Scanservice Stuttgart

Seit über 25 Jahren ist es unser Ziel, Ihren Büroalltag mit unserem Service für den Scan Ihre analogen Aktenordner und Dokumente papierarm, nachhaltiger und entspannter zu gestalten. Durch die elektronische Archivierung gescannter Papierbelege lassen sich problemlos Ressourcen schonen und Kosten reduzieren. Dadurch vermeiden wir den Einsatz von neuem Papier und ermöglichen das Recycling und die erneute Nutzung vernichteter Originale

Unser Service umfassen unter anderem:

• Scanservice - Akten, Archiv und Ablage digitalisieren lassen
• Digitaler Posteingang - Eingangspost tagesaktuell scannen lassen
• Dokumentenmanagement - DocuWare Cloud Partner

Smart-Store überzeugt mit langjähriger Expertise in der Digitalisierung jeglicher Art von Geschäftsbelegen. Als Full-Service-Dienstleister übernehmen wir dabei auf Wunsch alle Schritte von der Verpackung und Abholung bis zur datenschutzkonformen Vernichtung Ihrer Akten.

Besonders erfahren sind wir zudem im Scannen Personalakten, Bauakten, Mieterakten sowie Patientenakten. Unser Service umfasst zudem die Digitalisierung von Großformaten bis DIN A0.

Paradoxerweise laufen in zahlreichen Unternehmen trotz fortwährender Digitalisierung viele Prozesse noch papierbasiert ab. Das Speichern gescannter Dokumente in einem elektronischen Archiv ermöglicht Ihnen die Verwaltung und Organisation von Geschäftsbelegen ohne Medienbrüche.

Die Vorteile sprechen für sich:

• Bis zu 99% Platzersparnis
• Bis zu 70% geringerer Kosten bei der Dokumentenablage
• Sekundenschnelle Recherche von Dokumenten und Informationen
• Vernetzung von EDV-Systemen (DMS, ERP, ECM)
• Problemlose Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (GoBD & DSGVO)
• Ortsunabhängige Verfügbarkeit auf allen Endgeräten
• Vermeidung von Medienbrüchen: Gemeinsame Aufbewahrung von gescannten Papierdokumenten und elektronisch erzeugten Daten (z.B. Bilder, Videos)

Scan

Smart-Store stellt Ihnen einen ganzheitlichen Scandienst für Akten und sämtliche Papierbelege in Ihrem Unternehmen zur Verfügung. Dank einer leistungsstarken Kombination aus erstklassiger Scanner-Hardware und fortschrittlicher Software können wir täglich rund 120.000 Blatt scannen, was etwa dem Inhalt von 300 Aktenordnern entspricht. Unsere herausragende Geschwindigkeit und die exzellente Qualität der Scans zeichnen uns aus.

Datenerfassung (Indexierung)

Unser Standardverfahren beinhaltet die OCR-Texterkennung für jedes Dokument. Der erkannte Text kann entweder hinter dem Bild gespeichert oder als separate Textdatei bereitgestellt werden, was eine Volltextsuche in den PDF-Dateien ermöglicht

Die Erfassung von Indizes und Metadaten verwandelt die Bilder in strukturierte, maschinenlesbare Daten. Dadurch können gezielte Datenabfragen durchgeführt, Logikregeln festgelegt und Prozesse sowie Workflows automatisiert werden, anstatt nur die PDF-Dateien zu durchsuchen.

Ein herausragendes Merkmal unseres Scanservices für Stuttgart ist die Kategorisierung und Klassifizierung der Belege. Wir ordnen den Dokumenten spezifische Dokumententypen zu, wodurch benötigte Unterlagen einfach und schnell identifiziert, zugeordnet und angezeigt werden können. Dieser Prozess wird durch Intelligent Document Processing (IDP) unterstützt.

Folgende Indizes werden häufig durch Kunden angefragt:

• Rechungsnummer
• Rechnungsdatum
• Kundennummer/Lieferantennummer
• Rechnungsbetrag

Digitale Archivierung

Wir arbeiten unabhängig von der Software, welche Sie für die digitale Dokumentenverwaltung einsetzen und sind im erfahren im Datenimport in alle gängigen Dokumentenmanagement Systeme (DMS). Wir liefern Ihnen strukturierte und maschinenlesbare Indizes (Schlagworte) sowie Metadaten in dem für die jeweilige Importschnittstelle benötigten Dateiformat.

Die Strukturierung und Benennung der archivierten Daten orientiert sich an Ihren Aktenordnern. Dabei extrahieren wir Informationen von Rückenschildern, Inhaltsverzeichnissen, Registerblättern und Trennlaschen. So gewährleisten wir eine nahtlose Integration in Ihr bestehendes System und erleichtern den Zugriff auf die digitalen Dokumente.

Mögliche Dateiformate der Indexdaten:

• CSV
• Excel
• XML
• DAT-Datei

Datenübergabe per:

• Download von gesichertem SFTP-Server
• Import über Schnittstelle
• Physischen Datenträger (DVD, CD-Rom, externe Festplatte etc.)

Dank einer Software zur Verwaltung Ihrer elektronischen Dokumentenablage (DMS) haben Sie die Möglichkeit, ortsunabhängig auf Ihr digitales Archiv zuzugreifen und praktische Workflows zu implementieren. Dabei werden alle gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung eingehalten und Datenschutzanforderungen erfüllt.

Ein Dokumentenmanagement System dient als zentrales Informationssystem, in welchem das Bild (gescannter Beleg) gemeinsam mit extrahierten Daten (Indizes, Metadaten) gespeichert werden. Dadurch lassen sich Informationen in kürzester Zeit unter Anwendung von Datenabfragen finden, organisieren und über Schnittstellen in anderen Softwareanwendungen migrieren (Buchhaltungssoftware, ECM, ERP etc.)

Falls Sie bisher noch keine Archivsoftware nutzen, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Als DocuWare Cloud Partner unterstützen wir Sie bei der Einführung eines der Leistungsfähigsten Dokumentenmanagement Systeme am Markt.

Sollten Sie kein DMS nutzen, ist auch die Ablage von gescannten Akten in Form eines PDF-Archivs zu empfehlen. Dafür erstellen wir eine klare Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) bestehend aus vollindizierten PDF-Daten welche eine intuitive Recherche zulassen.

Wir scannen für Sie alles, was in Ihrem Unternehmen an Papierbelegen anfällt. Von kleinformatigen Unterlagen, wie beispielsweise Bons bis zu großformatigen Plänen mit einer Seitenlänge von bis zu einem Meter, können wir zuverlässig in höchster Qualität für Sie digitalisieren.

Mögliche Belegarten für Ihren Scanauftrag:

• Rechnungen & Buchhaltungsunterlagen
• Frachtpapiere & Zollunterlagen
• Verträge
• Technische Dokumentationen
• Baupläne & Zeichnungen
• Allgemeine Korrespondenz
• Projektordner
• Insolvenzunterlagen

Mit unserem Scanservice für Stuttgart werden alle rechtlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit nach Vorgaben der GoBD erfüllt. Um Sie optimal auf die nächste Finanz- und Wirtschaftsprüfung vorzubereiten, erstellen wir eine Verfahrensdokumentation für Sie. Der gesamte Prozess der Digitalisierung und Archivierung wird präzise nach den Vorgaben unseres Handbuchs für Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015 umgesetzt.

Wir legen großen Wert auf Datenschutz und behandeln Ihre Daten äußerst vertraulich. Um die Konformität mit den Vorgaben Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sicherzustellen, wird eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure-Agreement) getroffen. Zu Beginn des Scanauftrags erhalten Sie zudem einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), welcher alle Details zum Umgang mit persönlichen Daten beinhaltet.

Die Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen wird durch unsere bei der IHK registrierten und zertifizierten Datenschutzbeauftragten überwacht.

Unser Scanservice für Stuttgart bietet Ihnen ein umfassendes und detailliertes Leistungspaket. Unsere Angebote werden immer individuell auf Ihre spezifischen Anforderungen und Vorstellungen zugeschnitten. Zu den Leistungen gehören unter anderem Arbeitsabläufe in den Bereichen Logistik, Scan & Digitalisierung sowie Archivierung.

Die Gesamtkosten hängen sowohl von Umfang und Intensität der von Ihnen gewünschten Dienstleistungen ab als auch von der Art, Anzahl und dem Zustand der zu scannenden Belege.

Weitere Informationen zur Angebotserstellung finden Sie in den FAQs zum Angebotsvergleich.

Die effektivste Methoden, den Aufwand für die Digitalisierung Ihres Archivs zu bemessen liegt in einer kostenlosen Probearchivierung, welche wir jeden Kunden anbieten. Dafür scannen wir pro Belegart einen Ordner oder einen Belegquerschnitt, um uns optimal auf alle individuellen Anforderungen einstellen zu können. Sie erhalten auf diesem Weg die Möglichkeit, sich mit dem Endergebnis vertraut zu machen und ggf. Änderungen mit uns zu besprechen.

Für eine erste Einschätzungen der Kosten nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner.

Zahlreiche Unternehmen aus Wirtschaft und Industrie sowie öffentlicher Verwaltung zählen in der Metropolregion Stuttgart bereits zu unseren Kunden. Unser Scanservice für Stuttgart ist in der gesamten baden-württembergischen Landeshauptstadt mit eigenem Kurierdienst für Sie aktiv.

Wir holen Ihre Akten, Ordner, Mappen und sämtlichen Geschäftsbelege gerne in Stuttgart-Nord, -Ost, Zuffenhausen, Weilimdorf oder auch Bad Cannstatt für Sie ab. Unser Scandienst ist zudem in umliegenden Landkreisen und Gemeinden wie Ludwigsburg, Fellbach, Esslingen, Filderstadt, Sindelfingen oder Böblingen verfügbar.