Schutz vor Dokumentendiebstahl

Lassen Sie jetzt Ihr Archiv digitalisieren!

Mit unserem Scanservice digitalisieren wir Ihre gesamten Aktenbestände für den direkten Import in jedes Dokumentenmanagement-System (DMS)! Unsere Lösungen bieten Ihnen nicht nur Schutz, sondern auch Effizienz und Sicherheit im Umgang mit Ihren wertvollen Daten.

Auch die Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen lassen sich platzsparend und sicher umsetzen.

Sie haben Sorge vor Cyberangriffen?

Oftmals bestehen Vorbehalte und Sicherheitsbedenken gegenüber der digitalen Archivierung in Bezug auf Datendiebstahl und Cyberattacken, doch ist die analoge Aufbewahrung von vertraulichen Dokumenten (z.B. technische Dokumentationen) deutlich anfälliger für Dokumentendiebstahl.

Die digitale Archivierung mithilfe eines modernen Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet effektiven Schutz gegen den Diebstahl von Dokumenten und Daten. Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über zahlreiche Sicherheitsfunktionen, um unbefugte Zugriffe zu verhindern, Vorgänge zu protokollieren und Daten zu verschlüsseln.

Dokumentendiebstahl bezeichnet die unbefugte Entwendung, Vervielfältigung oder Weitergabe von physischen oder digitalen Dokumenten. Dies kann sowohl absichtlich als auch versehentlich durch Mitarbeiter, externe Dienstleister oder Hacker geschehen.

Die gestohlenen Informationen können vertrauliche Geschäftsunterlagen, Finanzdaten, Kundendaten oder geistiges Eigentum wie Patente und Entwicklungspläne umfassen.

Physischer Dokumentendiebstahl bezieht sich auf die Entwendung von Papierdokumenten, Akten und anderen physischen Datenträgern. Dies kann beispielsweise passieren, wenn Mitarbeiter Dokumente mit nach Hause nehmen, in ein Büro oder Archiv eingebrochen wird oder vertrauliche Unterlagen über den Müll entsorgt, anstatt datenschutzkonform vernichtet zu werden.

Ebenso könnten Mitarbeiter von Wettbewerbern angeworben werden, um Daten zu stehlen. Aktenarchive sind oftmals nicht gesichert und Zugriffe kaum nachvollziehbar.

Der Verlust vertraulicher Informationen kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen, darunter:

• Wirtschaftsspionage: Wettbewerber können gestohlene Informationen nutzen, um sich einen unfairen Vorteil zu verschaffen.
• Rechtliche und finanzielle Schäden: Unternehmen können aufgrund von Datenschutzverletzungen und dem Missbrauch von Informationen mit erheblichen Strafen und Klagen konfrontiert werden.
• Verlust des Vertrauens: Kunden und Geschäftspartner verlieren das Vertrauen in die Fähigkeit eines Unternehmens, ihre Daten zu schützen.

Die Digitalisierung und sichere Archivierung Ihrer Dokumente ist ein entscheidender Schritt, um Ihre sensiblen Informationen zu schützen und das Risiko von Diebstahl erheblich zu reduzieren.

Digitale Archivierung mit einem DMS

Der Schutz vor Dokumentendiebstahl beginnt mit der Umsetzung effektiver Sicherheitsstrategien. Die Digitalisierung von Papierakten und analogen Dokumenten bildet dabei den Ausgangspunkt. Durch die Umwandlung physischer Dokumente in digitale Formate und deren sichere Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Unternehmen zahlreiche Sicherheitsvorteile nutzen:

• Zugriffskontrollen: Digitale Dokumente können durch Benutzerrechte und Zugriffskontrollen geschützt werden, sodass nur autorisierte Personen auf sie zugreifen können.
• Protokollierung: Alle Zugriffe und Änderungen an den Dokumenten werden protokolliert, was die Nachverfolgung und Kontrolle erleichtert.
• Sicherheitskopien: Digitale Daten können regelmäßig gesichert und in verschiedenen Speicherorten redundant abgelegt werden, um Datenverlust zu verhindern.
• Verschlüsselung: Dokumente können verschlüsselt gespeichert werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Eine Clean Desk Policy ist eine bewährte Methode, um die Sicherheit sensibler Informationen im Büro zu gewährleisten.

Sie verlangt von den Mitarbeitern, dass sie ihre Arbeitsplätze am Ende des Tages aufräumen und keine vertraulichen Dokumente offen liegen lassen. Die Digitalisierung aller papierbasierten Unterlagen erleichtert die Umsetzung einer CDP und fördert nebenbei auch die Nachhaltigkeit im Büroalltag, da deutlich weniger Papier verbraucht wird.

Folgende Maßnahmen helfen bei der Umsetzung einer Clean Desk Policy:

• Lassen Sie alle papierbasierten Dokumente digitalisieren
• Nutzen Sie digitale Archivsysteme (z.B. DMS)
• Lassen Sie keine vertraulichen Informationen einsehbar liegen
• Verzichten Sie nach Möglichkeit auf den Einsatz von Papier
• Lassen Sie Dokumente nach Datenschutzvorgaben vernichten
• Beschränken Sie den Zugriff auf Laufwerke

Die digitale Archivierung stellt einen essenziellen Baustein moderner Datenschutzkonzepte dar. Die digitale Aufbewahrung vertraulicher Dokumente bietet erhöhte Sicherheitsfunktionen im Vergleich zu einem physischen Aktenarchiv. Darüber hinaus schützt die digitale Archivierung auch vor dem Totalverlust durch physische Einflüsse wie Feuer oder Schimmelbefall.

Logistik, Digitalisierung und Archivierung

Unsere Scandienstleistungen bieten wir als Full-Service-Paket an. Auf Wunsch übernehmen wir alle Teilschritte der Aktendigitalisierung wie Logistik und Aktenvernichtung nach BDSG.

Dokumententrennung

Der Umfang der Digitalisierung variiert je nach Verwendungszweck. Für Dokumente, die regelmäßig verwendet und nahtlos in andere IT-Systeme wie HR und Finanzen integriert werden müssen, empfehlen wir eine detaillierte Trennung und Erfassung der Daten. Wenn es jedoch nur darum geht, ein digitales Backup von Archivbeständen oder Altakten zu erstellen, reicht oft die Erstellung einer einzigen PDF-Datei pro Ordner aus.

Folgende Optionen bieten wir an:

1. Ein PDF pro gescanntem Ordner
2. Ein PDF pro Register/Trenner
3. Ein PDF pro Vorgang/Dokument

Die kostenlose Probearchivierung eines Musterordners dient als Grundlage für ein individuelles Angebot.

Belegarten

Smart-Store steht seit mehr als 25 Jahren für erstklassige Scandienstleistungen. Wir verfügen über eine breite Erfahrung in der Digitalisierung nahezu aller Akten- und Belegarten:

• Anlagendokumentationen
• Maschinenordner
• Prozessakten
• Projektdokumentationen
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Großformate
• Pläne
• uvm.

zu unseren Kernkompetenzen zählt vor allem die Digitalisierung von:

• Personalakten
• Mieterakten
• Bauakten
• Patientenakten