Scanservice Nürnberg - scannen und digitalisieren

Steuerrelevante Belege müssen bis zu 10 Jahren revisionssicher aufbewahrt werden. Daraus ergibt sich ein enormer Platzbedarf zur Lagerung von Akten und Ordnern sowie ein großer Aufwand für Organisation und Verwaltung.

Nutzen Sie unseren Scanservice für Nürnberg und Umgebung und lassen Sie Ihren gesamten Bestand an Akten digital archivieren.

Dank umfassender Datenerfassung lassen sich digitale Daten nahtlos in weitere Softwareanwendungen ( z.B. ECM, ERP) integrieren. Mitarbeiter haben ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Dokumente und können diese auch mit externen Partnern teilen. Darüber hinaus gewinnen Sie wertvollen Platz zurück, den Sie sinnvoller nutzen können.

Aktendigitalisierung im Komplettpaket

Unsere Leistungen umfassen neben dem Digitalisieren von Akten auch den Scan Ihres täglichen Posteingangs sowie Beratung im Bereich digitales Dokumentenmanagement mit dem DMS von Docuware.

Als ISO-zertifizierter Full-Service-Scandienstleister übernehmen wir für Kunden in Nürnberg gerne alle Schritte bei der Digitalisierung Ihres Bestandsarchivs. Von Verpackung und Transport der Akten bis zur datenschutzgerechten Aktenvernichtung können Sie sich auf uns verlassen. Qualität und Kundenorientierung haben bei uns höchste Priorität.

Akten, Pläne, Belege und sämtliche Papierunterlagen scannen wir in erstklassiger Qualität:

• Scanvolumen von bis zu 120.000 Seiten pro Tag (entspricht rund 300 Standard-Aktenordnern)
• Beidseitig (Duplex)
• Beste Lesbarkeit in 200 DPI (300 DPI optional)
• Farbscans, schwarz-weiß oder in Graustufen
• Automatische Dokumententrennung anhand von Barcodes

• Platzersparnis: Bis zu 99% des Lagerraums können eingespart werden
• Kostenersparnis: Geringere Mietkosten und weniger Personalaufwand
• Dokumente innerhalb von Sekunden finden
• Vernetzung von Archiv und EDV-Systemen (DMS, ERP, ECM)
• Leichtere Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (GoBD & DSGVO)
• Ortsunabhängige Verfügbarkeit auf allen Endgeräten

Durch die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) maximieren Sie die Vorteile der Umstellung auf digitale Archivierung. Digitale Dokumente werden zentral gespeichert und können problemlos verwaltet werden. Die Speicherung Ihrer digitalen Daten erfolgt in einem gemeinsamen Dokumentenpool.

Die Zusammenarbeit wird durch ein DMS vereinfacht, indem es einen schnellen und standortunabhängigen Zugriff ermöglicht, zum Beispiel im Homeoffice oder im Außendienst. Darüber hinaus steigert es die Effektivität durch die nahtlose Integration von Daten in weitere IT-Anwendungen wie ERP, ECM oder CRM.

Durch spezialisierte Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen wird sichergestellt, dass die GoBD-Richtlinien für revisionssichere Archivierung und die Datenschutzanforderungen gemäß der DSGVO reibungslos eingehalten werden.

Unsere Vorgehensweise ist nicht an eine bestimmte Archivierungssoftware gebunden. Wir stellen Ihnen Scans (PDF/A) sowie Indexdateien im erforderlichen Dateiformat bereit, um sie problemlos in Ihr DMS zu importieren, zum Beispiel in Formaten wie CSV, XLS, XML, JSON, JPL usw.

PDF-Archivierung

Selbst wenn Sie bisher keine Software für die elektronische Verwaltung Ihrer Aktenordner verwenden, bietet die Archivierung als Verzeichnisstruktur mit vollständig indexierten PDF-Dateien klare Vorteile. Wir schaffen eine übersichtliche und intuitiv navigierbare Baumstruktur, die strukturell Ihrem analogen Archiv gleicht.

Die Dateibenennung basiert auf Informationen von Ordnerrücken, Inhaltsverzeichnissen, Registern und Trennlaschen. Dies ermöglicht selbst ungeübten Anwendern eine problemlose und schnelle Suche nach Dokumenten sowie die Anzeige der gesuchten Belege.

Ein PDF-Archiv ist beispielsweise für die Ablage von Altakten eine geeignete Vorgehensweise.

Mögliche Belegarten für Ihren Scanauftrag:

• Rechnungen & Buchhaltungsunterlagen
• Personalakten
• Patientenakten
• Verträge
• Bauakten
• Technische Dokumentationen
• Allgemeine Korrespondenz
• Steuerunterlagen

Auch Großformate scannen wir in bester Qualität

• Pläne
• Baupläne
• Zeichnungen

Als erfahrener Anbieter von Scandienstleistungen gewährleisten wir mit unserem Scan Service Nürnberg die rechtliche Sicherheit Ihres elektronischen Archivs. Unsere Vorgehensweise entspricht den aktuellen Richtlinien der GoBD. Der gesamte Prozess der Digitalisierung Ihrer Akten wird präzise gemäß den Richtlinien unseres Qualitätsmanagement-Handbuchs nach ISO 9001:2015 durchgeführt. Darüber hinaus erstellen wir eine detaillierte Verfahrensdokumentation und erfassen unsere Arbeitsabläufe sorgfältig in Protokollen.

Wir gewährleisten strikte Datenschutzstandards. Jeder Scan-Auftrag wird gemäß den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) abgewickelt. Um den Schutz sensibler Daten sicherzustellen, schließen wir eine gegenseitige Verschwiegenheitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement) ab.

Bei Auftragsbeginn stellen wir Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) zur Verfügung, der alle Details zur Handhabung personenbezogener Daten enthält. Die Sicherheit personenbezogener Informationen wird von unserer Datenschutzbeauftragten überwacht.

Der Gesetzgeber erlaubt die rein elektronische Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten. Nach dem Digitalisieren Ihrer Akten übernehmen wir auch gerne die datenschutzrechtliche Vernichtung der Ordnung nach Richtlinien des BDSG.

Alternativ können wir Ihren Aktenbestand auf langfristig einlagern.

Die Preise für unseren Scandienst für Nürnberg berechnen wir auf Ordnerbasis, Die letztendlichen Kosten sind zudem von verschiedenen Faktoren abhängig. Dazu gehören unter anderem:

• Format der Belege
• Umfang der Datenerfassung (Indizierung)
• Anzahl PDF-Dateien pro Ordner
• DMS von DocuWare gewünscht?

Die zuverlässigste Methode, um den Aufwand für die Digitalisierung Ihres Archivs bemessen zu können, stellt eine kostenlosen Probearchivierung dar, welche wir jedem Kunden anbieten.

Nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner für eine erste Einschätzung der Kosten für das Scannen Ihrer Unterlagen.

Zahlreiche Unternehmen aller Größen und Branchen konnten wir mit unseren Scandienstleistungen bisher schon überzeugen - auch in Franken und Bayern!

Mit unserem Abholservice für Akten, Ordner, Mappen und sonstiges Archivgut sind wir in allen Stadtteilen Nürnbergs - beispielsweise der Altstadt, St. Sebald, Galgenhof, Steinbühl, St. Leonhard oder auch Glockenhof - für Sie tätig.

Auch in umliegenden Städten und Gemeinden wie Erlangen Schwabach, Bayreuth oder Bamberg können Sie auf Smart-Store zählen.