
Services zur Digitalisierung von Dokumenten
Lösungen für elektronisches Archiv (Cloud) oder als PDF
Scans in bester Qualität
Wir scannen jedes Format (DIN A7 bis DIN A0)
Indizierung, Kategorisierung, OCR
Mischordner elektronisch speichern
Rechtssicher & Revisionssicher
Streng nach den Auflagen des BDSG und der GoBD
Unter Einhaltung der DSGVO
Wir arbeiten für Kunden aus dem gesamten Bundesgebiet
Abholung & Transport deutschlandweit möglich
Papierbelege elektronisch archivieren
Das Archiv ist ein essenzieller Baustein eines jeden Unternehmens und dient der Aufbewahrung von Schriftstücken, Geschäftsbelegen und sonstigem Archivgut. Zahlreiche Unterlagen müssen in Deutschland bis zu 10 Jahren (oder länger) revisionssicher aufbewahrt werden. Daraus resultieren gigantische Papiermengen, deren Verwaltung einen enormen Personal- und Lageraufwand sowie Kosten bindet.
Die Konvertierung von Dokumenten in Papierform in elektronische Daten bietet eine einfache Lösung, um dem Papierchaos Herr zu werden und Ihr Dokumentenmanagement nachhaltig effizienter zu gestalten. Dafür scannen wir Ihre Aktenordner mit modernen Hochleistungsscannern und speichern die Scans in digitaler Form.
Unsere Kernkompetenzen umfassen:
- Scanservice
- Digitaler Posteingang
- Import für jedes Dokumentenmanagementsystem
- Sonstige Archivierungsleistungen
Lösungen für jedes DMS
Mit unserem Scanservice arbeiten wir softwareunabhängig und erstellen Images in dem von Ihnen bevorzugten Dateiformat (z.B. PDF, JPG, TIFF, BMP).
Die Importdatei für Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) liefern wir in dem für die jeweilige Schnittstelle benötigten Format (z.B. CSV, Excel, XML oder DAT-Datei).
Dateien für den Import stellen wir Ihnen per Download über einen passwortgeschützten SFTP-Server zu Verfügung. Der gesamte Datenverkehr ist dabei verschlüsselt. Alternativ ist auch eine Übergabe auf einem Datenträger (z.B. DVD, externe Festplatte) möglich.
Wir sind erfahren im Umgang mit allen gängigen DMS. Dazu zählen unter anderem: DocuWare, Easy Archiv, ELO, d.velop, SAP, Enaio, Windream, Hyperarchiv, Amagno, DATEV.
Sollten Sie noch keine Software zur elektronischen Verwaltung Ihrer Belege verwenden, beraten wir Sie als DocuWare Cloud Partner gerne bei der Einführung eines der leistungsstärksten DMS am Markt. Bei Docuware handelt es sich um ein elektronisches Archivsystem in der Cloud. Sie benötigten dafür keine eigenen Serverkapazitäten.
Archivierung als PDF-Verzeichnisstruktur
Auch ohne DMS ist ein digitales Management Ihrer Geschäftsunterlagen möglich und sinnvoll. Insbesondere für Altakten und sonstige Belege, welche nur selten benötigt werden, ist die Aufbewahrung in Form einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) absolut ausreichend. Die Scans übergeben wir als unveränderbare PDF/A-Dateien.
Bei der Erstellung orientieren wir uns an der Strukturierung ihrer analogen Ablage. Zur Dateibenennung bedienen wir uns der Informationen vom Rückenschild der Ordner sowie Aufschriften von Inhaltsverzeichnissen, Registerblättern und Trennlaschen.
Vorteile
Die Vorteile der elektronischen Datenaufbewahrung - beispielsweise anhand eines Archivs in der Cloud - sind vielfältig.
Hier nur einige der Vorzüge:
- Platzersparnis: Der Bedarf an Lagerfläche für Akten wird minimiert
- Kostenersparnis: Mietkosten und Personalaufwand werden signifikant reduziert
- Effizienzsteigerung: Schneller Datenzugriff verkürzt Durchlaufzeiten immens und spart kostbare Zeit
- Erhöhte Datensicherheit: Gescannte Belege sind vor Datenverlust durch Umwelteinflüsse geschützt und Sicherheitsfunktionen (Backup, Zugriffskontrolle etc.) unterstützen bei der Umsetzung rechtlicher Anforderungen
- Ortsunabhängigkeit: Jederzeit von überall auf die Dokumentenablage zugreifen (per App auf allen Endgeräten)
Kategorisierung von Dokumenten
Wir scannen nahezu alles, was in Ihrem Unternehmen an Papier anfällt. Um bestmöglich von den Vorzügen des elektronischen Dokumentenmanagement zu profitieren, umfasst unser Scanservice neben der Indizierung nach Ihren Vorgaben auf Wunsch auch die Kategorisierung von Unterlagen nach Dokumententypen.
Die Dokumentenklassifizierung ist ein Bereich, in welchem wir uns im Laufe unserer langjährigen Geschäftserfahrung eine besondere Expertise aneignen konnten. Aktenordner enthalten in der Regel nicht nur einen Belegtyp, sondern zahlreiche verschiedene Arten. Diese liegen unter Umständen auch in unterschiedlichen DIN-Formaten vor.
Anstatt der Unterteilung nach Akte oder Register, werten wir inhaltlich aus, um welche Art von Geschäftsbeleg es sich handelt und fügen diese Information jedem erstellten Dokument hinzu. Die Recherche von Unterlagen wird dadurch noch zielgerichteter und schneller.
Die Aufbewahrungsfristen können nach Art Ihrer Dokumente variieren, weshalb die Kategorisierung auch bei der Umsetzung der revisionssicheren Aufbewahrung unterstützt.
Am Beispiel der digitalen Personalakte werden die Vorteile der Kategorisierung deutlich. Eine Personalakte enthält alle Informationen, welche für das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters in einem Unternehmen von Bedeutung sind.
Demnach enthält sie eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumententypen wie beispielsweise:
- Urkunden (Führungszeugnis, Fahrerlaubnisse, Arbeitszeugnisse)
- Verträge (Arbeitsvertag)
- Entgeltbelege (Sozialversicherungsausweis, Lohnsteuerbescheinigung)
- Personenbezogene Unterlagen (Bewerbungsunterlagen, Bewertungen, Zertifikate)
Je höher der Detailgrad bei der Dokumentenarchivierung, desto effizienter lassen sich gescannte Unterlagen in computergestützte Prozesse integrieren. Insbesondere für den Import Ihrer Belege vom elektronischen Archiv in spezielle Software wie beispielsweise HR-Software, ist die detaillierte Kategorisierung von Belegen von großem Vorteil.
Für die Vernetzung Ihres Archivs mit weiteren Software-Anwendungen wie ERP, ECM oder Systemen für das Projektmanagement in abteilungs- oder unternehmensübergreifenden Teams, ist die Kategorisierung von Unterlagen und Belegen ein entscheidender Faktor.
Weitere Beispiele nach Belegart
Rechnungen
Als Teil der Buchhaltung müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. In Aktenordnern und Regalen kann dies sehr schnell sehr viel Platz beanspruchen. Eine Digitalisierung spart hier 99% des Platzbedarfs eines herkömmlichen Archivs.
Bei der Archivierung von Rechnungs- Dokumenten erfassen wir pro Rechnung beispielsweise die Rechnungsnummer, das Datum, den Empfänger oder Absender sowie auf Wunsch auch Betreff und Beträge. Nach diesen Suchbegriffen ist dann jede digitalisierte Rechnung innerhalb von Sekunden im Elektronischen Archiv gefunden und angezeigt und in Workflows Ihrer Rechnungsverarbeitung integriert werden
Lieferscheine
Lieferscheine eignen sich besonders für die Dokumentenarchivierung. In vielen Unternehmen entstehen tagtäglich große Mengen an Lieferscheinen. Als Teil der sogenannten „steuerlich relevanten“ Unterlagen müssen auch diese Dokumente aufbewahrt werden und im Bedarfsfall zeitnah vorgelegt werden. Insbesondere wenn die Lieferscheine Unterschriften enthalten.
Mit unserem Scanservice digitalisieren wir täglich für zahlreiche Unternehmen tausende Lieferscheine. Wir erfassen für die spätere Recherche nach Lieferscheinen spezielle Suchbegriffe. Dies sind Datenfelder wie Empfänger, Datum, Ort, oder auch Lieferscheinnummern, Tourennummern und Artikel.
Die Lieferscheine können nach dem Scannen dem Bestellvorgang digital zugeordnet werden, so dass die komplette Vorgangsakte im Bedarfsfall bei Reklamationen oder Dokumentation von Lieferterminen elektronisch digital vorliegt.
Schriftverkehr & Geschäftsunterlagen
Der Schriftverkehr mit Kunden und Geschäftspartnern, umfasst z.B. Geschäftsbücher und Aufzeichnungen (die Geschäftsbuchhaltung), Jahresabschlüsse und Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Zollanmeldungen, Projektplanungen, Terminabsprachen, Handels- und Geschäftsbriefe und vieles mehr.
Manches unterliegt der Aufbewahrungspflicht, andere Dokumente sind intern für das Unternehmen von hoher Wichtigkeit. Auch diese eher inhomogenen Dokumente können digital elektronisch archiviert werden. Im aktuellen Scanservice (keine Ablage in Ordnern), erfassen wir bei der Dokumentenarchivierung pro Vorgang den Betreff, Empfänger bzw. Absender, sowie Datum und ggf. Vorgangsnummer. Findet die Dokumentenarchivierung aus Aktenordner statt, erfassen wir neben der Ordnerbezeichnung auch die Beschriftung der Register/Trenner innerhalb des Ordners.
Durch die zusätzliche Texterkennung (OCR) können alle digitalisierten Dokumente komplett nach Schlagwörtern und Begriffen und Daten durchsucht werden. Die elektronische Archivierung von Schriftverkehr bildet eine wertvolle elektronische Informationsquelle im Kundenservice.
Bankbelege & Kontoauszüge
Während der Gesetzgeber die digitale Archivierung von E-Mails als beispielsweise Outlook Dateien erlaubt, ist die Rechtslage bei Kontoauszügen aus einem Online-Bankingsystem oder anderer Finanz-Software, leider noch nicht so eindeutig. Daher werden Bankbelege oft noch im Original aufbewahrt, obwohl die Information auch digital vorliegt. Hier kann die Dokumentenarchivierung schnell und unkompliziert helfen. Kontoauszüge und Bankbelege die digitalisiert, also eingescannt und als PDF-A Dateien gespeichert wurden, sind wiederum vom Gesetzgeber anerkannt. Die Originale Auszüge dürfen entsprechend vernichtet werden.
Als Scandienstleister übernehmen wir das Scannen und Archivieren Ihrer Kontoauszüge, erfassen wir pro Auszug Datum, Auszugsnummer, Institut und auch Kontonummer. Jeder Kontoauszug ist später entsprechend schnell und einfach Digital zu finden. Auch unabhängig vom Einsatz einer Banking-Software in Ihrem Büro.
Professionelle, zertifizierte und günstige Dokumentenarchivierung bekommen Sie bei uns! Jetzt direkt anfragen!
Wir freuen uns auf Ihre AnfrageProjektunterlagen & technische Dokumentationen
Die Dokumentenarchivierung von Projekt- Unterlagen und technischen Dokumentationen bedarf einiger Erfahrung, da es sich hierbei oft um zwar sehr strukturierte, aber doch pro Projekt unterschiedliche Dokumente handelt. Insbesondere wenn zu der Standard Dokumentation im DIN-A4 Format auch noch Pläne und Zeichnungen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0 archiviert werden sollen. Wir kategorisieren Projektunterlagen nach Belegtyp, um einen schnellen Zugriff auf benötigte Belege zu ermöglichen.
Da Dokumente aus Projekten und die Produktion betreffend aber für ein Unternehmen von hohem Wert sind, ist auch die Dokumentenarchivierung in digitaler Form vorteilhaft. Die Dokumente sind nach der Digitalisierung besser gegen Verlust, Beschädigung und unberechtigtem Zugriff gesichert. Und selbstverständlich spart eine digitale Archivierung hier auch 99% des Platzbedarfs und sorgt dafür, das gesuchte Dokumente, Unterlagen und Informationen innerhalb von Sekunden gefunden werden.

Digitale Personalakten
Die digitale Personalakte entwickelt sich in der digitalen Archivierung immer mehr zu einem Dauerbrenner. Kaum eine Belegart eignet sich so sehr für die Dokumentenarchivierung, ist aber oft auch mit so vielen Fragen und Hindernissen verbunden. Für die Archivierung von Personalakten muss im Vorfeld genau geklärt werden, nach welchen Kriterien und Belegarten archiviert werden soll. Hier ist es aus unserer Erfahrung aus unzähligen Projekten sinnvoll, nach AKTUELLEN Personalunterlagen und sog. ALTAKTEN zu unterscheiden. Das elektronische Archiv und die notwendige Software sollte gut geplant werden.
Als Scandienstleister beraten wir Sie gerne zu dieser speziellen Thematik. In jedem Fall übernehmen wir aber im Auftragsfall, bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten, auch die Datenerfassung der Indizes. Wir erfassen Personalnummern Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum. In gewissem Umfang können wir Vorsortierungen und Unterteilungen nach Dokumententypen wie Vertrag, Bewerbung, Fortbildung, Altersvorsorge und Schriftverkehr vornehmen.
Verträge digitalisieren
Digitale Vertragsarchive bieten eine hohe Sicherheit im Ernstfall. Die digitalen Dokumente sind nicht nur gegen Verlust und Beschädigung geschützt, im Ernstfall sind sie sofort verfügbar. Mit unserem Scanservice digitalisieren wir Ihre Verträge und speichern diese auf Datenträgern. Bei der Dokumentenarchivierung von Verträgen ist es daher leicht, von den Datenträgern mehrere Kopien anzufertigen und an unterschiedlichen Orten zu lagern.
Durch eine Dokumentenarchivierung und Digitalisierung sorgen Sie in erster Linie für die Sicherung der wichtigen Vertragsunterlagen. Platzersparnis spielt hier eine untergeordnete Rolle, denn Originalverträge sollten Sie weiterhin aufbewahren, leider ist der Gesetzgeber noch nicht in allen Belangen soweit, im Streitfall auch digitale Dokumente zu akzeptieren. In jedem Fall können und dürfen Sie mit digitalen Verträgen im Arbeitsalltag arbeiten. Denn dies spart Platz, Zeit und Kosten und steigert die Effizienz im Vertragsmanagement. Die Originalverträge können Sie lediglich einlagern und im Bedarfsfall abrufen.
Revisionssichere Dokumentenarchivierung
Der Gesetzgeber hat die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Dokumenten, insbesondere der Dokumente die steuerlich relevant sind und den Aufbewahrungsfristen unterliegen, grundsätzlich erlaubt. Allerdings müssen dazu einige Kriterien wie Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit und zeitnahe Bereitstellung eingehalten werden. Übernehmen wir als Scandienstleister die digitale Archivierung für Sie, garantieren wir Ihnen eine vollständige Rechtssicherheit Ihrer digitalen Ablage. Unter Anderem erstellen wir Ihnen für den digitalen Posteingang, also dem ersetzendem Scannen Ihrer tagesaktuellen Belege, eine entsprechende Verfahrensdokumentation.
Wir arbeiten streng nach den Grundlagen des Datenschutzes und der GOBD. Dies dokumentieren wir unseren Auftraggebern durch entsprechende Vereinbarungen und Zertifikate.
DMS wie DocuWare Cloud bieten zahlreiche Funktionen, welche die Einhaltung der aufgezählten Anforderungen gewährleisten. Zugriffskontrollen, Versionisierung, lückenlose Protokollierung aller Vorgänge wären hier beispielhaft zu nennen. Neben der Senkung von Kosten und erleichterter Handhabung ist die Datensicherheit einer der zentralen Vorzüge softwarebasierter Lösungen zur Dokumentenaufbewahrung.
Im Rahmen unserer Services gewährleisten wir ebenso hohe Sicherheitsstandards sowie die Umsetzung der Maßgaben nach GoBD sowie des Datenschutzes nach DSGVO. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Infoseite zum Thema Datenschutz & Sicherheit.
Unser Scanservice für die Dokumentenarchivierung
Die oben beschriebenen Belegarten und noch viele mehr digitalisieren und archivieren wir mit unserem Scanservice für Sie, wenn Sie nicht mit eigenen Scannern und Personal tätig werden können oder wollen.
Unsere Leistungen für die Dokumentenarchivierung:
- Belegabholung deutschlandweit möglich
- Zwischenlagerung und Scan on Demand
- Belegaufbereitung - entklammern, vorsortieren, aussortieren
- Scannen und digitalisieren
- Datenerfassung und Datenauswertung
- Texterkennung (OCR)
- Archivierung als PDF oder für DMS Import
- Aktenvernichtung
Referenzen
Als zertifizierter Scandienstleister übernehmen wir den Fullservice für die Dokumentenarchivierung. Wir digitalisieren Ihre Dokumente mit Hochleistungsscannern und verfügen über ein Scanvolumen von 200.000 Blatt pro Tag. Wir übernehmen den Scanservice tagesaktuell oder für Altarchive bestehend aus 10 bis 10.000 Ordnern. - Und das für Kunden aus ganz Deutschland. Wir freuen uns über das Vertrauen unserer Kunden und hoffen, dass auch Sie bald dazu gehören.
Wir helfen Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Archivs, Ablage und bei der Dokumentenarchivierung.
Sie möchten mehr über unsere Referenzen wissen? Sprechen Sie uns gerne an!




DOKUMENTENARCHIVIERUNG ANFRAGEN
Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen zur Dokumentenarchivierung
Kostenlose Info Hotline
