Scanservice für Münster

Seit über 25 Jahren arbeiten wir daran, Ihren Büroalltag effizienter und umweltfreundlicher zu gestalten. Die elektronische Archivierung gescannter Dokumente ist ein einfacher Weg, Ressourcen zu schonen und Kosten zu senken. Damit vermeiden wir neuen Papierverbrauch und ermöglichen das Recycling und die Wiederverwendung von Originaldokumenten.

Die digitale Transformation ist entscheidend für das moderne Büro 4.0. Ein digitales Archiv ermöglicht Kosteneinsparungen und reduziert den Platzbedarf für physische Akten und Dokumente, während es Prozesse optimiert und schnelles Auffinden von Belegen durch gezielte Datenabfragen ermöglicht. Digitalisierte Belege können nahtlos in Ihre Dokumenten-Workflows integriert werden.

Als erfahrener Anbieter von Scandienstleistungen haben wir die Kapazität, täglich bis zu 150.000 Blatt zu scannen. Unsere leistungsstarken Scanner liefern Bilder in herausragender Qualität:

• Auflösung von 200 DPI (300 DPI optional)
• Scans in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen
• Alle Formate DIN A7 bis DIN A0
• Duplex-Scanverfahren

Tipp: Als perfekte Ergänzung zu unserem Scanservice für Münster empfehlen wir Ihnen unseren Digitalen Posteingang.

Wir scannen Ihre tägliche Briefpost und stellen sie Ihnen umgehend digital zur Verfügung. Insbesondere für einen digitalen Rechnungseingang ist dieser Service zu empfehlen.

DMS

Unseren Service bieten wir unabhängig von der von Ihnen verwendeten Software und ermöglichen die Erstellung von direkt importierbaren Dateien für alle gängigen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Mit einer DMS-Software können Sie Ihr elektronisches Archiv von jedem Ort aus zugänglich machen und effiziente Workflows festlegen. Wir gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung Ihrer Akten und Dokumente sowie Datenschutzbestimmungen.

Falls Sie noch keine Archivsoftware verwenden, unterstützen wir Sie gerne bei der Einführung eines geeigneten DMS für die digitale Archivierung Ihrer Unterlagen. Wir empfehlen unseren Kunden die Verwendung des Dokumentenmanagement-Systems von DocuWare als Cloud-Variante.

PDF-Archiv

Wenn Sie derzeit ohne Software zur digitalen Dokumentenverwaltung arbeiten, scannen wir Ihre Dokumente und speichern sie als übersichtliche PDF-Dateien in einer Verzeichnisstruktur, welche strukturell Ihrer gewohnten Dokumentenablage gleicht. So können sie sich schnell und intuitiv in Ihrem PDF-Archiv zurechtfinden.

• Eingangsrechnungen
• Lieferscheine
• Buchungsbelege
• Schriftverkehr & Korrespondenz
• Personalakten
• Bauakten
• Kundenakten
• Auftragsakten
• Patientenakten
• Pläne
• Zeichnungen

Unseren Scanservice für die Stadt Münster und das gesamte Münsterland setzen wir gewissenhaft nach den Vorgaben der GoBD um. Rechtssicherheit nimmt beim Digitalisieren Ihrer Akten und Dokumenten einen besonderen Stellenwert ein. Revisionssicherheit und lückenlose Nachvollziehbarkeit für unsere Kunden sind dabei nur zwei zentrale Aspekte, die es umzusetzen gilt. Dafür erstellen wir eine detaillierte Verfahrensdokumentation für Sie und erbringen unseren Service über den gesamten Prozess streng nach den Vorgaben unseres Handbuchs für Qualitätsmanagement.  ISO-zertifiziert nach 9001:2015.

Die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften ist die grundlegende Anforderung für jede Scandienstleistung. Der Datenschutz wird durch Datenschutzdokumente und eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure-Agreement) sichergestellt. Zu Beginn des Auftrags erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der alle Einzelheiten bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten enthält. Zusätzlich haben wir eine betriebliche Datenschutzbeauftragte ernannt, die die Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen überwacht.

Digitalisierung erleichtert Ihnen grundsätzlich die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Dank der zentralen, digitalen und gut organisierten Speicherung Ihrer Daten können Sie beispielsweise Löschfristen und die Erfüllung der Auskunftspflicht deutlich schneller und bequemer umsetzen.

Die Abrechnung unserer Scandienstleistung für Kunden in Münster erfolgt stets auf Ordnerbasis. Der endgültige Preis pro Ordner ist zum einen von Umfang und Tiefe der von Ihnen gewünschten Leistungen abhängig und resultiert zum anderen auch von den individuellen Eigenschaften Ihrer Akten und Dokumente.

Dazu zählen beispielsweise:

• Format der Belege (viele kleinformatige Dokumente oder einheitlich in DIN A4)?
• Umfang der Indizierung
• Anzahl der PDF-Dateien pro gescanntem Ordner (ein Dokument pro Ordner oder pro Vorgang)?
• Wird zusätzlich ein DMS von DocuWare benötigt?

Der genaue Preis lässt sich am zuverlässigsten mit Hilfe eines individuellen Angebots ermitteln. Nur so erhalten Sie eine verlässliche und präzise Prognose zu Preisen und Umfang der Leistungen für Ihren Scanauftrags.

Nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner, um eine erste Einschätzung der zu erwartenden Kosten für das Digitalisieren Ihres Archivs zu erhalten.

Wir bieten unsere Scandienstleistung für das gesamte Stadtgebiet von Münster und umliegende Gemeinden im Münsterland an.

Wir unterstützen Unternehmen und öffentliche Verwaltung in zentralen Stadtteilen bei der digitalen Archivierung von Bestandsarchiven, Altarchiven und allen Dokumentenablagen.

In den Bezirken Altstadt, Kreuzviertel, Erphoviertel sowie dem Südviertel oder Sentrup holen wir Akten zur Digitalisierung bei unseren Kunden ab. Auch außerhalb der Innenstadt, z.B. in Hiltrup, Wolbek oder Gremmendorf und umliegenden Städten wie Telgte, Senden oder Coesfeld können Sie sich auf unseren Service verlassen.

Kontaktieren Sie uns jetzt, und lassen Sie sich von unseren erfahrenen Fachleuten im Bereich Scanservices ausführlich beraten. Wir erläutern Ihnen gerne die Vorzüge und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung durch die digitale Archivierung Ihrer Akten und Unterlagen.

Unser Scanservice hat bereits zahlreiche Unternehmen und Behörden in Münster und der umliegenden Region Münsterland beeindruckt. Darunter finden sich Unternehmen aller Größen und Branchen sowie Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung.

Wir sehen gespannt einer baldigen Zusammenarbeit mit Ihnen entgegen und freuen uns, Sie als unseren Kunden willkommen zu heißen.