Dokumentenarchivierung

Als Teil der Buchhaltung müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. In Aktenordnern und Regalen kann dies sehr schnell sehr viel Platz beanspruchen. Eine Digitalisierung spart hier 99% des Platzbedarfs eines herkömmlichen Archivs.

Bei der Archivierung von Rechnungs- Dokumenten erfassen wir pro Rechnung beispielsweise die Rechnungsnummer, das Datum, den Empfänger oder Absender sowie auf Wunsch auch Betreff und Beträge.  Nach diesen Suchbegriffen ist dann jede digitalisierte Rechnung innerhalb von Sekunden im Elektronischen Archiv gefunden und angezeigt, bzw. bereit zur Bearbeitung und Weiterleitung.

Lieferscheine eignen sich besonders für die Dokumentenarchivierung. In vielen Unternehmen entstehen tagtäglich große Mengen an Lieferscheinen. Als Teil der sogenannten „steuerlich relevanten“ Unterlagen müssen auch diese Dokumente aufbewahrt werden und im Bedarfsfall zeitnah vorgelegt werden. Insbesondere wenn die Lieferscheine Unterschriften enthalten.

Mit unserem Scanservice digitalisieren wir täglich für zahlreiche Unternehmen Tausende Lieferscheine. Wir erfassen für die spätere Recherche nach Lieferscheinen spezielle Suchbegriffe. Dies sind Datenfelder wie Empfänger, Datum, Ort, oder auch Lieferscheinnummern, Tourennummern und Artikel.

Die Lieferscheine können nach dem Scannen dem Bestellvorgang digital zugeordnet werden, so dass die komplette Vorgangsakte im Bedarfsfall bei Reklamationen oder Dokumentation von Lieferterminen elektronisch digital vorliegt.

Der Schriftverkehr mit Kunden und Geschäftspartnern, umfasst z.B. Geschäftsbücher und Aufzeichnungen (die Geschäftsbuchhaltung), Jahresabschlüsse und Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Zollanmeldungen, Projektplanungen, Terminabsprachen, Handels- und Geschäftsbriefe und vieles mehr.

Manches unterliegt der Aufbewahrungspflicht, andere Dokumente sind intern für das Unternehmen von hoher Wichtigkeit. Auch diese eher inhomogenen Dokumente können digital elektronisch archiviert werden. Im aktuellen Scanservice (keine Ablage in Ordnern), erfassen wir bei der Dokumentenarchivierung pro Vorgang den Betreff, Empfänger bzw. Absender, sowie Datum und ggf. Vorgangsnummer. Findet die Dokumentenarchivierung aus Aktenordner statt, erfassen wir neben der Ordnerbezeichnung auch die Beschriftung der Register/Trenner innerhalb des Ordners.

Durch die zusätzliche Texterkennung (OCR) können alle digitalisierten Dokumente komplett nach Schlagwörtern und Begriffen und Daten durchsucht werden.  Die elektronische Archivierung von Schriftverkehr bildet eine wertvolle elektronische Informationsquelle im Kundenservice.

Während der Gesetzgeber die digitale Archivierung von E-Mails als beispielsweise Outlook Dateien erlaubt, ist die  Rechtslage bei Kontoauszügen aus einem Online-Bankingsystem oder anderer Finanz Software, leider noch nicht so eindeutig. Daher werden Bankbelege oft noch im Original aufbewahrt, obwohl die Information auch digital vorliegt. Hier kann die Dokumentenarchivierung schnell und unkompliziert helfen. Kontoauszüge und Bankbelege die digitalisiert, also eingescannt und als PDF-A Dateien gespeichert wurden, sind wiederum vom Gesetzgeber anerkannt. Die Originale Auszüge dürfen entsprechend vernichtet werden.

Übernehmen wir als Scandienstleister das Scannen und Archivieren Ihrer Kontoauszüge, erfassen wir pro Auszug Datum, Auszugsnummer, Institut und auch Kontonummer. Jeder Kontoauszug ist später entsprechend schnell und einfach Digital zu finden. Auch unabhängig vom Einsatz einer Banking Software.

Die Dokumentenarchivierung von Projekt- Unterlagen und technischen Dokumentationen bedarf einiger Erfahrung, da es sich hierbei oft um zwar sehr strukturierte, aber doch pro Projekt unterschiedliche Dokumente handelt. Insbesondere wenn zu der Standard Dokumentation im DIN-A4 Format auch noch Pläne und Zeichnungen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0 archiviert werden sollen.

Da Dokumente aus Projekten und die Produktion betreffend aber für ein Unternehmen von hohem Wert sind, ist auch die Dokumentenarchivierung in digitaler Form vorteilhaft. Die Dokumente sind nach der Digitalisierung besser gegen Verlust, Beschädigung und unberechtigtem Zugriff gesichert.  Und selbstverständlich spart eine digitale Archivierung hier auch 99% des Platzbedarfs und sorgt dafür, das gesuchte Dokumente, Unterlagen und Informationen innerhalb von Sekunden gefunden werden.

Die digitale Personalakte entwickelt sich in der digitalen Archivierung immer mehr zu einem Dauerbrenner. Kaum eine Belegart eignet sich so sehr für die Dokumentenarchivierung, ist aber oft auch mit so vielen Fragen und Hindernissen verbunden. Für die Archivierung von Personalakten muss im Vorfeld genau geklärt werden nach welchen Kriterien und Belegarten archiviert werden soll. Hier ist es aus unserer Erfahrung aus unzähligen Projekten sinnvoll, nach AKTUELLEN Personalunterlagen und sog. ALTAKTEN zu unterscheiden. Das elektronische Archiv und die notwendige Software sollte gut geplant werden.

Als Scandienstleister beraten wir Sie gerne zu dieser speziellen Thematik. In jedem Fall übernehmen wir aber im Auftragsfall, bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten, auch die Datenerfassung der Indizes. Wir erfassen Personalnummern Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum. In gewissem Umfang können wir Vorsortierungen und Unterteilungen nach Dokumententypen wie Vertrag, Bewerbung, Fortbildung, Altersvorsorge und  Schriftverkehr vornehmen.