Elektronische Aktenführung - Zukunft der öffentlichen Verwaltung
Mit unserer Hilfe setzen Sie die Umstellung auf die e-Akte strukturiert um:
- Logistik-Komplettpaket
- Scanservice für hochwertige Dokumentenscans
- Indexierung & OCR
- Metadaten nach XDOMEA
- DSGVO-konforme Verarbeitung
Wie unser Scanservice genau abläuft? Das zeigen wir Ihnen detailliert auf unserem Youtube-Channel.
Jetzt kostenloses Angebot anfordern!
Angebot bitte!
Was ist eine elektronische Akte?
Laut dem Bundesverwaltungsamt ist
"Unter einer E-Akte [...] eine nachvollziehbare, strukturierte Ablage zu verstehen, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält."
(Quelle: BVA - Die E-Akte Bund)
Die elektronische Akte, kurz e-Akte, ist die digitale Weiterentwicklung der herkömmlichen Papierakte. Sie ermöglicht es, Schriftgut und Informationen zentral, strukturiert und durchsuchbar in elektronischer Form zu verwalten und zwischen Behörden auszutauschen.
Ihr Aufbau orientiert sich an der bekannten Struktur physischer Akten. In einer e-Akte werden sowohl gescannte Papierdokumente als auch digital erzeugte Unterlagen wie E-Mails oder PDF-Rechnungen gemeinsam abgelegt und übersichtlich organisiert.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient dabei als zentraler Speicherort. Es ermöglicht die gezielte Suche nach Informationen, automatisiert Arbeitsprozesse und integriert elektronische Inhalte reibungslos in bestehende Abläufe.
Beachten Sie: Gemäß dem E-Government-Gesetz (EGovG) sind Behörden auf Bundesebene verpflichtet, auf die Nutzung der e-Akte umzusteigen.
Unterschied zur digitalen Akte
Die Begriffe e-Akte und digitale Akte werden häufig synonym verwendet. Die e-Akte ist eine spezielle Form der digitalen Akte, die für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde und besondere rechtliche sowie organisatorische Anforderungen erfüllt.
Wie ist die e-Akte aufgebaut?
Der Aufbau einer e-Akte orientiert sich an seinem analogen Pendant und kann in drei hierarchische Ebenen eingeteilt werden.
1. Ebene: Akte
Die Akte bildet die oberste Ebene und dient als organisatorischer Rahmen für alle Schriftstücke und Informationen zu einem bestimmten Thema oder Sachverhalt.
Darin werden alle inhaltlich zusammengehörigen Dokumente strukturiert abgelegt.
2. Ebene: Vorgang
Ein Vorgang umfasst thematisch zusammenhängende Dokumente, die gemeinsam einen bestimmten Geschäftsvorfall abbilden.
3. Ebene: Dokument
Das Dokument stellt die unterste Ebene einer Akte dar und entspricht einer einzelnen Datei oder Informationseinheit innerhalb eines Vorgangs, zum Beispiel einer PDF-Datei oder einem Bild im JPG-Format.
Die Vorteile der elektronischen Akte – effizient, sicher, zukunftsfähig
Die Einführung der elektronischen Akte ist mehr als eine technische Umstellung. Sie ist ein echter Fortschritt für die tägliche Verwaltungsarbeit.
Informationen lassen sich schneller finden, Akten effizienter verwalten und Prozesse spürbar vereinfachen. Gerade in der öffentlichen Verwaltung, wo Verlässlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz höchste Priorität haben, bietet die e-Akte klare Vorteile:
Effizientere Prozesse
Mit wenigen Klicks sind alle relevanten Schriftgutobjekte verfügbar. Das beschleunigt die Bearbeitung, reduziert Rückfragen und spart wertvolle Arbeitszeit.
Weniger Papier, mehr Platz
Durch die digitale Ablage entfallen physische Archive. Das schafft Raum - im Büro, aber auch in der Haushaltsplanung.
Maximale Sicherheit
Zugriffsbeschränkungen, Protokollierungen und sichere Archivformate garantieren höchste Standards bei Datenschutz und Revisionssicherheit.
Zentrale Struktur und schneller Zugriff
Dank klarer Aktenstruktur und intelligenter Indexierung finden Sie Dokumente schnell und zuverlässig.
Ortsunabhängiges Arbeiten
Mitarbeitende können Dokumente im Büro, im Homeoffice oder unterwegs jederzeit einsehen und bearbeiten. So wird die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtert, Bearbeitungszeiten verkürzt und die Flexibilität im Arbeitsalltag deutlich erhöht.
Akteneinsicht
Ein weiterer Vorteil der e-Akte ist die elektronische Akteneinsicht. Bürgerinnen und Bürger können bestimmte Akten bequem und ortsunabhängig online einsehen. So z.B. bei der bei der digitalen Bauakte, die in einigen Bauämtern bereits verfügbar ist. Der Gang zum Amt entfällt.
Sie haben noch kein DMS?
Als DocuWare Cloud Partner stehen wir Ihnen mit umfassender Beratung zur Verfügung, um eines der leistungsstärksten und innovativsten cloudbasierten Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) nahtlos in Ihre Arbeitsprozesse zu integrieren.
Wir bieten passgenaue Archivierungslösungen für eine Vielzahl gängiger Dokumentenmanagement-Systeme.
Dazu zählen beispielsweise:
- ENAIO
- d3.velop
- SAP
- EasyArchiv
- ELO Office
Elektronische Verwaltungsakten: Beispiele
Im Laufe unserer Geschäftstätigkeit haben wir bereits für zahlreiche Kunden aus der öffentlichen Verwaltung die Digitalisierung von Papierakten vorgenommen. Folgende Verwaltungsakten haben wir u.a. bereits für Kunden aus der öffentlichen Verwaltung für die gescannt:
- Bauakten
- Personalakten
- Patientenakten
- Führerscheinakten
- Ausländerakten
- Jobcenterakten
- Steuerakten
- Justizakten
Darüber hinaus scannen wir nahezu alle Arten an Unterlagen und Belegen.
Scanservice Ablauf
Der sichere Weg zur elektronischen Aktenführung beginnt mit einem starken Scanservice
Die Einführung der elektronischen Akte ist mehr als nur ein Digitalisierungsschritt, sie ist der Grundstein für eine moderne, effiziente und zukunftsfähige Verwaltung.
Mit unserem spezialisierten Scanservice übernehmen wir für Sie den kompletten Prozess: von der Abholung Ihrer Akten über die hochwertige Digitalisierung bis hin zur strukturierten Bereitstellung aller Daten für Ihr DMS.
Profitieren Sie von unserer Erfahrung, unserer ISO-zertifizierten Arbeitsweise und unserer klaren Ausrichtung auf die Bedürfnisse öffentlicher Einrichtungen.
Jetzt die e-Akte einführen!
Wir scannen Ihre Verwaltungsakten!
Jetzt Anfrage senden!
Kostenlose Info Hotline
