Dokumentenarchivierung

Dokumentenarchivierung

Dokumentenarchivierung

Unser Scanservice für die Digitale Dokumentenarchivierung

Welche Dokumente eignen sich für die Elektronische Archivierung ?

Im Grunde alles was in einem Unternehmen an Papier anfällt. Neben den Unterlagen die Sie 10 Jahre aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen vorhalten müssen, insbesondere natürlich Dokumente die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind. Dokumente wie Technische Dokumentationen, Projektunterlagen oder Verträge sind mithilfe der Elektronischen Archivierung gegen Verlust, Beschädigung oder unberechtigten Zugriff besser geschützt als analoge Unterlagen.

Im Folgenden geben wir Ihnen einige weitere Informationen für Belegarten und Unterlagen bei denen eine Dokumentenarchivierung in Digitaler Form erhebliche Vorteile und Nutzen bringt.

Mit unserem Scanservice Digitalisieren wir Ihre Dokumente als Papierstapel im aktuellen Scanservice oder aus Aktenordnern für die sog. Bestands Akten Archivierung. Sie erhalten die Digitalen Daten als PDF Dateien oder zum Import in Ihr Dokumentenmanagement.

RECHNUNGEN

Als Teil der Buchhaltung müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. In Aktenordnern und Regalen kann dies sehr schnell sehr viel Platz beanspruchen. Eine Digitalisierung spart hier 99% des Platzbedarfes eines herkömmlichen Archivs.

Bei der Archivierung von Rechnungs- Dokumenten erfassen wir pro Rechnung beispielsweise die Rechnungsnummer, das Datum, den Empfänger oder Absender sowie auf Wunsch auch Betreff und Beträge.  Nach diesen Suchbegriffen ist dann jede Digitalisierte Rechnung innerhalb von Sekunden im Elektronischen Archiv gefunden und angezeigt, bzw. bereit zur Bearbeitung und Weiterleitung. 

LIEFERSCHEINE

Lieferscheine eignen sich besonders für die Dokumentenarchivierung. In vielen Unternehmen entstehen tagtäglich große Mengen an Lieferscheinen, als Teil der sog. „steuerlich Relevanten“ Unterlagen müssen auch diese Dokumente aufbewahrt werden, und im Bedarfsfall zeitnah vorgelegt werden können. Insbesondere wenn die Lieferscheine Unterschriften enthalten.

Mit unserem Scanservice Digitalisieren wir täglich für zahlreiche Unternehmen Tausende Lieferscheine. Wir erfassen für die spätere Recherche nach Lieferscheinen spezielle Suchbegriffe. Dies sind Datenfelder wie Empfänger, Datum, Ort, oder auch Lieferscheinnummern, Tourennummern und Artikel.

 Die Lieferscheine können nach dem Scannen dem Bestellvorgang digital zugeordnet werden, so das die komplette Vorgangsakte im Bedarfsfall bei Reklamationen oder Dokumentation von Lieferterminen elektronisch digital vorliegt.

 

Schriftverkehr & Geschäftsunterlagen

Der Schriftverkehr mit Kunden und Geschäftspartnern, umfasst z.B. Geschäftsbücher & Aufzeichnungen (die Geschäftsbuchhaltung), Jahresabschlüsse & Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Zollanmeldungen, Projektplanungen, Terminabsprachen, Handels- und Geschäftsbriefe und vieles mehr.

Manches unterliegt der Aufbewahrungspflicht, andere Dokumente sind intern für das Unternehmen von hoher Wichtigkeit. Auch diese eher inhomogenen Dokumente können Digital elektronisch archiviert werden. Im aktuellen Scanservice (keine Ablage in Ordnern), erfassen wir bei der Dokumentenarchivierung pro Vorgang den Betreff, Empfänger bzw. Absender, sowie Datum und ggf. Vorgangsnummer. Findet die Dokumentenarchivierung aus Aktenordner statt, erfassen wir neben der Ordnerbezeichnung auch die Beschriftung der Register/Trenner innerhalb des Ordners.

Durch die zusätzliche Texterkennung (OCR) können alle Digitalisierten Dokumente komplett nach Schlagwörtern und Begriffen und Daten durchsucht werden.  Die elektronische Archivierung von Schriftverkehr bildet eine wertvolle elektronische Informationsquelle im Kundenservice.

 

Bankbelege & Kontoauszüge

Während der Gesetzgeber die Digitale Archivierung von E-Mails als beispielsweise Outlook Dateien erlaubt, ist die  Rechtslage bei Kontoauszügen aus einem Online-Bankingsystem oder anderer Finanz Software, leider noch nicht so eindeutig. Daher werden Bankbelege oft noch im Original aufbewahrt, obwohl die Information auch digital vorliegt. Hier kann die Dokumentenarchivierung schnell und unkompliziert helfen. Kontoauszüge und Bankbelege die digitalisiert, also eingescannt und als PDF-A Dateien gespeichert wurden, sind wiederum vom Gesetzgeber anerkannt. Die Originale Auszüge dürfen entsprechend vernichtet werden.

Übernehmen wir als Scandienstleister das Scannen und archivieren Ihrer Kontoauszüge erfassen wir pro Auszug das Datum, Auszugsnummer, Institut und auch Kontonummer. Jeder Kontoauszug ist später entsprechend schnell und einfach Digital zu finden. Auch unabhängig vom Einsatz einer Banking Software.

Projektunterlagen & Technische Dokumentationen

Die Dokumentenarchivierung von Projekt- Unterlagen und technischen Dokumentationen bedarf einiger Erfahrung, da es sich hierbei oft um zwar sehr strukturierte, aber doch pro Projekt unterschiedliche Dokumente handelt. Insbesondere wenn zu der Standard Dokumentation im DIN-A4 Format auch noch Pläne und Zeichnungen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0 archiviert werden sollen.

Da Dokumente aus Projekten und die Produktion betreffend aber für ein Unternehmen von hohem Wert sind, ist auch die Dokumentenarchivierung in digitaler Form vorteilhaft. Die Dokumente sind nach der Digitalisierung besser gegen Verlust, Beschädigung und unberechtigtem Zugriff gesichert.  Und selbstverständlich spart eine Digitale Archivierung hier auch 99% des Platzbedarfs, und sorgt dafür, das gesuchte Dokumente, Unterlagen und Informationen innerhalb von Sekunden gefunden werden.

Digitale Personalakten

Die Digitale Personalakte entwickelt sich in der Digitalen Archivierung immer mehr zu einem Dauerbrenner. Kaum eine Belegart eignet sich so sehr für die Dokumentenarchivierung, ist aber oft auch mit so vielen Fragen und Hindernissen verbunden. Für die Archivierung von Personalakten muss im Vorfeld genau geklärt werden nach welchen Kriterien und Belegarten archiviert werden soll. Hier ist es aus unserer Erfahrung aus unzähligen Projekten sinnvoll, nach AKTUELLEN Personalunterlagen und sog. ALTAKTEN zu unterscheiden. Das Elektronische Archiv und die notwendige Software sollte gut geplant werden.

Als Scandienstleister beraten wir Sie gerne zu dieser speziellen Thematik. In jedem Fall übernehmen wir aber im Auftragsfall, bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten, auch die Datenerfassung der Indizes. Wir erfassen Personalnummern Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum. In gewissem Umfang können wir Vorsortierungen und Unterteilungen nach Dokumententypen wie Vertrag, Bewerbung, Fortbildung, Altersvorsorge und  Schriftverkehr vornehmen.

Verträge Digitalisieren

Digitale Vertragsarchive bieten eine hohe Sicherheit im Ernstfall. Die Digitalen Dokumente sind nicht nur gegen Verlust und Beschädigung geschützt, im Ernstfall sind sie sofort verfügbar. Mit unserem Scanservice Digitalisieren wir Ihre Verträge und speichern diese auf Datenträgern. Bei der Dokumentenarchivierung von Verträgen ist es daher leicht, von den Datenträgern mehrere Kopien anzufertigen und an unterschiedlichen Orten zu lagern.

Durch eine Dokumentenarchivierung und Digitalisierung sorgen Sie in erster Linie für die Sicherung der wichtigen Vertragsunterlagen. Platzersparnis spielt hier eine untergeordnete Rolle, denn Originalverträge sollten Sie weiterhin aufbewahren, leider ist der Gesetzgeber noch nicht in allen Belangen soweit, im Streitfall auch Digitale Dokumente zu akzeptieren. In jedem Fall können und dürfen Sie mit Digitalen Verträgen im Arbeitsalltag arbeiten. Denn dies spart Platz, Zeit und Kosten. Die Originalverträge können Sie lediglich einlagern und im Bedarfsfall abrufen.

Rechtliche Grundlagen

Der Gesetzgeber hat die Digitalisierung und Elektronische Archivierung von Dokumenten, insbesondere der Dokumente die steuerlich relevant sind, und den aufbewahrungsfristen unterliegen, grundsätzlich erlaubt. Allerdings müssen dazu einige Kriterien wie Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit und zeitnahe Bereitstellung eingehalten werden. Übernehmen wir als Scandienstleister die Digitale Archivierung für Sie, garantieren wir Ihnen eine vollständige Rechtssicherheit Ihrer Digitalen Ablage. Unter Anderem erstellen wir Ihnen für den Digitalen Posteingang, also dem ersetzendem Scannen eine entsprechende Verfahrensdokumentation.

Wir arbeiten streng nach den Grundlagen des Datenschutzes und der GOBD. Dies dokumentieren wir unseren Auftraggebern durch entsprechende Vereinbarungen und Zertifikate.

Unser Scanservice für die Dokumentenarchivierung

Die oben beschriebenen Belegarten und noch viele mehr Digitalisieren und Archivieren wir mit unserem Scanservice für Sie, wenn Sie nicht mit eigenen Scannern und Personal tätig werden können oder wollen.

Unsere Leistungen für die Dokumentenarchivierung:

  • Belegabholung Deutschlandweit
  • Zwischenlagerung und Scan on Demand
  • Belegaufbereitung – Entklammern, Vorsortieren, Aussortieren
  • Scannen & Digitalisieren
  • Datenerfassung und Datenauswertung
  • Texterkennung
  • Archivierung als PDF oder für DMS Import
  • Aktenvernichtung

Als zertifizierter Scandienstleister übernehmen wir den Fullservice für die Dokumentenarchivierung. Wir Digitalisieren Ihre Dokumente mit Hochleistungsscannern und verfügen über ein Scanvolumen von 200.000 Blatt pro Tag. Wir übernehmen den Scanservice Tagesaktuell oder für Altarchive bestehend aus 10 bis 10.000 Ordnern.

Sprechen Sie uns gerne an, wir helfen Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Archivs, Ablage und bei der Dokumentenarchivierung.

Dokumentenarchivierung Anfragen

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