Brandschutz in Archiven - präventive Digitalisierung

Auch wenn verheerende Brände in Unternehmen relativ selten sind, besteht immer die Gefahr eines Feuerausbruchs. Die Konsequenzen können katastrophal sein: Ohne digitale Kopien wichtiger Unterlagen gilt: was weg ist, ist weg.

Oftmals genügt die Überlastung von Stromkreisen oder ein Kurzschluss – besonders an Orten mit leicht entflammbaren Materialien – um einen Brand zu verursachen.

Die Digitalisierung von Schriftgut und Papierunterlagen bietet zahlreiche Vorteile. Dazu gehören Platz- und Kosteneinsparungen sowie eine erhöhte Effizienz, um nur einige zu nennen.

Die Erstellung digitaler Kopien analoger Dokumente ist zudem eine entscheidende Sicherheitsmaßnahme, die im Notfall den Totalverlust wichtiger Informationen verhindert. Papier und Feuer sind keine guten Partner, das ist offensichtlich.

Daher ist die Digitalisierung ein fester Bestandteil der Konzepte für den Brandschutz in vielen Unternehmen und Behörden.

Auch bei Ihnen?

Was tun wenn nur noch Asche übrig ist?

Nicht nur historische Dokumente sind durch Brände gefährdet. Auch für Industrieunternehmen kann Feuer verheerende Folgen haben. Insbesondere größere Betriebe verfügen über große Bestände an internen technischen Dokumentationen, Wartungsunterlagen oder Ersatzteillisten.

Neben Gefahr für Leib und Leben sowie Schäden an den Gebäuden können wichtige Dokumente unwiederbringlich zerstört werden.

Wie steht es um Ihr Brandschutzkonzept?

Präventive Digitalisierung

Um dem Verlust wertvoller Informationen vorzubeugen ist die präventive Digitalisierung von Geschäftsunterlagen, Plänen, Zeichnen oder Dokumentationen etc. die effektivste Maßnahme.

Feuerfeste Aktenschränke

Ein feuerfester Aktenschrank ist ein speziell konstruierter Schrank, der dazu dient, Dokumente, Akten und andere wertvolle Unterlagen vor Feuer und hohen Temperaturen zu schützen. Diese Schränke sind aus feuerbeständigen Materialien gefertigt und verfügen über spezielle Dichtungen, die verhindern, dass Rauch und Hitze ins Innere eindringen.

Einige Modelle können sogar für einen bestimmten Zeitraum Löschwasser abweisen können. Ein feuerfester Aktenschrank erhöht den Schutz Verlust von Papierunterlagen, bietet allerdings keine vollkommende Garantie.

Löschanlagen

Bei Löschanlagen, welche in Dokumentenarchiven eingesetzt werden, ist zu beachten, dass das Löschmittel das Papier Ihrer Unterlagen nicht beschädigen sollte. Wassersprinkleranlagen sind daher weniger geeignet. Folgende Löschanlagen kommen für den Brandschutz in Archiven häufig zum Einsatz:

Gaslöschanlagen:

• Inertgaslöschanlagen: Verwenden Gase wie Argon, Stickstoff oder Kohlendioxid, um den Sauerstoffgehalt im Raum zu senken und das Feuer zu ersticken. Diese Anlagen sind schonend für Dokumente, da sie keine Rückstände hinterlassen.
• Chemische Löschmittel: Halon-Alternativen wie FM-200 oder Novec 1230, die schnell wirken und keinen Schaden an den gelagerten Materialien verursachen.

Sind Ihre Akten und Dokumente bereits durch einen Brand beschädigt, können wir in Zusammenarbeit mit einem Brandsanierer Informationen aus Ihren Unterlagen wiederherstellen. Die Arbeit mit rußgeschädigtem Papier ist jedoch eine erhebliche Belastung für Ihre Mitarbeiter.

In solchen Fällen bietet die digitale Archivierung eine praktische Lösung, um Informationen zu retten und für den täglichen Gebrauch bereitzustellen.

Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Infoseite Schadensakten.

Die digitale Archivierung stellt einen essenziellen Baustein moderner Brandschutzkonzepte dar. Durch die Erstellung eines digitalen Backups Ihrer Akten und Dokumente können Sie sicherstellen, dass wertvolle Informationen und Daten vor den vielfältigen Gefahren eines Brandes geschützt sind und für die Zukunft erhalten bleiben.

Logistik, Digitalisierung und Archivierung

Wir bieten unsere Scandienstleistungen als Full-Service an, d.h. wir kümmern uns auf Wunsch um alle Teilschritte der Aktendigitalisierung.

Dokumententrennung

Der Detailgrad der Digitalisierung hängt vom Verwendungszweck ab. Für häufig genutzte Dokumente, die nahtlos in andere IT-Systeme (HR, Finanzen usw.) integriert werden müssen, empfehlen wir eine detaillierte Dokumententrennung und Datenerfassung. Wenn Sie lediglich ein digitales Backup Ihrer Archivbestände oder Altakten sichern möchten, ist oft die Erstellung einer PDF-Datei pro Ordner ausreichend.

Folgende Optionen bieten wir an:

1. Ein PDF pro gescanntem Ordner
2. Ein PDF pro Register/Trenner
3. Ein PDF pro Vorgang/Dokument

Die kostenfreie Probearchivierung eines Beispielordners dient als Grundlage für ein individuelles Angebot.

Belegarten

Seit mehr als 25 Jahren steht Smart-Store für erstklassige Scandienstleistungen. Wir verfügen über eine breite Expertise in der Digitalisierung nahezu aller Akten- und Belegarten:

• Rechnungen
• Lieferscheine
• Prozessakten
• Großformate
• Pläne
• Anlagendokumentationen
• Maschinenordner
• uvm.

zu unseren Kernkompetenzen zählt das Scannen von

• Personalakten
• Mieterakten
• Bauakten
• Patientenakten