Dokumentenarchivierung - digital, sicher, GoBD-konform

Als Full-Service-Scandienstleister übernehmen wir für Sie alle Schritte der digitalen Dokumentenarchivierung:

 

• Sichere Abholung Ihrer Aktenordner - eigenes Personal und Sicherheitskonzept
• Scans in Wunschqualität - bis 600 dpi, SW oder Farbe
• OCR & Indexierung - schnelle Dokumentensuche
• GoBD-konforme Archivierung - mit Verfahrensdokumentation
• Verschlüsselter Transferserver - sicherer Datenabruf
• Externe Dokumentenarchivierung - Lagerung, Scan-on-Demand & hybride Lösungen

Dokumentenarchivierung bedeutet die systematische, sichere und langfristige Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen im Einklang mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Ihrem Unternehmen.

Ziel ist es, Dokumente über viele Jahre hinweg unverändert zu bewahren, vor Verlust zu schützen und jederzeit zuverlässig im Zugriff zu haben. Dies ist gerade bei externen Prüfungen für Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Was ist digitale Dokumentenarchivierung

Digitale Dokumentenarchivierung bedeutet, Unterlagen nicht mehr in Papierform, sondern die revisionssichere Aufbewahrung in einem digitalen Archiv. Dazu werden Papierdokumente eingescannt und gemeinsam mit originär elektronischen Unterlagen (z. B. E-Mails, digitale Rechnungen oder Dateien aus ERP-Systemen) systematisch archiviert.

Dadurch bleiben sie während der gesamten Aufbewahrung unverändert, lesbar und schnell abrufbar, unabhängig von Format oder Ursprung.

Umfassende Informationen zu diesem Thema finden Sie auf unserer Infoseite digitale Archivierung.

Die Vorteile der digitalen Archivierung von Dokumenten sind klar: Weniger Papier, weniger Aufwand – dafür mehr Effizienz, Sicherheit und Flexibilität.

• Platzersparnis: Der Bedarf an Lagerfläche für Akten wird minimiert
• Kostenersparnis: Mietkosten und Personalaufwand werden signifikant reduziert
• Effizienzsteigerung: Schneller Datenzugriff verkürzt Durchlaufzeiten immens
• Datensicherheit: Schutz vor Umwelteinflüssen (Wasser, Feuer, Schimmel etc.) sowie Datenverlust (Backups)
• Rechtssicherheit: GoBD- & DSGVO-konform archivieren und bei Prüfungen abgesichert sein
• Ortsunabhängigkeit: Jederzeit von überall auf die Dokumentenablage zugreifen (per App auf allen Endgeräten)

Wann digitale Archivierung von Dokumenten unverzichtbar ist

Das elektronische Archivierung von Dokumenten bringt jedem Unternehmen zahlreiche Vorteile und ist für folgende Anwendungszwecke unverzichtbar:

• Compliance & Rechtssicherheit: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen mit revisionssicherer Archivierung erfüllen
• Digitale Aktenführung: Mit der digitalen Akte entfallen Medienbrüche – alle Dokumente sind an einem Ort verfügbar
• Firmeninsolvenz: Auch bei Insolvenz von Unternehmen müssen zahlreiche Unterlagen weiterhin aufbewahrt werden
• Physische Gefahren: Schutz vor Brand, Wasserschaden oder Schimmelbefall - Schadensakten retten?
• Wirtschaftsspionage: Mit digitaler Archivierung schützen Sie sich vor Dokumentendiebstahl
• Umzug: Ein Firmenumzug ohne Akten spart Platz und Aufwand

GoBD: Die Spielregeln für digitale Archivierung von Dokumenten

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“) regeln, wie steuerlich relevante Dokumente digital geführt werden müssen.

Kernanforderungen sind:

• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Unveränderbarkeit
• Verfahrensdokumentation

Ausführliche Informationen finden Sie auf unserer Infoseite GoBD-konforme Archivierung.

Revisionssicherheit

Revisionssicherheit ist kein eigenes Gesetz, sondern beschreibt den Zustand, wenn die Anforderungen der GoBD erfüllt sind.

Archivierte Dokumente sind dann unveränderbar, lückenlos dokumentiert, jederzeit auffindbar und damit prüfungssicher im Falle von Steuer- oder Betriebsprüfungen.

Kurz: GoBD sind die Vorschrift – Revisionssicherheit das Ergebnis.

 

Aufbewahrungsfristen nach AO & HGB

Die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) legen fest, wie lange steuer- bzw. handelsrechtlich relevante Unterlagen aufbewahrt werden müssen.

Beispielsweise sind Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre und Geschäftsbriefe 6 Jahre aufzubewahren.

Die detaillierten Aufbewahrungsfristen finden Sie auf unserer Infoseite „Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen“.

 

DSGVO & BDSG

Sobald personenbezogene Daten bei der Archivierung von Dokumenten betroffen sind (z.B. Rechnungen mit Kundendaten, Personalakten) greifen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sowie ergänzend das Bundesdatenschutz-Gesetz (BDSG). Der Zugriff auf solche Daten muss klar beschränkt sein, und sie dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den vorgesehenen Zweck erforderlich ist.

Beachten Sie: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen haben Vorrang vor der DSGVO. So müssen etwa Rechnungen trotz personenbezogener Daten 10 Jahre lang archiviert werden.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Archivierungssoftware, die digitale Dokumente an einem digitalen Ort zusammenführt, strukturiert speichert und verwaltet. Ein DMS ist mit einem digitales Archiv, in welchem sie nicht Ordner wälzen müssen, sondern mit Stichwortsuche (Rechnungsnummer, Kundenname etc.) innerhalb von Sekunden den richtigen Beleg finden.

Rechtssicherheit

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) macht die Archivierung nicht nur komfortabler, sondern auch rechtssicher. Durch integrierte Funktionen wie Zugriffskontrollen, Protokollierung und revisionssichere Ablage wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (GoBD, DSGVO, Aufbewahrungsfristen) deutlich einfacher.

Effizienzsteigerung

Gleichzeitig profitieren Sie im Arbeitsalltag: Alle Dokumente sind zentral gespeichert, Medienbrüche entfallen, und Unterlagen lassen sich jederzeit ortsunabhängig abrufen. Teams können parallel auf dieselben Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten, transparent und ohne Versionschaos. Ein DMS wächst mit Ihrem Unternehmen, ist skalierbar und unterstützt reibungslose Workflows: vom automatisierten Posteingang bis zur digitalen Freigabe von Rechnungen.

So kombinieren Sie Rechtssicherheit mit mehr Effizienz, Flexibilität und Transparenz.

Ob einzelne Ordner oder ganze Archivbestände, wir übernehmen die Digitalisierung Ihrer Unterlagen zuverlässig, nach anerkannten Standards und in geprüfter Qualität.

Scannen & Digitalisierung

• Scanservice für Akten, Belege, Zeichnungen (DIN A7 bis DIN A0)
• GoBD- und TR-Resiscan-konform (ersetzendes Scannen)
• Qualifizierte elektronische Signatur für Datenintegrität

Qualität & Sicherheit

• ISO 9001 zertifizierte Prozesse
• OCR und Indexierung für schnelle Volltextsuche

Dateiformate & Schnittstellen

• Dateiformate: PDF/A für Langzeitarchivierung, TIFF u. a.
• Importdaten für jedes DMS + API-Direktanbindung (z. B. d.velop)

Archivierungsoptionen

• Gesicherter Datenabruf über verschlüsselten Transferserver
• Flexible Archivierung: Cloud, On-Premise oder Hybrid
• Dokumentenlagerung und Scan-on-Demand

Damit haben Sie alle Dokumente jederzeit im Zugriff – revisionssicher, platzsparend und ortsunabhängig.

Ist die digitale Archivierung mit eurem Service GoBD-konform?

Ja, die digitale Archivierung Ihrer Dokumente erfolgt nach den Grundsätzen der GoBD. Unsere Prozesse orientieren sich an den aktuellen gesetzlichen Anforderungen und beinhalten unter anderem revisionssichere Ablage, Protokollierung und Verfahrensdokumentation.

Was kostet die Dokumentenarchivierung?

Die Abrechnung der Archivierung von Dokumenten erfolgt auf Ordnerbasis. Eine Digitalisierung ist ab 23€ pro Ordner möglich.

Nähere Informationen finden Sie auf unserer Infoseite Scanservice Preise.

Was passiert mit meinen Originalen?

Nach der Digitalisierung entscheiden Sie: Wir vernichten Ihre Originale datenschutzkonform mit zertifiziertem Partner gemäß BDSG, liefern Ihre Dokumente auf Wunsch zurück oder lagern sie sicher für Sie ein.

Wie erhalte ich die digitalisierten Daten?

Nach abgeschlossener Archivierung Ihrer Dokumente erhalten Sie einen Downloadlink für den sicheren Datentransfer aus unserer Cloud.

Was kann alles digitalisiert und archiviert werden?

Grundsätzlich können alle papierbasierten Unterlagen digitalisiert und archiviert werden – von Rechnungen, Verträgen und Lieferscheinen bis hin zu Plänen, Zeichnungen und Personalakten. Auch großformatige Dokumente bis DIN A0 sind problemlos möglich.

Ist die elektronische Archivierung von Dokumenten in der Cloud zulässig?

Ja, die elektronische Archivierung in der Cloud ist zulässig. Voraussetzung ist, dass die eingesetzte Lösung GoBD- und DSGVO-konform betrieben wird. Entscheidend ist nicht die Cloud selbst, sondern deren rechtskonforme Einrichtung und Nutzung. Die GoBD wurden mit dem BMF-Schreiben vom 11. März 2024 neu gefasst, und die Änderungen traten zum 1. April 2024 in Kraft

Können auch nasse oder schimmelige Ordner gescannt und archiviert werden?

Ja, auch nasse oder schimmelige Ordner können digitalisiert werden, müssen jedoch zunächst getrocknet und gereinigt werden.
Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Infoseite zur Schimmelentfernung von Ordnern.

Wie sicher ist der Umgang mit meinen Daten?

Ihre Daten sind bei uns maximal geschützt – wir arbeiten nach einem bewährten Datenschutzkonzept und sind nach ISO 9001:2015 zertifiziert.