Scanservice Stuttgart

Seit über 25 Jahren ist es unser Ziel, Ihren Büroalltag mit unserem Service für den Scan Ihre analogen Aktenordner und Dokumente papierarm, nachhaltiger und entspannter zu gestalten. Durch die elektronische Archivierung gescannter Papierbelege lassen sich problemlos Ressourcen schonen und Kosten reduzieren. Dadurch vermeiden wir den Einsatz von neuem Papier und ermöglichen das Recycling und die erneute Nutzung vernichteter Originale

Unser Service umfassen unter anderem:

• Scanservice - Akten, Archiv und Ablage digitalisieren lassen
• Digitaler Posteingang - Eingangspost tagesaktuell scannen lassen
• Dokumentenmanagement - DocuWare Cloud Partner
• Archivierung - Aktenlagerung, Schadensakten, Dokumentensicherung uvm.

Smart-Store überzeugt mit langjähriger Expertise in der Digitalisierung jeglicher Art von Geschäftsbelegen. Als Full-Service-Dienstleister übernehmen wir dabei auf Wunsch alle Schritte von der Verpackung und Abholung bis zur datenschutzkonformen Vernichtung Ihrer Akten.

Das Speichern gescannter Dokumente in einem elektronischen Archiv ermöglicht Ihnen die Verwaltung und Organisation von Geschäftsbelegen ohne Medienbrüche.

Die Vorteile sprechen für sich:

• Effizienzsteigerung: Durch schnellen Zugriff auf digitalisierte Dokumente wird die Suche nach Informationen zeitsparend und Arbeitsabläufe werden beschleunigt.
• Platzersparnis: Die Digitalisierung verringert den Bedarf an physischem Platz, befreit von überfüllten Aktenschränken und unterstützt eine strukturierte, platzsparende Dokumentenverwaltung.
• Kostenersparnis: Die Ausgaben für Miete von Lagerflächen und Personalkosten werden erheblich gesenkt
• Flexibilität: Ortsunabhängiger Zugriff auf digitale Dokumente
• Kollaboration: Mitarbeiter können aus dem Homeoffice oder Außendienst auf das Archiv zugreifen
• Problemlose Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (GoBD & DSGVO)
• Ortsunabhängige Verfügbarkeit auf allen Endgeräten
• Compliance: Einfache Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zur Revisionssicherheit und Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) optimiert die Nutzung der digitalen Archivierung: Sowohl gescannte Dokumente als auch elektronisch erstellte Dateien wie E-Rechnungen werden nahtlos in einem zentralen Dokumentenpool gespeichert, ohne Medienbrüche.

Ein DMS erleichtert die Zusammenarbeit durch schnellen und standortunabhängigen Zugang, was insbesondere für Homeoffice oder Außendienst ideal ist. Die Effizienz steigt durch die nahtlose Integration von Daten in weitere IT-Anwendungen wie ERP, ECM oder CRM.

Durch spezielle Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen wird eine zuverlässige Einhaltung der GoBD-Richtlinien für revisionssichere Archivierung sowie der Datenschutzbestimmungen gemäß DSGVO sichergestellt.

Wir stellen Ihnen Scans sowie Indexdateien im erforderlichen Dateiformat zur Verfügung, um einen reibungslosen Import in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu ermöglichen, wie beispielsweise CSV, XLS, XML, JSON, JPL usw.

Falls Sie bisher noch keine Archivsoftware nutzen, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Als DocuWare Cloud Partner unterstützen wir Sie bei der Einführung eines der Leistungsfähigsten Dokumentenmanagement Systeme am Markt.

PDF-Archivierung

Sollten Sie kein DMS nutzen, ist auch die Ablage von gescannten Akten in Form eines PDF-Archivs zu empfehlen. Dafür erstellen wir eine klare Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) bestehend aus vollindizierten PDF-Daten welche eine intuitive Recherche zulassen.

Wir scannen für Sie alles, was in Ihrem Unternehmen an Papierbelegen anfällt. Von kleinformatigen Unterlagen, wie beispielsweise Bons bis zu großformatigen Plänen mit einer Seitenlänge von bis zu einem Meter, können wir zuverlässig in höchster Qualität für Sie digitalisieren.

Wir verfügen über besondere Expertise Scannen von:

• Mieterakten
• Personalakten
• Bauakten

Weitere mögliche Belegarten für Ihren Scanauftrag:

• Rechnungen & Buchhaltungsunterlagen
• Frachtpapiere & Zollunterlagen
• Verträge
• Technische Dokumentationen
• Baupläne & Zeichnungen
• Allgemeine Korrespondenz
• Projektordner
• Insolvenzunterlagen

Mit unserem Scanservice für Stuttgart werden alle rechtlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit nach Vorgaben der GoBD erfüllt. Um Sie optimal auf die nächste Finanz- und Wirtschaftsprüfung vorzubereiten, erstellen wir eine Verfahrensdokumentation für Sie. Der gesamte Prozess der Digitalisierung und Archivierung wird präzise nach den Vorgaben unseres Handbuchs für Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015 umgesetzt.

Wir legen großen Wert auf Datenschutz und behandeln Ihre Daten äußerst vertraulich. Um die Konformität mit den Vorgaben Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sicherzustellen, wird eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure-Agreement) getroffen. Zu Beginn des Scanauftrags erhalten Sie zudem einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), welcher alle Details zum Umgang mit persönlichen Daten beinhaltet.

Die Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen wird durch unsere bei der IHK registrierten und zertifizierten Datenschutzbeauftragten überwacht.

Die Preise für Scandienstleistungen werden pro Ordner berechnet. Der genaue Preis pro Ordner hängt von individuellen Faktoren ab.

Dazu zählen beispielsweise:

• DIN-Formate der Belege
• Umfang der digitalen Datenerfassung
• Anzahl PDFs pro Ordner
• Optionale Leistungen

Wir bieten jedem Kunden die Möglichkeit einer kostenlose Probearchivierung an.

Zahlreiche Unternehmen aus Wirtschaft und Industrie sowie öffentlicher Verwaltung zählen in der Metropolregion Stuttgart bereits zu unseren Kunden. Unser Scanservice für Stuttgart ist in der gesamten baden-württembergischen Landeshauptstadt mit eigenem Kurierdienst für Sie aktiv.

Wir holen Ihre Akten, Ordner, Mappen und sämtlichen Geschäftsbelege gerne in Stuttgart-Nord, -Ost, Zuffenhausen, Weilimdorf oder auch Bad Cannstatt für Sie ab. Unser Scandienst ist zudem in umliegenden Landkreisen und Gemeinden wie Ludwigsburg, Fellbach, Esslingen, Filderstadt, Sindelfingen oder Böblingen verfügbar.