Scanservice Potsdam: Akten und Dokumente digitalisieren lassen

Seit 1997 scannen wir Akten, Dokumente und ganze Archive für Unternehmen und Behörden in ganz Deutschland, auch aus Potsdam und dem Land Brandenburg.

Dabei übernehmen wir den gesamten Prozess, von der Abholung bis zur fertigen Datei in Ihrem System.

Scanservice im Überblick

• Akten, Ordner und Großformate bis 1.500 mm Breite
• Bis zu 300.000 Blatt pro Tag
• Texterkennung (OCR) und Indexierung
• Für Ihr DMS oder PDF-Archiv
• Ab 23 € pro Aktenordner

Die Digitalisierung Ihrer Aktenbestände findet in unserem Scanzentrum in Osterholz-Scharmbeck bei Bremen statt. Die Abholung erfolgt mit eigenem Personal und GPS-überwachten Fahrzeugen. Kleinere Mengen lassen wir per Kurier abholen. Neben Potsdam holen wir auch in Werder (Havel), Teltow, Kleinmachnow, Michendorf und Brandenburg an der Havel ab.

Sichere Aktendigitalisierung für Kunden aus Potsdam

Für Ihren Datenschutz schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Nach dem Scan lagern wir Ihre Originale ein, liefern sie zurück oder lassen sie über unseren Partner nach DIN 66399 vernichten. Unser Qualitätsmanagement ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.

Grundsätzlich für jedes Unternehmen und jede Behörde mit größeren Aktenbeständen. Potsdam und das Umland sind wirtschaftlich breit aufgestellt, von Verwaltung und Wissenschaft über die Medienbranche in Babelsberg bis zur Industrie.

Manche Unterlagen müssen Sie noch Jahre aufbewahren, andere dürfen Sie längst vernichten. Unsere Übersicht der Aufbewahrungsfristen nach Aktenart zeigt, welche das sind, so wissen Sie schon vor dem Scan, was sich zu digitalisieren lohnt.

Viel Erfahrung haben wir besonders in diesen Bereichen:

Verwaltung und Behörden

Für Ministerien, Landesbehörden und Kommunen digitalisieren wir Bauakten, Personalakten sowie Vorgangs- und Verwaltungsakten. Unser Scanprozess richtet sich nach den Anforderungen der TR-Resiscan. Sie finden jedes Dokument später über Aktenzeichen, Name oder Datum wieder.

Wissenschaft und Forschung

Für Hochschulen und Forschungsinstitute digitalisieren wir Projekt- und Förderunterlagen, Laborbücher, Personalakten sowie historische Karten und Großformate. Sie finden jedes Dokument später über Projekt, Name oder Datum wieder.

Industrie und Technik im Umland

Für Betriebe aus Maschinen-, Fahrzeug- und Anlagenbau digitalisieren wir technische Dokumentationen, Konstruktionszeichnungen, Prüfprotokolle und Baupläne bis 1.500 mm Breite. Liegen Ihre Pläne in Planschränken, holen wir die Schränke gleich mit ab.

Dazu zählen unter anderem:

• Insolvenzunterlagen
• Personalakten
• Großformate (Breite bis 1.500 mm)
• Prozessakten
• Technische Dokumentationen
• Verträge
• Handakten
• Patientenakten
• Immobilienakten

Nutzen Sie eine Archiv-Software (DMS), erhalten Sie die Scans mit passenden Importdateien für Ihr System.

Haben Sie keine Archiv-Software, bekommen Sie durchsuchbare PDF-Dateien in einer klaren Ordnerstruktur, benannt und sortiert nach den Registern Ihrer Aktenordner. Jedes Dokument finden Sie so in Sekunden, über die Volltextsuche oder über Suchbegriffe.

Unser Standardformat ist PDF/A für die Langzeitarchivierung. Auf Wunsch liefern wir auch TIF, JPG, reinen Text, JSON oder Markdown. Die drei letzten Formate eignen sich zum Beispiel, wenn Sie Ihre Dokumente mit KI-Anwendungen nutzen möchten.

Mehr dazu: Akten für KI vorbereiten.

Damit Ihre digitalen Unterlagen bei Prüfungen Bestand haben, muss der Scanprozess nachvollziehbar und dokumentiert sein. Unser Scanprozess richtet sich nach den Anforderungen der TR-Resiscan und schafft damit die Voraussetzungen für das ersetzende Scannen.

Dazu bieten wir:

• Verfahrensdokumentation nach GoBD auf Wunsch
• Auftragsverarbeitungsvertrag
• Geheimhaltungsvereinbarung

Mehr zu unserem Sicherheitskonzept.

Kann ich meine Akten in Potsdam vorbeibringen?
Nein, in Potsdam haben wir keinen Standort. Gescannt wird in unserem Scanzentrum in Osterholz-Scharmbeck bei Bremen. Wir holen Ihre Unterlagen bei Ihnen ab oder lassen sie bei kleineren Mengen per Kurier abholen.

Ab welcher Menge holen Sie in Potsdam ab?
Ab etwa 100 Aktenordnern holt unser eigenes Team Ihre Akten ab. Kleinere Mengen lassen wir per Kurier abholen.

Holen Sie auch im Umland von Potsdam ab?
Ja, in ganz Brandenburg, etwa in Werder (Havel), Teltow, Kleinmachnow, Hennigsdorf, Ludwigsfelde und Brandenburg an der Havel, ebenso in Berlin und darüber hinaus in ganz Deutschland.

Wie sicher ist der Transport von Potsdam zu Ihnen?
Die Aktenverpackung wird protokolliert. Den Transport übernimmt unser eigenes Personal in GPS-überwachten Fahrzeugen.

Was ist, wenn wir in Potsdam während des Auftrags eine Akte brauchen?
Wir bieten Ihnen Scan-on-demand. Dann scannen wir sie vorgezogen und schicken Ihnen die Datei.

Bekommen wir die Originale nach dem Scan nach Potsdam zurück?
Ja, auf Wunsch liefern wir sie zurück. Alternativ lagern wir sie bei uns ein oder lassen sie rechtssicher vernichten.