Digitale Auftragsakte

Eine Auftragsakte dient der Sammlung von Dokumenten, Informationen und Daten, die für die Ausführung eines bestimmten Auftrags oder Projekts von Relevanz sind. Alle Unterlagen werden dabei in einer zentralen Akte aufbewahrt und verwaltet. Ablauf, Kommunikation und Kollaboration der Beteiligten Akteure sowie die Durchführung können auf diese Weise effizient gestaltet werden.

Folgende Dokumente und Informationen werden häufig in der Auftragsakte gesammelt:

• Verträge und Vereinbarungen
• Kommunikation (Emails, Briefverkehr, Memos etc.)
• Dokumente zur Projekt-/Auftragsplanung (Projektplan, Budgetplan, Zeitplan, Ressourcenplan etc.)
• Berichte und Analysen (Fortschrittsberichte, Fortschrittsanalysen etc.)
• Abrechnungsunterlagen

Bei der digitalen Auftragsakte handelt es sich um eine Sammlung von digitalen Dokumenten, Informationen und sonstigen Daten, welche für die Auftragsabwicklung benötigt werden. Die Nutzung von digitalen Akten bietet im Vergleich zur Verwaltung von auftragsrelevanten Unterlagen mit analogen Akten zahlreiche Vorteile.

Zu den Vorteilen der digitalen Auftragsakte zählen unter anderem:

• Ortsunabhängiger Zugriff: Alle berechtigten Mitarbeiter haben jeder Zeit und von jedem Standort Zugriff auf Dokumente in der Akte und können einfach Informationen hinzufügen und Unterlagen teilen
• Optimierte Kollaboration: Der Austausch digitaler Daten und Dokumente erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Projektteams
• Maximale Transparenz: Vorgänge werden protokolliert, Beteiligte können nachvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt welche Veränderung in der Akte vorgenommen hat
• Nahtlose Integration von Daten: Über Schnittstellen lassen sich schnell und einfach Daten und Informationen zwischen Akte, DMS und ECM, ERP, DATEV sowie weiteren Anwendungen austauschen
• Höhere Datensicherheit: Daten und Dokumente können verschlüsselt und Rechte für den Zugriff vergeben werden, um sensible Inhalte der Akte zu schützen
• Schneller Zugriff: Gezielte Datenabfragen ermöglichen es, Informationen einfach und innerhalb von Sekunden zu finden
• Ersparnis von Zeit, Platz und Geld: Für die digitale Auftragsakte werden keine Lagerflächen benötigt und der Personalaufwand für die Verwaltung ist gering

Die Speicherung von elektronischen und gescannten Unterlagen in einer digitalen Akte ist die Zukunft der Aktenführung. Mehr zum Thema erfahren Sie auf unserer Infoseite Digitale Akte.

Zahlreiche Dokumente und Unterlagen werden heute bereits in elektronischen Dateiformaten (z.B. PDF) bereitgestellt. Bestandsakten und -Unterlagen lagern häufig noch in Papierform in den Archiven von Unternehmen. Hinzu kommt, dass auch die Eingangspost überwiegend analog überstellt wird.

Scanservice für digitale Aktenführung

Um mit digitalen Auftragsakten arbeiten zu können, müssen alle Dokumente medienbruchfrei in einem elektronischen Format vorliegen. Mit unserem Scanservice digitalisieren wir seit mehr als 25 Jahren Akten, Belege und ganze Archive für Unternehmen aller Branchen und Größen.

Mit Hilfe moderner Hochleistungsscanner sind wir in der Lage täglich bis zu 120.000 Blatt bzw. 300 Aktenordner in hervorragender Qualität zu scannen. Wir digitalisieren kleinformatige Belege genauso wie großformatige Pläne. Images speichern wir nach Ihren Anforderungen als PDF, JPG, TIFF oder BMG.

Wir digitalisieren auch Ihre tägliche Eingangspost - mehr zu unserem Post-Scanservice erfahren Sie auf unserer Infoseite zum digitalen Posteingang.

Dokumentenmanagement für digitale Akten

Um die Suche und Filterung der Daten und Dokumente schnell und in der digitalen Auftragsakte zu erleichtern erfassen wir nach Ihren Vorgaben Indizes (Schlagworte), Kategorisieren Belege nach Dokumententyp und fügen weitere Metadaten hinzu. Je detaillierter Ihnen strukturierte Daten der Unterlagen zur Verfügung stehen, desto effizienter können Sie mit den Auftragsakten arbeiten.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) als zentrale Datenbank, in welcher der Bildteil (gescannter Beleg) und der Datenteil (Indizes, Metadaten) gespeichert werden. Bei der Strukturierung Ihrer elektronischen Auftragsakten orientieren wir uns an der Struktur Ihrer physischen Ordner. Beschriftungen entnehmen wir entsprechend den Ordnerrücken, Inhaltsverzeichnissen, Registern und Trennern. Anhand der Metadaten können Sie problemlos neue elektronische Aktenstrukturen anlegen.

Bei dem Dateiformat der Indexdatei richtigen wir uns ganz nach Ihren Anforderungen und liefern Importdaten in dem Dateiformat, welches die Schnittstelle Ihre DMS erfordert. Häufig angefragte Dateiformate sind dabei XML, CSV oder XLS.

Sollten Sie noch kein DMS einsetzen, beraten wir Sie gerne bei der Einführung des leistungsstarken Dokumentenmanagement-System von DocuWare als Cloud-Variante.

Wir sind erfahren im Scannen für alle gängigen DMS, dazu zählen u.a.

• D3.develop
• EasyArchiv
• SAP
• ELO Office

PDF-Archiv

Für die Archivierung von Altakten und Beständen, welche nur selten benötigt werden aber weiterhin der Aufbewahrungspflicht unterliegen, ist eine Archivierung in Form einer Verzeichnisstruktur mit vollindizierten PDF-Dateien ausreichend und sinnvoll. Für das PDF-Archiv wird kein DMS benötigt. Die Verzeichnisstruktur erstellen wir nach dem Vorbild Ihrer physischen Aktenstruktur.

Die Abrechnung unseres Service zur Einführung der digitalen Auftragsakte rechnen wir pro gescanntem Ordner ab. Der spezifische Preis pro Ordner hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Art der Dokumente, der Zustand der Unterlagen, die Formate der Belege sowie Umfang der Datenerfassung.

Zudem beeinflusst die Art der Dokumententrennung den Ordnerpreis.

4 Varianten:

1. Ein PDF pro gescanntem Ordner
2. Ein PDF pro Register/Trenner
3. Ein PDF pro Vorgang (pro Beleg)
4. Ein PDF pro Vorgang inkl. Dokumentenkategorisierung

Die kostenlose Probearchivierung eines Beispielordners bildet die Grundlage für ein individuelles Angebot

Beachten Sie: Die Dokumententrennung hängt vom Verwendungszweck ab. Wenn Sie beispielsweise ältere Akten platzsparend aufbewahren möchten, könnte ein einzelnes PDF pro Akte vollkommen ausreichend sein. Für die Verwaltung digitaler Akten und eine optimale Integration in Workflows, ist die vierte Variante die optimale Lösung.

Zu unseren Kunden zählen Unternehmen aller Größen und aus allen Branchen in ganz Deutschland.

Wir organisieren die Aktenlogistik deutschlandweit mithilfe unseres eigenen Personals.

Unsere Prozesse sind ISO-zertifiziert, und wir setzen strengste Datenschutzrichtlinien sowie die Vorgaben der DSGVO konsequent um.