Verwaltungsakten scannen lassen: Scanservice im Überblick
Mit unserer Hilfe setzen Sie die Umstellung auf die E-Akte strukturiert um:
- Abholung: bundesweit, ab ca. 100 Ordnern mit eigenem Personal in GPS-überwachten Fahrzeugen
- Scan: bis zu 300.000 Blatt pro Tag, Großformate A0 bis 1,50 m Breite
- Indexierung: Texterkennung (OCR) und Schlagworterfassung nach Ihren Vorgaben
- Übergabe: Indexdaten im Austauschformat XDOMEA oder als Importdaten für Ihr DMS
- Datenschutz: Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO, Sicherheitskonzept, interne Datenschutzbeauftragte
- Qualität: Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015
Der komplette Ablauf erklärt
In unserer 9-teiligen Videoreihe "Aktendigitalisierung im Detail" erhalten Sie alle Informationen zum Ablauf unseres Scanservice.
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Was ist eine elektronische Akte?
Laut dem Bundesverwaltungsamt ist
"Unter einer E-Akte [...] eine nachvollziehbare, strukturierte Ablage zu verstehen, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält."
(Quelle: BVA - Die E-Akte Bund)
Die elektronische Akte, kurz E-Akte, ist die digitale Weiterentwicklung der herkömmlichen Papierakte. Sie ermöglicht es, Schriftgut und Informationen zentral, strukturiert und durchsuchbar in elektronischer Form zu verwalten und zwischen Behörden auszutauschen.
Ihr Aufbau orientiert sich an der bekannten Struktur physischer Akten. In einer e-Akte werden sowohl gescannte Papierdokumente als auch digital erzeugte Unterlagen wie E-Mails oder PDF-Rechnungen gemeinsam abgelegt und übersichtlich organisiert.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient dabei als zentraler Speicherort. Es ermöglicht die gezielte Suche nach Informationen, automatisiert Arbeitsprozesse und integriert elektronische Inhalte reibungslos in bestehende Abläufe.
Beachten Sie: Gemäß dem E-Government-Gesetz (EGovG) sind Behörden auf Bundesebene verpflichtet, auf die Nutzung der E-Akte umzusteigen.
Unterschied zur digitalen Akte
Die Begriffe E-Akte und digitale Akte werden häufig synonym verwendet. Die E-Akte ist eine spezielle Form der digitalen Akte, die für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde und besondere rechtliche sowie organisatorische Anforderungen erfüllt.
Aufbau der elektronischen Akte
Wie ist die E-Akte aufgebaut?
Die E-Akte bildet die Ordnung der Papierakte nach. Sie besteht aus drei Ebenen:
Akte: Die oberste Ebene. Sie bündelt alle Vorgänge zu einem Thema oder Sachverhalt.
Vorgang: Zusammengehörige Dokumente, die einen bestimmten Geschäftsvorfall abbilden.
Dokument: Die unterste Ebene, also eine einzelne Datei innerhalb eines Vorgangs, etwa eine PDF-Datei.
Beim Scannen bleibt diese Ordnung erhalten. Jedes Dokument erhält Indexdaten, die es dem richtigen Vorgang und der richtigen Akte zuordnen. Auf Wunsch liefern wir die Indexdaten im Austauschformat XDOMEA, damit Ihr DMS die Akten importieren kann.
Elektronische Verwaltungsakten: Beispiele
Im Laufe unserer Geschäftstätigkeit haben wir bereits für zahlreiche Kunden aus der öffentlichen Verwaltung die Digitalisierung von Papierakten vorgenommen. Folgende Verwaltungsakten haben wir u.a. bereits für Kunden aus der öffentlichen Verwaltung für die gescannt:
- Bauakten
- Personalakten
- Patientenakten
- Führerscheinakten
- Ausländerakten
- Jobcenterakten
- Steuerakten
- Justizakten
Darüber hinaus scannen wir nahezu alle Arten an Unterlagen und Belegen.
Wie lange Bau- und Personalakten aufbewahrt werden müssen, lesen Sie unter Aufbewahrungsfristen für Bauakten und Aufbewahrungsfristen für Personalakten.
Die Vorteile der elektronischen Akte
Die Akte in zwei Welten
Bestandsakten digitalisieren
Die vollständige E-Akte
Kostenlose Probearchivierung: Wir scannen vorab einen Ordner pro Belegart. So sehen Sie das Ergebnis, bevor Sie sich entscheiden.
Probearchivierung anfragenAuf Wunsch bereiten wir Ihre Daten auch für die Verarbeitung mit KI-Anwendungen auf.
Nähere Informationen finden Sie auf unserer Infoseite zum Thema Akten KI-ready machen.
Für welches DMS liefern wir?
Ihre Behörde arbeitet bereits mit einem DMS oder führt die E-Akte gerade ein? Wir liefern Ihre Scans mit passenden Importdaten, auf Wunsch im Austauschformat XDOMEA. So sind Sie nicht an ein bestimmtes System gebunden.
Scanservice E-Akte Ablauf
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Angebot bitte!Ihr Weg zur elektronischen Aktenführung: Bestandsakten digitalisieren lassen
Der erste Schritt ist ein Angebot. Dafür brauchen wir nur wenige Angaben:
- ungefähre Menge in Ordnern oder laufenden Metern
- Aktenarten, z. B. Bauakten oder Personalakten
- gewünschte Indexdaten, z. B. Aktenzeichen, Name oder Datum
- Ihr DMS und das Importformat, z. B. XDOMEA
- was mit den Originalen passieren soll
Sie sind sich bei einem Punkt noch unsicher? Dann beginnen wir mit einer kostenlosen Probearchivierung: Wir scannen vorab einen Ordner pro Aktenart, und Sie sehen das Ergebnis in Ihrem System.
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