gezielter Datenabfragen im digitalen Archiv finden Sie Belege und Unterlagen in Sekundenschnelle. Wir gewährleisten eine rasche Auffindbarkeit, indem wir nach Ihren Vorgaben Schlagwörter (Indizes) und Indexfelder, wie Rechnungsnummern, Absender, Artikelnummern oder Belegdatum, erfassen.
Bei der Einführung der digitalen Aktenführung (e-Akte für Behörden) erstellen wir pro Vorgang ein PDF-Dokument und klassifizieren nach Dokumententyp.
Vorteile
- Effiziente Informationsgewinnung: Schneller Zugriff auf digitalisierte Dokumente ermöglicht eine zeiteffiziente Informationsrecherche und beschleunigt Arbeitsabläufe
- Platzersparnis und Ordnung: Digitalisierung reduziert physischen Platzbedarf, befreit von überfüllten Aktenschränken und fördert eine geordnete, platzsparende Dokumentenverwaltung
- Kosteneinsparungen: Mietkosten für Lagerflächen sowie Personalaufwand werden stark reduziert
- Flexibler ortsunabhängiger Zugriff: Greifen Sie von jedem Ort und Endgerät auf digitale Dokumente zu - z.B. im Homeoffice
- Verbesserte Kollaboration: Durch die schnelle Verfügbarkeit digitalisierter Unterlagen werden interne Prozesse beschleunigt, und die Zusammenarbeit zwischen Teams wird erleichtert
- Verbesserte Compliance und Sicherheit: Digitale Archivierung erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Revisionssicherheit und sowie gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen
Scan-Service für Magdeburg gesucht? Wir sind Ihr Scanprofi!
Jetzt Kontakt aufnehmen!Digitale Archivierung mit DMS
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) maximiert die Vorteile der Umstellung auf digitale Archivierung: Gescannte Dokumente werden gemeinsam mit elektronisch erstellten Dateien (z.B. Bilder, Videos, eRechnungen) zentral und medienbruchfrei in einem gemeinsamen Dokumentenpool gespeichert.
Ein DMS erleichtert die Kooperation durch schnellen, standortunabhängigen Zugang – ideal für Homeoffice oder Außendienst. Die Effektivität steigt durch die reibungslose Integration von Daten in weitere IT-Anwendungen wie ERP, ECM oder CRM.
Durch spezialisierte Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen wird eine konsequente Umsetzung der GoBD-Richtlinien für revisionssichere Archivierung sowie der Datenschutzbestimmungen gemäß DSGVO gewährleistet.
Wir stellen Ihnen Bilder (Scans) sowie Indexdateien im benötigten Dateiformat bereit, damit Sie diese problemlos in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) importieren können (z.B. CSV, XLS, XML, JSON, JPL etc.).
Dazu zählen beispielsweise:
Falls Sie bisher keine Software für die Verwaltung elektronischer Dokumente nutzen, unterstützen wir Sie als zertifizierter DocuWare Cloud-Partner gerne mit kompetenter Beratung. DocuWare zählt zu den leistungsstärksten Dokumentenmanagementsystemen auf dem Markt.
Archivierung von PDFs als Verzeichnisstruktur
Auch ohne den Einsatz einer speziellen Software zur elektronischen Verwaltung Ihrer Aktenordner bietet die Archivierung in Form einer Verzeichnisstruktur mit vollständig indexierten PDF-Dateien erhebliche Vorteile. Wir erstellen eine klare und intuitiv navigierbare Baumstruktur, die strukturell Ihrem analogen Archiv ähnelt.
Besonders für die Archivierung von Altakten ist die Ablage vollindizierter PDF-Dateien eine optimale Lösung.
Folgende Akten und Dokumente können wir u.a. für Kunden in Magdeburg digitalisieren
Belegarten:
- Patientenakten
- Eingangsrechnungen
- Immobilienakten
- Personalakten
- Buchungsbelege
- Mieterakten
- Technische Zeichnungen
- Pläne
- Uvm.
Akten revisionssicher archivieren
Wir bieten unseren Scanservice Magdeburg und Umgebung unter strikter Einhaltung der GoBD-Richtlinien an. Rechtssicherheit steht bei uns an erster Stelle, wobei die Gewährleistung von Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit nur zwei der zentralen rechtlichen Aspekte sind, die wir beachten.
Der gesamte Prozess der Digitalisierung und Archivierung folgt präzise den Richtlinien unseres Qualitätsmanagement-Handbuchs gemäß ISO 9001:2015. Zusätzlich erstellen wir eine detaillierte Verfahrensdokumentation und protokollieren unsere Arbeitsschritte sorgfältig.
Jeder Scan-Auftrag wird gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) abgewickelt. Wir schließen eine gegenseitige Verschwiegenheitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement), um den Schutz sensibler Daten sicherzustellen.
Zu Beginn des Auftrags wird Ihnen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ausgehändigt, der sämtliche Einzelheiten im Hinblick auf die Handhabung personenbezogener Daten beinhaltet. Unsere zertifizierte Datenschutzbeauftragte überwacht die Sicherheit personenbezogener Informationen.
Für weitere Informationen besuchen Sie unsere Infoseite zum Thema Datenschutz und Sicherheit.
Wie läuft der Scanservice für Magdeburg ab?
Aktentransport
Nach Bedarf organisieren wir den Abtransport Ihrer Akten mithilfe unseres firmeneigenen Kurierdienstes direkt an Ihrem Standort. Die Verpackung und Protokollierung erfolgt vor Ort. Unsere Aktenabholung erfolgt gemäß unserem Sicherheitskonzept, wobei beispielsweise GPS-Tracking in unseren Transportern integriert ist.
Erfassung und Zwischenlagerung
Nachdem Ihre Unterlagen unser Scanzentrum am Standort OHZ erreicht haben, werden sämtliche Akten vorübergehend in unserem Sicherheitslager zwischengelagert. Im Bedarfsfall können einzelne Ordner kurzfristig angefordert und ein Scan-on-Demand durchgeführt werden.
Belegvorbereitung
Um einen reibungslosen Scanvorgang zu gewährleisten, werden Ihre Belege sorgfältig vorbereitet. Dies umfasst die Entfernung sämtlicher Heftungen wie Tackernadeln und Heftklammern sowie die Behebung von Beschädigungen an den Unterlagen. Zur Dokumententrennung werden Barcodes auf den Dokumenten angebracht.
Scan
Zur Digitalisierung Ihrer Dokumente setzen wir moderne Hochleistungsscanner ein, die eine Scankapazität von bis zu 500 Blatt (entsprechend einem Ordner) pro Scanvorgang und eine Geschwindigkeit von 180 Blatt pro Minute bieten.
Der Vorgang wird zu jeder Zeit durch unsere Scanoperatoren überwacht.
Datenerfassung
Gemäß Ihren Anweisungen erfassen wir Indizes (Suchbegriffe), um eine zügige Recherche und effektive Organisation Ihrer digitalisierten Dokumente sicherzustellen.
Darüber hinaus können wir eine Klassifizierung nach Dokumententyp (z.B. Eingangsrechnung, Vertrag, Quittungen usw.) vornehmen.
OCR / Texterkennung
Für eine Volltextsuche in den Dokumenten führen wir eine Texterkennung mit OCR-Software durch und hinterlegen den Text wahlweise hinter dem Bild oder als separate Textdatei.
Datenausgabe / Speicherformate
Die gescannten Bilder werden typischerweise als unveränderbare PDF/A-3-Dokumente übermittelt.
Importdaten liefern wir in zahlreichen verschiedenen Formaten wie beispielsweise XML, JSON, CSV oder als als Excel-Datei.
Aktenvernichtung oder externe Lagerung
In Zusammenarbeit mit unserem Partner bieten wir Ihnen gerne die datenschutzkonforme Vernichtung Ihrer Unterlagen an. Es besteht auch die Option einer externen Langzeitlagerung, falls dies Ihren Präferenzen entspricht. Als Alternative können wir sämtliche Akten auch an Ihren Standort zurückliefern.
Scanservice Magdeburg- Preise
Die Preise für Scandienstleistungen berechnen wir pro Ordner. Der genaue Ordnerpreis ist dabei von individuellen Faktoren abhängig:
- In welchen DIN-Formaten liegen die Unterlagen vor
- Umfang der Datenerfassung
- Anzahl der PDF-Dateien pro gescanntem Ordner
- Sind optionale Leistungen gewünscht?
Der genaue für Ihren Scanauftrag lässt sich am einfachsten durch ein individuelles Angebot und eine umfassende Beratung durch unser Vertriebsteam bestimmen.
Gerne bieten wir Ihnen auch eine kostenlose Probearchivierung eines Belegquerschnitts an.
Unser Preisrechner gibt Ihnen eine erste Einschätzung der Kosten für Ihren Scanauftrag.
Referenzen
Unser erstklassiger Scanservice hat bereits zahlreiche Unternehmen und öffentliche Einrichtungen in der Region Magdeburg überzeugt. Von kleinen Start-ups bis zu etablierten Unternehmen verschiedenster Branchen schätzen unsere Kunden die Qualität unserer Dienstleistungen.
Schließen Sie sich den zufriedenen Unternehmen an, die von unserem professionellen Scan-Service profitiert haben. Wir freuen uns darauf, auch Sie bald als einen unserer geschätzten Kunden begrüßen zu dürfen und Ihnen dabei zu helfen, Ihre Dokumentenverwaltung effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten.
Scanservice Magdeburg
Unsere freundlichen Mitarbeiter helfen Ihnen gerne weiter.
Wir finden die passende Lösung für Ihr Business!
Jetzt passendes Angebot anfordern.
Kostenlose Info Hotline