Akten analog aufbewahren – Nostalgie pur
Die analoge Aktenaufbewahrung erscheint vielen Anwendern vertraut, schließlich war sie über viele Jahre der Standard der Archivierung. Doch effizient war sie nie. Die physische Aktenlagerung verschwendet Platz, Zeit und Ressourcen.
In vielen Unternehmen füllen Aktenordner ganze Archiv- und Kellerräume, häufig muss sogar zusätzlicher Raum für die Aktenlagerung angemietet werden. Der Überblick geht dabei schnell verloren.
Für Blätter-Romantik muss man die Zeit haben
Die manuelle Suche nach Dokumenten ist nicht nur mühselig, sondern auch ein echter Produktivitätskiller. Laut einer Studie von Kyocera und Statista aus dem Jahr 2020 könnten Mitarbeitende durch digitale Dokumentenlösungen täglich bis zu zwei Stunden Zeit sparen. Und diese Zeit ließe sich sinnvoller nutzen als mit Blättern in verstaubten Ordnern.
Wer hat Zugang zu Ihrem Archiv?
Hinzu kommt die hohe Fehleranfälligkeit: Ein falsch abgelegter Beleg bleibt im schlimmsten Fall dauerhaft verschwunden. Auch in Sachen Datenschutz ist Papier problematisch. Wer hat Zugriff auf Ihr Archiv? In vielen Fällen: jeder, der zur Tür hineingeht. Von kontrolliertem Zugriff oder DSGVO-Konformität keine Spur.
Zudem ist analoge Aufbewahrung von Akten nicht mehr zeitgemäß. In einer Arbeitswelt, die von Homeoffice und mobilem Zugriff lebt, ist ein ortsgebundenes Aktenarchiv schlicht unpraktisch. Und physisch ist Papier ohnehin gefährdet. Wer schon einmal einen Wasserschaden oder gar Brand im Archiv hatte, weiß wovon die Rede ist
Kurz gesagt: Die analoge Aktenarchivierung ist nicht nur veraltet, sondern auch ineffizient, teuer und nicht sicher.
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Vorteile digitaler Aufbewahrung
Die digitale Aufbewahrung Ihrer Dokumente ist ein entscheidender Hebel für moderne, effiziente und rechtssichere Archivierung:
Zentrale Ablage ohne Medienbrüchen
Alle Dokumente – egal ob gescannt, per E-Mail empfangen oder digital erstellt – werden in einem gemeinsamen, strukturierten System abgelegt. So entsteht ein durchgängiger Informationsfluss ohne Insellösungen.
Schneller Dokumentenzugriff und Suchfunktion
Statt minutenlang Ordner zu wälzen, genügt eine Stichwortsuche. Dank Volltext- und Metadatensuche finden Mitarbeitende jedes Dokument in Sekunden.
Ortsunabhängigkeit
Ob Büro, Homeoffice oder Außendienst: Über die Cloud sind alle Dokumente jederzeit verfügbar
Zeitersparnis
Weniger Suchen, weniger manuelle Ablage, weniger Rückfragen. Digitale Aktenarchivierung reduziert den administrativen Aufwand spürbar und schafft Freiräume für produktive Arbeit.
Kollaboration
Teams können gleichzeitig ortsunabhängig auf dieselben digitalen Akten zugreifen und Dokumente bearbeiten.
Automatische Zuordnung
Eingehende Dokumente wie E-Mails oder gescannte Belege lassen sich automatisch entsprechenden Akten und Vorgängen zuordnen.
Workflows
Vordefinierte digitale Prozesse (z. B. Freigabe, Prüfungen, Kontierung etc.) sorgen für reibungslose Abläufe und minimieren Fehlerquellen.
Digital ist nicht gleich revisionssicher!
Natürlich kann man gescannte Belege irgendwo als PDF speichern. Irgendein Ordnersystem auf einem Netzlaufwerk oder Server. Hauptsache digital, oder? Nein.
Wer PDF-Dateien einfach in Verzeichnissen ablegt, verliert schnell die Übersicht. Auch bei diesen Lösungen müssen Sie mühselig suchen. Zwar nicht im Aktenordner aber auf dem Laufwerk.
Zudem fehlt es an Versionskontrolle, Doppelbearbeitungen sind wahrscheinlich. Auch eine Protokollierung der Zugriffe oder Änderungen ist nicht gegeben.
Fazit: Es fehlt an rechtlicher Sicherheit, so ein System ist nicht revisionssicher. Und effizient ist es auch nicht wirklich.
Tipp:
Wie sie Unterlagen revisionssicher archivieren erfahren Sie in unserem Ratgeber Rechnungen revisionssicher archivieren.
So geht digitale Aktenaufbewahrung
Digitale Aktenaufbewahrung ist nur dann sinnvoll, wenn sie mehr bietet als eine papierlose Dokumentenablage. Entscheidend sind eine klare Struktur, schnelle Auffindbarkeit ihrer Unterlagen, lückenlose Nachvollziehbarkeit und volle Revisionssicherheit. So wird aus digital auch effizient und rechtskonform.
Was Sie brauchen, ist eine Archivsoftware. Ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS) ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Es ist mehr als nur ein digitales Aktenregal.
Es ist das digitale Gehirn der Aktenaufbewahrung: Es verwaltet, speichert, überwacht und schützt Dokumente – automatisiert und nachvollziehbar.
Tipp:
Mit DocuWare haben Sie ein Top-DMS, das Ihre Dokumente nicht nur revisionssicher archiviert, sondern auch strukturierte Workflows, schnellen Zugriff und maximale Transparenz in Ihre täglichen Arbeitsprozesse bringt. Jetzt beraten lassen!
Was kostet die Aktendigitalisierung?
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Digitale Akten: Der Papierordner hat ausgedient
Die digitale Akte ist das elektronische Pendant zum analogen Aktenordner, kann aber deutlich mehr! Sie vereint gescannte Unterlagen wie Briefe oder Rechnungen mit originär elektronischen Dokumenten, wie PDFs, E-Mails oder e-Rechnungen – zentral uns strukturiert.
Medienbrüche entfallen, denn alle für einen Vorgang relevanten Unterlagen werden übersichtlich in einer gemeinsamen digitalen Akte abgelegt.
Grundlage dafür ist ein Aktenplan, der für eine einheitliche, nachvollziehbare Struktur sorgt und sicherstellt, dass jedes Dokument am richtigen Ort abgelegt wird.
Ein Dokumentenmanagement-System dient dabei als intelligentes Informationssystem. Neben dem Dokument selbst werden Metadaten, Fristen oder Zuständigkeiten hinterlegt, wodurch die digitale Akte jederzeit durchsuchbar, nachvollziehbar und in Arbeitsprozesse integrierbar ist.
Beispiele für digitale Akten:
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Digitale Personalakte: Bündelt alle relevanten Mitarbeiterdokumente wie Verträge, Zeugnisse und Abwesenheiten zentral und datenschutzkonform.
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Digitale Mieterakte: Enthält Mietverträge, Schriftverkehr, Nebenkostenabrechnungen und Schäden übersichtlich in einer strukturierten Akte.
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Digitale Kundenakte: Verknüpft Angebote, Rechnungen, E-Mails und Ansprechpartner für einen schnellen Überblick über die Kundenhistorie.
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Digitale Patientenakte: Führt Behandlungsdokumentation, Diagnosen, Befunde und Arztbriefe sicher an einem zentralen Ort zusammen.
Warum also halten Sie noch am Papier fest?
Trotz der offensichtlichen Vorteile der digitalen Aktenaufbewahrung bestehen in vielen Unternehmen nach wie vor Vorbehalte gegenüber dem vollständigen Umstieg. Ein häufiger Grund ist die Sorge um Datenschutz und IT-Sicherheit – insbesondere, wenn es um sensible oder personenbezogene Daten geht.
Auch Fragen zur Rechtssicherheit und der Beweiskraft digitaler Dokumente verunsichern, etwa im Hinblick auf gerichtliche Verfahren oder steuerliche Prüfungen.
Hinzu kommen Bedenken zur technischen Zuverlässigkeit digitaler Systeme. Manche Unternehmen befürchten Ausfälle, Datenverluste oder Abhängigkeiten von bestimmten Softwarelösungen.
Es gibt für alles eine Lösung
Datenschutz & IT-Sicherheit
Bei der analogen Aktenaufbewahrung fehlt häufig jeglicher Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Unterlagen. Wer Zugang zum Raum hat, kann meist ungehindert Einsicht nehmen.
Ein DMS dagegen bietet steuerbare Zugriffsrechte, Protokollierung aller Zugriffe und moderne Verschlüsselungstechnologien zum Schutz sensibler Daten.
Rechtssicherheit & Beweiskraft
Digitale Dokumente, die revisionssicher im DMS gespeichert werden (z. B. als PDF/A mit Protokollierung und Versionierung), sind in rechtlicher Hinsicht gleichwertig zu Papierdokumenten – vorausgesetzt, die Anforderungen z. B. nach GoBD werden eingehalten.
Die Dokumentenechtheit nach TR-Resiscan kann u.a. durch qualifizierte elektronische Signaturen sichergestellt werden.
Ausnahmen bilden Urkunden, welche tatsächlich dauerhaft im Original aufbewahrt werden sollten.
TIPP: Wenn trotz Digitalisierung der Unterlagen Platzmangel herrscht, ist die externe Aktenlagerung die ideale Lösung für Originale, die gesetzlich im Original aufbewahrt werden müssen. Während diese Dokumente sicher und gesetzeskonform ausgelagert sind, stehen Ihnen die entsprechenden Digitalisate jederzeit für die tägliche Arbeit zur Verfügung.
Datensicherheit
Moderne DMS-Lösungen bieten automatische Backups, Ausfallsicherheit und Wiederherstellungsmechanismen.
Digital für alle – nicht nur für Großkonzerne
Digitale Aktenarchivierung ist längst nicht nur etwas für Großunternehmen – auch kleine und mittlere Betriebe profitieren massiv. Mehr Effizienz, mehr Sicherheit, weniger Aufwand: Moderne DMS-Lösungen sind flexibel skalierbar und passen sich exakt an Größe, Struktur und Budget an.
Ich weiß nicht wo ich anfangen soll
Wir beraten Sie umfassend und entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine Strategie zur Digitalisierung Ihrer Archivbestände. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Bereich Aktendigitalisierung und Archivierung wissen wir genau worauf es ankommt.
Wir bieten Ihnen einen ISO-zertifizierten Service inkl. Logistik (Abholung), Aktenlagerung oder auch Aktenvernichtung nach BDSG.
Mehr Informationen finden Sie auf unserer Infoseite Scanservice.
Schluss mit Papier – jetzt wird digital gedacht!
Die analoge Aktenaufbewahrung ist ein Auslaufmodell. Sie frisst Platz, kostet Zeit, ist fehleranfällig und passt schlicht nicht mehr in eine Welt, die auf Geschwindigkeit, Transparenz und Flexibilität angewiesen ist. Auch vermeintlich digitale Lösungen wie das reine Ablegen von PDFs auf dem Server täuschen oft nur Digitalisierung vor.
Was fehlt? Struktur. Sicherheit. Effizienz. Revisionssicherheit.
Ein echtes Dokumentenmanagement-System (DMS) schafft Ordnung statt Chaos, spart wertvolle Arbeitszeit und sorgt dafür, dass gesetzliche Vorgaben nicht nur erfüllt, sondern automatisiert eingehalten werden. Und das Beste: Alles funktioniert unabhängig von Ort, Abteilung oder Aktenregal.
Ob Start-up, Mittelständler oder Behörde – wer Prozesse wirklich zukunftsfähig, sicher und skalierbar aufstellen will, kommt an digitaler Aktenarchivierung nicht vorbei. Der Umstieg ist kein Risiko, sondern ein Befreiungsschlag für überlastete Ablagen und veraltete Denkweisen.
Und ja: wer seine Dokumente noch gerne „in der Hand“ hat, wird vielleicht schwer loslassen. Aber selbst Nostalgiker haben nichts davon, wenn Wasserrohrbrüche, Brände oder Schimmel das Archiv zerstören.
Papier fühlt sich gut an – bis es weg ist.
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