Elektronische Aktenführung für die öffentliche Verwaltung
Die Einführung der elektronischen Aktenführung markiert einen bedeutenden Fortschritt auf dem Weg zu einer digitalen öffentlichen Verwaltung. Gemäß dem E-Government-Gesetz (EGovG) sind Behörden auf Bundesebene verpflichtet, auf die Nutzung der e-Akte umzusteigen.
Zudem bilden elektronische Akten die Grundlage für ein Angebot an digitalen Verwaltungsleistungen und ermöglichen eine papierlose Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden.
Um die e-Akte flächendeckend einzuführen, ist die Digitalisierung umfangreicher Aktenbestände aus den Archiven der öffentlichen Verwaltung notwendig. Mit über 25 Jahren Expertise im Scannen von Verwaltungsakten sind wir der ideale Partner für die Digitalisierung von Prozessen im öffentlichen Sektor und die Implementierung der e-Akte.
Wir sind ISO-zertifiziert nach 9001:2015 und bieten Ihnen Full-Service-Scandienstleistung von der Abholung der Akten über die Digitalisierung bis hin zur Vernichtung nach BDSG.
Was ist eine elektronische Akte?
Die elektronische Akte (kurz e-Akte) stellt die digitale Entsprechung zur herkömmlichen Papierakte in der öffentlichen Verwaltung dar und bietet die Möglichkeit, Schriftgutobjekte und Informationen in elektronischer Form zu erfassen, zu speichern, zu verarbeiten und auszutauschen.
Die Struktur der elektronischen Akte gleicht dabei dem Aufbau von physischen Akten.
Elektronische Akten enthalten neben eingescannten Papierunterlagen auch elektronisch erstellte Unterlagen. Zum Beispiel können in einer e-Akte digitalisierte Postbriefe gemeinsam mit E-Mails oder gescannte Rechnungen neben digitalen Rechnungen abgelegt werden.
Alle Dokumente werden zentral und ohne Medienbrüche in einem gemeinsamen Dokumentenpool gespeichert. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) fungiert als zentraler Speicherort und Informationssystem, in dem strukturierte Daten neben dem Bildteil eines Dokuments hinterlegt sind.
Mithilfe eines DMS können gezielte Datenabfragen gestellt, Prozesse automatisiert und elektronische Daten nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe integriert werden.
Unterschied zur digitalen Akte
Die Begriffe e-Akte und digitale Akte werden häufig synonym verwendet, da es sich in beiden Fällen um elektronisch gespeicherte Dokumente und Dateien handelt. Jedoch ist die e-Akte ein spezialisiertes System, das speziell für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde und den dort geltenden rechtlichen und organisatorischen Anforderungen entspricht.
Der Begriff der digitalen Akten hat einen allgemeineren Charakter und kann in verschiedenen Branchen und Anwendungsbereichen Verwendung finden.
Wie ist die e-Akte aufgebaut?
Der Aufbau einer e-Akte orientiert sich an seinem analogen Pendant und kann in drei hierarchische Ebenen eingeteilt werden. Eine Akte besteht aus verschiedenen Vorgängen, welche sich aus einzelnen Dokumenten zusammensetzen.
1. Ebene: Akte
Die Akte ist die oberste Ebene und entspricht einem organisatorischen Container für Schriftgutobjekte eines bestimmten Themas bzw. Sachverhalts. In der Akte werden alle sachlich zusammengehörigen Dokumente und Informationen zu diesem Thema geordnet abgelegt.
2. Ebene: Vorgang
Ein Vorgang besteht aus gruppierten in einem Sinnzusammenhang stehenden Dokumenten, welche einen Geschäftsvorfall abbilden
3. Ebene: Dokument
Das Dokument bildet die unterste Ebene einer Akte und repräsentiert eine einzelne Datei oder Informationseinheit, welche innerhalb eines Vorgangs gespeichert wird. Dabei kann es sich beispielsweise um eine PDF-Datei oder auch ein Bild im Format JPG handeln.
Vorteile
Die e-Akte ermöglicht eine effiziente und platzsparende Verwaltung von digitalen Schriftgutobjekten. Die Suche nach relevanten Dokumenten und Informationen gestaltet sich schnell und einfach.
Darüber hinaus bietet die elektronische Akte zahlreiche Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Durch den schnellen Zugriff auf digitale Schriftgutobjekte können Verwaltungsprozesse beschleunigt und Arbeitsabläufe optimiert werden.
- Platzersparnis: Die Digitalisierung reduziert den Bedarf an physischem Stauraum für Papierakten und trägt zur Ressourcenschonung bei.
- Schneller Zugriff: Elektronische Akten ermöglichen eine schnelle und gezielte Suche nach Informationen, was die Bearbeitungszeit von Anfragen verkürzt.
- Sicherheit und Datenschutz: Durch Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselungstechniken können e-Akten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, um die Sicherheit sensibler Informationen zu gewährleisten.
- Interoperabilität und Integration: Elektronische Akten lassen sich leicht in bestehende IT-Systeme integrieren und ermöglichen eine nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Behörden und Organisationen.
- Revisionssicherheit: Digitale Aktenführung ermöglicht eine lückenlose Dokumentation von Veränderungen und Bearbeitungsschritten, was die Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
- Ortsunabhängigkeit: Elektronische Akten können von verschiedenen Standorten aus abgerufen und bearbeitet werden, was die Flexibilität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhöht.
Akteneinsicht
Durch die Implementierung der elektronischen Akte ergibt sich ein weiterer bedeutender Vorteil: die elektronische Akteneinsicht in Behörden und der öffentlichen Verwaltung. Elektronische Akteneinsicht ermöglicht es, bestimmte Akten bequem und ortsunabhängig über einen elektronischen Zugang einzusehen.
Ein anschauliches Beispiel dafür ist die bereits an vielen Orten verfügbare Möglichkeit, Einblick in die e-Bauakte zu nehmen. Dies bedeutet, dass Eigentümer oder andere berechtigte Interessenten nicht mehr persönlich zum Amt gehen müssen, da die e-Akte online eingesehen werden kann.
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Kontakt aufnehmen!Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Die Einführung einer elektronischen Aktenführung umfasst zwei wesentliche Schritte:
- Durch das Scannen der Papierdokumente entsteht der visuelle Teil (Image) der Schriftgutobjekte
- Durch die Erfassung von Indizes und Metadaten wird der strukturierte Datenteil ergänzt
1. Scanvorgang
Um die Inhalte Ihrer Papierakten in digitale Daten umzuwandeln, verwenden wir hochwertige Einzugsscanner, um die Aktenordner zu scannen. Pro Scanvorgang können wir in wenigen Minuten bis zu 500 Blatt digitalisieren, was etwa dem Inhalt eines Standardordners entspricht. Großformate wie Pläne oder Zeichnungen werden mithilfe spezieller Großformatscanner erfasst. Der gesamte Vorgang wird von unseren Scanoperatoren kontinuierlich überwacht, um Lesbarkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.
Scanparameter:
- Auflösung 200 DPI (bis 1200 DPI möglich)
- Scans in Farbe oder Schwarz-Weiß/Graustufen
- beidseitiges Scanverfahren (duplex)
- DIN A7 (Visitenkarte) bis DIN A0 (Pläne)
- Datenausgabe als PDF, JPG, TIFF, BMG etc.
2. Erfassung von Daten
Das Speichern eines Papierdokuments als Bild spart zwar Platz, jedoch ist der strukturierte Datenteil von entscheidender Bedeutung für die Arbeit mit elektronischen Akten. Gemäß Ihren Vorgaben erfassen wir Indizes (Schlagworte), die als Suchbegriffe dienen und eine schnelle und gezielte Abfrage auch in umfangreichen Archivbeständen ermöglichen. Diese Indizes werden sowohl aus den Unterlagen selbst als auch von den Ordnerrücken und Registern entnommen.
Darüber hinaus führen wir eine OCR-Texterkennung durch, um eine Volltextsuche zu ermöglichen und klassifizieren gescannte Dokumente nach Dokumententyp.
Metadatenmapping nach XDOMEA
Für den reibungslosen Austausch digitaler Schriftgutobjekte erfassen wir zusätzlich zu den Primärdaten auch Metadaten nach XDOMEA-Standard.
Indexdaten
Wir liefern Ihnen die erzeugten Images samt zugehöriger Indexdatei, welche alle Daten enthält, in dem Dateiformat, welches Sie für den Import in Ihr elektronisches Archiv (DMS) benötigen. Dazu zählen u.a. CSV, XLS, XML, JSON oder auch JPL.
Die Übergabe Ihrer digitalen Daten erfolgt über unseren gesicherten Cloud-Server oder alternativ auf einem Datenträger.
Sie haben noch kein DMS?
Als DocuWare Cloud Partner stehen wir Ihnen mit umfassender Beratung zur Verfügung, um eines der leistungsstärksten und innovativsten cloudbasierten Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) nahtlos in Ihre Arbeitsprozesse zu integrieren.
Wir bieten passgenaue Archivierungslösungen für eine Vielzahl gängiger Dokumentenmanagement-Systeme.
Dazu zählen beispielsweise:
- ENAIO
- d3.velop
- SAP
- EasyArchiv
- ELO Office
Datensicherheit
Ähnlich wie bei einem physischen Aktenarchiv müssen auch in der e-Akte bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllt werden. Dazu zählen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) und die Gewährleistung der Revisionssicherheit sowie die Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen.
Im Vergleich zu Papierakten erweist sich die e-Akte als weitaus besser geeignet, um diesen rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden.
Um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, sind folgende Sicherheitsfunktionen von entscheidender Bedeutung:
- Integritätsschutz: Abgelegte Dokumente können nachträglich nicht mehr verändert werden
- Protokollierung (Audit-Trail): Es besteht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge
- Backup und Wiederherstellung: Daten werden redundant gespeichert und können im Bedarfsfall wiederhergestellt werden
- Zugriffskontrolle: Berechtigungen für den Zugriff auf eine elektronische Akte können vergeben werden
- Verfahrensdokumentation: Abläufe sind transparent festgelegt und Verantwortlichkeiten klar verteilt
Im Rahmen des ersetzenden Scannens erlaubt der Gesetzgeber die ausschließliche digitale Speicherung aufbewahrungspflichtiger Belege in bildhafter Form, vorausgesetzt, die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) werden erfüllt. Die elektronische Aktenführung ermöglicht somit die vollständige Ablösung von analogen Papierdokumenten und Aktenordnern.
Elektronischer Verwaltungakten: Beispiele
Im Laufe unserer Geschäftstätigkeit haben wir bereits für zahlreiche Kunden aus der öffentlichen Verwaltung die Digitalisierung von Papierakten vorgenommen. Folgende Verwaltungsakten haben wir u.a. bereits für Kunden aus der öffentlichen Verwaltung gescannt:
- Bauakten
- Personalakten
- Patientenakten
- Ausländerakten
- Jobcenterakten
- Steuerakten
- Justizakten
Darüber hinaus scannen wir nahezu alle Arten an Unterlagen und Belegen.
Scanservice Ablauf
Preise
Die Abrechnung unserer Scandienstleistungen zur Einführung der e-Akte erfolgt grundsätzlich pro Aktenordner. Der spezifische Preis pro Ordner kann je nach verschiedenen Faktoren variieren, wie zum Beispiel der Art der Dokumente, dem Zustand der Unterlagen und den Formaten der Belege.
Auch die Dokumententrennung hat Einfluss auf den Ordnerpreis.
Wie viele Dokumente sollen pro Ordner erstellt werden?
Wir bieten Ihnen dazu 4 Varianten an:
- Ein PDF pro Akte
- Ein PDF pro Register/Trenner
- Ein PDF pro Vorgang (Dokument)
- Ein PDF pro Vorgang (Dokument) + Klassifizierung nach Dokumentenart
Referenzen
Wir konnten bereits zahlreiche Institutionen der öffentlichen Verwaltung mit unserem Scanservice zur Einführung der elektronischen Akte überzeugen.
Eine besonders erfolgreiche Zusammenarbeit haben wir mit der Verwaltung der Stadt Hildesheim erlebt, bei der wir Verwaltungsakten aus einer Vielzahl von Bereichen, angefangen bei Ausländerakten bis hin zu Bauakten, umfassend digitalisieren durften.
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der elektronischen Akte.
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