
Abholung der Akten & Dokumente
Indizierung, Kategorisierung & OCR
ISO-zertifiziert, rechtssicher nach GoBD & DSGVO
Elektronisch archivieren mit unserem Scanservice
Digitale Daten in der Cloud speichern
Remote-Zugriff, vernetzt, sicher
Scanservice Duisburg im Komplettpaket - Digitalisierung & Archivierung
Seit mehr als 25 Jahren sorgen wir mit professionellen Scandienstleistungen dafür, Ihren Büroalltag papierarm, nachhaltiger und kosteneffizienter zu gestalten. Durch die elektronische Archivierung gescannter Papierdokumente sparen Sie Kosten, Zeit sowie Platz und schonen dazu noch kostbare Ressourcen. Wir vermeiden den Einsatz neuer Papierressourcen und ermöglichen das Recycling und die Wiederverwertung vernichteter Originaldokumente.
Die Digitalisierung bildet das Fundament eines modernen und zukunftsfähigen Arbeitsumfelds. Mit unserem professionellen Scandienst und digitaler Archivierung schaffen wir schlanke und effiziente Prozesse für unsere Kunden in Duisburg. Belege sekundenschnell finden, statt ewig zu suchen und stets den Überblick behalten. Rechtliche Anforderungen (GoBD) spielend umsetzen und von maximaler Sicherheit Ihrer digitalen Daten profitieren.
Smart-Store ist ihr fachmännischer Partner für Digitalisierung und Archivierung. Wir kümmern uns von der Abholung mit eigenem Kurierdienst über das Scanning bis zur Aktenvernichtung um alle Teilschritte. In Duisburg, zwischen Rhein und Ruhr sowie deutschlandweit.
Besondere Expertise bieten wir in den Bereichen:
- Scanservice
- Digitaler Posteingang
- Dokumentenmanagement
- Archivierung
- Indizierung & Kategorisierung
Als renommierter Scandienstleister sind wir in der Lage, täglich bis zu 120.000 Blatt (300 Aktenordner) zu digitalisieren. Mit modernen Hochleistungsscannern erzeugen wir Images in bester Qualität und Lesbarkeit. Unser Scanservice bietet Ihnen die Möglichkeit der Farb-, Schwarz-Weiß- oder Graustufen-Digitalisierung, hochauflösend in 200 dpi (optional 300 dpi). Wir scannen im Duplex-Verfahren (beidseitig). Leerseiten werden automatisch entfernt und Dokumente mithilfe von Barcodes automatisch getrennt. Darüber hinaus können wir auch Großformate bis A0 (wie Pläne, Zeichnungen und Karten) zuverlässig für Sie digitalisieren.
Scandienstleister für Duisburg gesucht? Wir sind Ihr Scanprofi und Digitalisierungspartner!
Jetzt Kontakt aufnehmen!Digitale Archivierung mit DMS
Sie profitieren am stärksten von der Digitalisierung Ihres Aktenarchivs bei Nutzung einer Archivsoftware in Form eines Dokumentenmanagement Systems (DMS). Dadurch gewinnen Sie die Möglichkeit, digitale Dokumente zentral zu verwalten und frei von Medienbrüchen mit weiteren elektronischen Dateien (Bilder, Videos etc.) aufzubewahren.
Ein DMS erleichtert die Zusammenarbeit durch schnellen und ortsunabhängigen Zugriff (Homeoffice, Außendienst) und steigert die Effizienz durch die Integration und Optimierung von Workflows. Spezielle Sicherheitsfunktionen (Versionisierung, Protokolle, Zugriffskontrollen) sorgen für eine problemlose Umsetzung der Revisionssicherheit nach GoBD-Vorgaben sowie Aspekten des Datenschutzes (DSGVO).
Wir arbeiten softwareunabhängig und erzeugen importierbare Dateien für jedes marktübliche Dokumentenmanagement System (DMS).
Dazu zählen beispielsweise:
Sollten Sie noch keine Software für ein elektronisches Dokumentenmanagement einsetzen beraten wir Sie als DocuWare Cloud Partner gerne bei der Einführung einer der leistungsstärksten DMS-Lösungen am Markt. Profitieren Sie von unserer Erfahrung im Management digitaler Dokumente.
PDF-Archivierung ohne DMS
Ungeachtet der Vorteile eines DMS, ist auch eine Archivierung digitalisierter Papierdokumente und Aktenordner als PDF-Datei überaus vorteilhaft. Beispielsweise für selten genutzte Aktenbestände und Altarchive ist eine PDF-Archivierung vollkommen ausreichend. Dafür erstellen wir eine übersichtliche und intuitiv navigierbare Verzeichnisstruktur (Baumstruktur), welche der Struktur Ihrer analogen Ordner gleicht.
Die jeweilige Dateibenennung entnehmen wir Ordnerrücken, Inhaltsverzeichnissen, Registern und Trennlaschen. Auch unerfahrene Nutzer können schnell und unkompliziert Recherchen durchführen und sich gesuchte Belege anzeigen lassen.
Vorteile auf einen Blick
- Platzersparnis durch die Reduzierung physischer Akten und Lagerung
- Zeitersparnis durch schnellen Zugriff auf digitale Dokumente und einfache Suche
- Kostenersparnis durch geringere Mietkosten für Lagerraum und Personalaufwand
- Effizienzsteigerung durch verkürzte Durchlaufzeiten und Workflows
- Nachhaltigkeit durch geminderten Ressourceneinsatz
Wir scannen alle steuerrelevanten Unterlagen und Belege:
Dank unserer langjährigen Geschäftstätigkeit sind wir erfahren in der Digitalisierung & Kategorisierung einer großen Bandbreiten an Belegarten und Akten. Wir wissen um die Besonderheiten sowie speziellen Anforderungen.
Wir scannen unter anderem:
Ablauf der Scandienstleistung:
Kostenlose Probearchivierung
Eine kostenlose Probearchivierung stellt die beste Vorgehensweise dar, den Aufwand für Ihren Scanauftrag zu kalkulieren. Idealerweise stellen Sie uns dafür im Vorfeld einen Beispielordner pro Belegart bzw. einen Querschnitt der Belege zur Verfügung. Die Test-Scans dienen Ihnen auch als Vorschau des Endergebnisses, auf deren Grundlage Sie auch Änderungswünsche einbringen können.
Abholung und Transport der Akten
Wir bieten Ihnen gerne unseren Kurierdienst für die Abholung Ihrer Akten an. Der Transport erfolgt mit eigenen Fahrzeugen und Personal. Verpackung und Protokollierung abgeholter Ordner erfolgen bei Ihnen vor Ort. Aktentransporte führen wir nach eigenem Sicherheitskonzept durch.
Belegaufbereitung für den Scanvorgang
Wir sorgen dafür, dass Ihre Dokumente vor dem Scannen gründlich vorbereitet werden. Um eine reibungslose Digitalisierung zu gewährleisten, entfernen wir Klammern und Heftungen, überprüfen die Unterlagen auf Beschädigungen und versehen sie mit Barcodes für eine digitale Heftung. Haftnotizen werden abgeklebt, um ein doppeltes Einziehen zu vermeiden.
Scanning
Um Ihre Belege in bestmöglicher Qualität zu scannen, verfügt Smart-Store über erstklassige Hardware. Unsere leistungsstarken Hochleistungsscanner können bis zu 150 Blatt pro Minute und 120.000 Seiten pro Tag verarbeiten. Wir scannen die Vorder- und Rückseite gleichzeitig und löschen dabei leere Seiten automatisch.
Die Ausrichtung der Belege erfolgt während des Scanvorgangs in Leserichtung. Eine zuverlässige Doppeleinzugskontrolle stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen. Je nach Absprache scannen wir Ihre Unterlagen in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen und verwenden eine Auflösung von 200 dpi, um eine optimale Lesbarkeit zu gewährleisten.
Indizierung / Kategorisierung
Um sicherzustellen, dass die gescannten Dokumente später im elektronischen Archiv schnell und einfach gefunden werden können, erfassen wir die von Ihnen vorgegebenen oder benötigten Suchbegriffe (Indizes) und Metadaten, um die Belege eindeutig zu identifizieren. Bei vorhandenen Akten handelt es sich in der Regel um Informationen vom Rücken der Akte. Bei unserem aktuellen Scanservice erfassen wir für jeden Vorgang verschiedene Indizes wie Rechnungsnummer, Datum, Empfänger usw.
Zudem nehmen wir nach Ihren Vorgaben Kategorisierungen der Belege vor (Rechnung, Vertrag, Zeichnung usw.).
OCR / Texterkennung
Bei der Digitalisierung und Archivierung als PDF-Dateien können wir eine Texterkennung (OCR) hinterlegen, die Ihnen hilft die Dateien nach Stichworten oder einzelnen Daten zu durchsuchen. Der Text wird dabei wahlweise hinter dem Bild hinterlegt oder als separate Textdatei geliefert.
Datenausgabe / Speicherformate
Die digitalisierten Dokumente und Datenbestände speichern wir entweder als PDF/A-Dateien, in einer übersichtlichen und leicht zu bedienenden Verzeichnisstruktur oder erstellen das Format (z.B. CSV, XML, DAT), welches Ihr Dokumentenmanagement (DMS) für den Dateiimport benötigt. Die elektronischen Archivdaten stellen wir Ihnen zum Download auf unserem Server (SFTP) oder auf einem Datenträger wie DVD oder externe Festplatte zur Verfügung.
Aktenvernichtung
Eine Digitalisierung entfaltet seinen größten Nutzen, wenn Sie sich nach dem Scannen auch von den Originalen trennen. Daher übernehmen wir nach einer Zwischenlagerung von vier Wochen gerne die datenschutzrechtliche Vernichtung (nach Ihrer Freigabe) der Original-Unterlagen.
Hinweis: Alternativ können wir die Akten auch langfristig einlagern oder liefern Ihnen die Akten (gebündelt oder zurückgeheftet) zur eigenen Verwahrung zurück.

Rechtliche Anforderungen & Datenschutz
Unseren Scanservice für Duisburg und Umgebung führen wir sorgfältig gemäß der Vorgaben der GoBD durch. Bei uns hat Rechtsicherheit einen hohen Stellenwert, und die Einhaltung von Revisionssicherheit sowie Nachvollziehbarkeit sind nur zwei der bedeutenden rechtlichen Aspekte, die wir berücksichtigen.
Wir erstellen eine Verfahrensdokumentation, um Sie optimal auf zukünftige Finanz- und Wirtschaftsprüfungen vorzubereiten. Der gesamte Prozess der Digitalisierung und Archivierung wird präzise gemäß den Richtlinien unseres Qualitätsmanagement-Handbuchs nach ISO 9001:2015 umgesetzt.
Wir legen großen Wert auf hohe Datenschutzstandards und behandeln Ihre Daten äußerst sorgsam. Ihr Vertrauen ist uns sehr wichtig. Jeder Scanauftrag wird in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt. Wir stellen Datenschutzdokumente zur Verfügung und schließen eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement) ab, um die Vertraulichkeit sensibler Daten zu gewährleisten.
Zu Beginn des Auftrags erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der alle Details zum Umgang mit personenbezogenen Daten enthält. Unsere bei der IHK registrierte und zertifizierte Datenschutzbeauftragte überwacht den Schutz personenbezogener Daten.
Preise Scanservice Duisburg
Unser Scanservice für Duisburg umfasst ein breites und detailliertes Leistungspaket, das speziell auf Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche zugeschnitten ist. Unsere Angebote beinhalten verschiedene Arbeitsschritte im Bereich Logistik, Scan und Digitalisierung sowie Archivierung.
Die endgültigen Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen unter anderem:
- Format der Belege (viele kleinformatige Dokumente oder einheitlich in DIN A4?)
- Umfang der gewünschten Indizierung und Kategorisierung
- Anzahl der Dokumente pro Ordner (ein Dokument pro Ordner, Register oder Vorgang)?
- Benötigen Sie zusätzlich ein DMS von DocuWare?
Um den genauen Preis für Ihren Scanauftrag zu bestimmen, raten wir dazu, ein individuelles Angebot anzufordern. Unsere Vertriebsmitarbeiter helfen Ihnen gerne, die optimale Digitalisierungslösung für Ihr Archiv zu finden.
Nutzen Sie zudem gerne unseren Preisrechner, um eine erste Einschätzung der Kosten für Ihren Scanauftrag zu erhalten.
Scanservice in Duisburg und Umland
Wir bieten unsere Scanservice-Leistungen deutschlandweit und im gesamten Duisburger Stadtgebiet sowie der Metropolregion Rhein-Ruhr an. Wir unterstützen Kunden in allen Stadtteilen Duisburgs bei der digitalen Archivierung von Bestandsarchiven, Altarchiven und allen Dokumentenablagen.
Vom Dellviertel bis Rheinhausen und Homberg sowie Duisburg-Süd sind wir für Sie aktiv. Auch in den nördlichen Stadtteilen wie Walsum und Hamborn können Sie auf uns zählen. Wir holen Ihre Aktenordner mit unserem eigenen Kurierdienst ab und scannen Sie in unserem Scanzentrum.
Auch in den Umliegenden Städten und Gemeinden wie Moers, Uerdingen, Krefeld, Mühlheim oder Oberhausen bieten wir unseren Scanservice mit Aktenabholung für unsere Kunden an.
Holen Sie jetzt ein individuelles Angebot ein. Unsere Scanexperten beraten sie umfassend.
Referenzen Scanservice
Unser Scanservice für Duisburg und die Region Rhein-Ruhr konnte schon viele Unternehmen überzeugen. Zu unseren Kunden zählen Unternehmen aller Größe und Branche, genauso wie Behörden und öffentliche Einrichtungen.
Wir freuen uns schon darauf, auch Sie bald als Kunden zu begrüßen.
Scanning-Service für Duisburg
Unsere freundlichen Mitarbeiter helfen Ihnen gerne weiter
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