Scanservice Chemnitz

Seit über 25 Jahren sorgen wir mit unseren erstklassigen Scandienstleistungen dafür, Ihren Büroalltag effizienter, umweltfreundlicher und kostensparender zu gestalten. Die digitale Archivierung Ihrer geschäftlichen Unterlagen und sämtlicher Papierdokumente führt zu erheblichen Kosteneinsparungen, effizienterem Zeitmanagement und reduziertem Platzbedarf bei der Verwaltung Ihrer Akten.

Geschäftsunterlagen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von bis zu 10 Jahren. Akten digital aufzubewahren vereinfacht die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht, stärkt Datensicherheit sowie Datenschutz und reduziert nachhaltig den Verbrauch von Ressourcen im Büro.

Unser Scanservice Chemnitz bietet Ihnen ein Rundum-Paket für die Digitalisierung Ihrer Akten – Sie brauchen sich um nichts zu kümmern. Auf Wunsch holen wir Ihre gesamten Aktenbestände direkt vor Ort ab (ab etwa 100 Ordnern) und übernehmen die fachgerechte Aktenvernichtung gemäß den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Als Alternative können Ihre Akten auch langfristig in unserem sicheren externen Lager aufbewahrt werden.

Als Full-Service-Scandienstleister entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen, die genau Ihren Anforderungen entsprechen.

Unser Scanservice für Kunden in Chemnitz deckt jeden Anwendungsbereich ab und zeichnet sich durch Qualität und erstklassigen Service aus.

Wir sind spezialisiert auf das Scannen kompletter Archive und bieten darüber hinaus auch tägliche Digitalisierungsdienstleistungen an.

Scanservice für digitale Aktenführung

Für die Einführung digitaler Akten scannen wir ihre kompletten Aktenbestände und erstellen eine PDF-Datei pro Vorgang. Zusätzlich können Unterlagen nach Dokumententyp klassifiziert werden.

Digitaler Posteingang

Digitalisieren Sie Ihre tägliche Eingangspost und integrieren Sie eingehende Dokumente unmittelbar in Ihre Workflows. Besonders bei der Rechnungsverarbeitung eine effiziente Lösung.

Großformate

Mit hochwertigen Durchzugsscannern digitalisieren wir auch Großformate wie Pläne, Zeichnungen oder Karten usw. bis zum Format DIN A0. Auch Mischordner mit unterschiedlichen Formaten (DIN A7 bis DIN A0) können problemlos verscannt werden.

Dokumentenmanagement

Als DocuWare Cloud Partner beraten und unterstützen wir Sie bei der Einführung eines funktionalsten Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) am Markt.

Schadensakten

Ihre Akten wurden bei einem Wasserschaden oder Brand beschädigt? Wir sichern wichtige Informationen vor Verlust und können auch teils stark beschädigte Dokumente retten. Schadensakten in physischer Form oftmals kaum noch nutzbar, daher sollten Sie präventiv digitalisiert werden.

Digitalisierung bei Insolvenz

Auch nach der Insolvenz eines Unternehmens müssen Geschäftsunterlagen weiterhin aufbewahrt werden. Darüber hinaus bietet die Digitalisierung von Insolvenzakten auch die Möglichkeit der inhaltlichen Analyse mit Hilfe von KI. Gleiches gilt im Falle von Liquidation oder Übernahme von Unternehmen.

Aktenvernichtung

Digitalisierte Aktenordner können im Rahmen des ersetzenden Scannens nach Datenschutzanforderungen gemäß ISO 66399 vernichtet werden. In Kooperation mit unseren Partnerunternehmen bieten wir Ihnen die Aktenvernichtung oder auch die externe Langzeitlagerung Ihrer Archivbestände.

 

Durch langjährige Geschäftstätigkeit sind wir erfahren in der Digitalisierung nahezu aller Akten- und Belegarten für die digitale Aktenführung.

Eine besondere Expertise bieten wir Ihnen in den Bereichen:

• Personalakten
• Mieterakten
• Bauakten

Darüber hinaus scannen wir für Sie unter anderem:

• Rechnungen
• Lieferscheine
• Schriftverkehr & Korrespondenz
• Prozessakten
• Technische Dokumente
• Insolvenzakten
• Kundenakten
• Kreditakten
• jegliche Art von Plänen

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) optimiert die Vorzüge der Umstellung auf digitale Archivierung. Gescannte Dokumente werden zusammen mit elektronisch erstellten Dateien wie Bildern, Videos und E-Rechnungen nahtlos in einem zentralen Dokumentenpool gespeichert, ohne Medienbrüche.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert die Zusammenarbeit durch schnellen und standortunabhängigen Zugriff (z.B., Homeoffice, Außendienst) und steigert die Effizienz durch die Integration und Optimierung von Workflows.

Spezielle Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen gewährleisten eine reibungslose Umsetzung der revisionssicheren Archivierung gemäß den GoBD-Richtlinien sowie Datenschutzbestimmungen (DSGVO).

Unsere Arbeitsweise ist softwareunabhängig, und wir erstellen Dateien, die in jedes gängige Dokumentenmanagementsystem (DMS) importiert werden können.

Informationen finden statt suchen

Durch präzise Datenabfragen im digitalen Archiv können Sie Belege und Unterlagen in wenigen Sekunden finden. Eine zügige Auffindbarkeit wird sichergestellt, indem wir gemäß Ihren Anweisungen Schlagwörter (Indizes) und Indexfelder wie Rechnungsnummern, Absender, Artikelnummern oder Belegdatum erfassen.

Für die digitale Aktenführung (e-Akte für Behörden) erstellen wir ein PDF-Dokumenten pro Vorgang und klassifizieren Unterlagen nach dem jeweiligen Dokumententyp.

Unser Scanservice Chemnitz umfasst volle Rechts- und Revisionssicherheit nach Vorgaben der GoBD. Wir fertigen eine Verfahrensdokumentation für Sie an, um sicherzustellen, dass Sie bestmöglich auf die bevorstehende Finanz- und Wirtschaftsprüfung vorbereitet sind. Der gesamte Ablauf von Digitalisierung bis Archivierung wird präzise gemäß den Vorgaben unseres Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015 umgesetzt.

Die Sicherung sensibler personenbezogener Daten hat bei uns einen hohen Stellenwert. Unsere Scanaufträge werden stets gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt.

• Verschwiegenheitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement)
• Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV)
• Zertifizierte Datenschutzbeauftrage

Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Themenseite Sicherheit und Datenschutz.

Die Abrechnung unserer Dienstleistungen und Produkte erfolgt pro Ordner. Der Ordnerpreis wird anhand des Umfangs der gewünschten Leistungen ermittelt.

Dazu zählen z.B.

• Abholung der Akten
• Aufwand zur Belegaufbereitung (einheitliches Format oder Mischordner?)
• Indizierung/Kategorisierung
• Wie viele Dateien pro gescanntem Ordner?

Eine präzise Preiskalkulation für Ihren Scanauftrag erfolgt am effektivsten durch die Erstellung eines individuellen Angebots und eine detaillierte Beratung durch unser Vertriebsteam. Wir bieten jedem Kunden eine kostenlose Probearchivierung an.

Nutzen Sie zudem gerne unseren Preisrechner.

Unser Scanservice für Chemnitz und Umgebung konnte bereits zahlreiche Unternehmen und öffentliche Einrichtungen von unseren Dienstleistungen und Produkten im Bereich Digitalisierung und Archivierung überzeugen.

Egal, ob Sie nur ausgewählte Ordner digitalisieren lassen möchten oder das gesamte Archiv Ihres Unternehmens – mit unserem Scandienst sparen Sie Zeit, Kosten und Platz.