Scanservice Jena

Seit mehr als 25 Jahren unterstützen wir Kunden aus Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung mit erstklassigen Scandienstleistungen, um ihnen bei der Digitalisierung ihres Dokumentenmanagements zu helfen.

Durch unseren Scanservice Jena optimieren Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe, sondern senken auch Lagerkosten für Akten, reduzieren Personalaufwand und fördern eine nachhaltige Papierverwendung.

Auch rechtlich auf der sicheren Seite

Geschäftliche Unterlagen müssen bis zu 10 Jahre sicher aufbewahrt werden. Die digitale Archivierung von Akten und Dokumenten erleichtert die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

Bei minimalem Platzbedarf werden alle Daten lesbar und sicher für die Langzeitaufbewahrung gespeichert. Unsere Services erfolgen revisionssicher und GoBD-konform.

Full-Service für Unternehmen in Jena

Unser Scanservice für Kunden in Jena bietet Ihnen ein umfassendes Leistungspaket für die Digitalisierung Ihrer Akten in höchster Qualität,

Sie brauchen sich um nichts kümmern: Gerne holen wir Ihre Aktenordner (ab etwa 100 Ordnern) oder auch ganze Archivbestände bei Ihnen vor Ort ab und sorgen für eine sichere Aktenvernichtung nach Vorschiften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Alternativ lagern wir Ihre Akten auch ein und liefern an Sie zurück

Scanservice

Wir scannen nahezu alles, was in Ihrem Unternehmen an Papierbelegen anfällt und bieten Ihnen individuelle Lösungen bei der Indexierung und Dokumententrennung (Anzahl PDFs pro Ordner).

Um die Implementierung digitaler Akten zu erleichtern, führen wir eine umfassende Digitalisierung Ihrer gesamten Aktenbestände durch und erstellen eine PDF-Datei pro Vorgang. Zusätzlich besteht die Option, die Unterlagen nach Dokumententyp zu klassifizieren.

Zu unserem Spezialgebiet gehören:

• Personalakten
• Mieterakten
• Bauakten

Digitaler Posteingang

Um Ihre Workflows zu optimieren, scannen wir auch Ihre tägliche Eingangspost. Die gescannte Post erreicht Sie direkt in digitalen Formaten und kann unverzüglich in Ihre Prozesse integriert werden. Ein digitaler Posteingang ist besonders für die digitale Rechnungsverarbeitung effektiv.

Großformate

Mit modernen Großformatscannern digitalisieren wir auch Unterlagen in größeren Formaten bis A0. Mischordner (unterschiedliche DIN-Formate) stellen für uns daher kein Problem dar.

Folgende Großformate scannen wir unter anderem:

• Baupläne
• Zeichnungen
• Anlagendokumentationen
• sonstige Pläne

Dokumentenmanagement

Unser Scanservice für Jena erfolgt softwareunabhängig für jede DMS-Lösung. Wenn sie noch nicht auf ein digitales Dokumentenmanagement umgestiegen sind, beraten wir Sie gerne bei der Einführung und Anwendung von DocuWare als Cloud-Lösung, einem der leistungsfähigsten DMS am Markt.

Schadensakten

Beschädigte Akten (Wasserschaden, Brand etc.) können wir in Kooperation mit unserem Partner vor Verlust retten.

Digitalisierung bei Insolvenz

Auch bei Insolvenz müssen Geschäftsunterlagen weiter aufbewahrt werden. Zudem sind digitalisierte Insolvenzunterlagen für eine computergestützte Aktenanalyse geeignet.

Aktenvernichtung

Wir übernehmen die Vernichtung gescannter Akten gemäß Datenschutzanforderungen nach ISO 66399 oder lagern Sie dauerhaft ein.

Als erfahrener Anbieter von Scandienstleistungen bieten wir Ihnen eine tägliche Scan-Kapazität von bis zu 250.000 Seiten. Unsere Scans werden in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen erstellt und weisen eine Auflösung von 200 DPI (optional 300 DPI) für optimale Lesbarkeit auf. Der Scan erfolgt beidseitig (Duplex), wobei Leerseiten entfernt werden.

Hier eine weitere Auswahl an Aktenarten, welche wir häufig für Kunden digitalisieren:

• Rechnungen & Quittungen
• Verträge
• Schriftverkehr & Korrespondenz
• Versicherungsunterlagen
• Prozessakten
• Handakten
• Kfz-Akten
• Kundenakten
• Kreditakten
• Maschinenordner
• Kontoauszüge
• Medizinische Dokumente

Durch die Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) erfahren Sie die größten Vorteile bei der Umstellung auf digitale Archivierung. Digitale Dokumente werden zentral gespeichert und lassen sich einfach verwalten. Dabei erfolgt eine nahtlose Integration Ihrer digitalen Daten mit anderen elektronischen Dateiformaten wie beispielsweise E-Rechnungen oder Tabellenkalkulationen - ganz ohne Medienbrüche.

Schneller Zugriff

Durch präzise Datenabfragen erhalten Sie innerhalb von Sekunden Zugriff auf Dokumente und Belege in Ihrem digitalen Archiv. Hierfür erfassen wir gemäß den Vorgaben Schlagwörter (Indizes) sowie Indexfelder wie Rechnungsnummern, Absender, Artikelnummern oder Belegdatum. Auch im Homeoffice oder Außendienst können Mitarbeiter auf archivierte Daten zugreifen.

Hohe Datensicherheit

Mittels spezieller Sicherheitsfunktionen, wie der Zuteilung von Zugriffsrechten, der Protokollierung von Änderungen und regelmäßiger Backups, stellen wir sicher, dass die revisionssichere Archivierung gemäß den Richtlinien der GoBD und den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) reibungslos durchgeführt wird.

Softwareunabhängiger Import

Die digitale Archivierung erfolgt unabhängig von Ihrer Archivsoftware. Wir stellen Ihnen Images (Scans) sowie Indexdateien im erforderlichen Dateiformat bereit, damit sie problemlos in Ihr Dokumentenmanagementsystem importiert werden können, beispielsweise in Formaten wie CSV, XLS, XML, JSON oder auch JPL,

Häufig erstellen wir Importdateien für folgende DMS:

• DocuWare
• SAP
• D3.develop
• ELO Office
• EasyArchiv

Unser Scanservice für Jena gewährleistet vollständige Rechts- und Revisionssicherheit gemäß den Bestimmungen der GoBD. Zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit der Abläufe erstellen wir eine ausführliche Verfahrensdokumentation für Sie. Dadurch sind Sie optimal auf eventuelle Finanz- und Wirtschaftsprüfungen vorbereitet.

Wir erstellen eine Verfahrensdokumentation, um sicherzustellen, dass Sie optimal auf bevorstehende Finanz- und Wirtschaftsprüfungen vorbereitet sind. Scandienstleistungen für Kunden in Jena führen wir genau nach den Standards unseres Qualitätsmanagementsystems gemäß ISO 9001:2015 durch.

Zum Schutz personenbezogener Daten erfolgt unser Scanservice für Jena stets in Übereinstimmung mit den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt.

• Vereinbarung zur Verschwiegenheit(Non-Disclosure Agreement)
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• Zertifizierte Datenschutzbeauftrage

Weitere Details finden Sie auf unserer Themenseite Sicherheit und Datenschutz.

Der Scanservice für Unternehmen in Jena wird auf Ordnerbasis abgerechnet. Der genaue Preis pro Ordner richtet sich nach Umfang der gewünschten Leistungen.

Hierzu zählen z.B.

• Aktenabholung
• Aufbereitungsaufwand
• Umfang der Datenerfassung
• Art der Dokumententrennung

Die genaue Kostenkalkulation für Ihren Scanauftrag erfolgt am effektivsten durch die Erstellung eines individuellen Angebots und eine ausführliche Beratung durch unser Vertriebsteam.

Nutzen Sie außerdem auch unseren Preisrechner!