Scanservice Bonn

Digitalisieren Sie Ihr Archiv - mit unserem Scanservice für Bonn

Professioneller Scandienstleister für Unternehmen und öffentliche Verwaltung

Scan, Indizierung & Klassifizierung von Dokumenten

Digitale Bilder in 200 DPI (300 DPI optional)

Erfassung strukturierter Daten (z.B. XML)

Digitale Archivierung

Für alle DMS

Vollindizierte PDF (Verzeichnisstruktur)

Scan von Großformaten

Pläne, Zeichnungen, CAD

Digitalisierung von Mischordnern

Abholung der Akten in Bonn

Inklusive Verpackung und Material

ISO-zertifiziert nach DIN 9001:2015

Mit unserem Scanservice Aufbewahrungsfristen einhalten und Kosten senken

Steuerrelevante Dokumente und Belege müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Wertvoller Platz, den Sie in Ihrem Unternehmen sinnvoller nutzen können.

Seit über 25 Jahren engagieren wir uns mit unserem Scanservice dafür, Ihren Arbeitsalltag im Büro weniger effizienter, umweltfreundlicher und entspannter zu gestalten. Durch die digitale Archivierung von gescannten Dokumenten tragen wir dazu bei, Aufbewahrungsfristen einfach einzuhalten, Ressourcen zu schonen und Kosten zu reduzieren.

Mit der Umstellung auf ein elektronisches Dokumentenmanagement steigern Sie die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse erheblich und senken spürbar die Kosten für die Lagerung von Aktenordnern. Finden Sie Belege innerhalb von Sekunden anstatt ewig zu suchen.

Service im Komplettpaket

Nutzen Sie unseren Scanservice für Bonn: Wir holen alle Akten, Ordner und sämtlichen Papierbelege in ganz Bonn und umliegenden Städten und Gemeinden wie Königswinter, Bad Honnef oder Meckenheim mit eigenem Personal sowie Transportern ab und scannen diese für die die digitale Archivierung. Wir übernehmen alle Teilschritte – von der Abholung über das Scannen bis hin zur Langzeitlagerung oder Vernichtung Ihrer Akten.

Scanservice: Akten, Dokumente und Belege digitalisieren lassen
Digitaler Posteingang: Täglicher Scan ihrer Eingangspost
Dokumentenmanagement: Beratung für DocuWare DMS in der Cloud
Archivierung: Service rund um Archivierung Ihrer Daten

Unsere leistungsstarken Scanner erzeugen Bilder in höchster möglicher Qualität. Unser Service umfasst die Digitalisierung von Dokumenten in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen bei einer hohen Auflösung von 200 dpi (optional auch 300 dpi). Auch Großformate bis zum A0-Format (wie Pläne, Zeichnungen und Karten) können wir zuverlässig für Sie digitalisieren.

Vorteile & Nutzen durch unseren Service

Zeitersparnis: Schneller Zugriff auf digitale Dokumente und Daten dank Suchfunktion
Platzersparnis: Digitale Archive benötigen keinen physischen Lagerraum
Kostenersparnis: Geringere Kosten für Lagerung und Verbrauchsmaterialien
Erhöhte Datensicherheit: Digitale Archive bieten zuverlässige Sicherheitsfunktionen (Verschlüsselung, Backup, Zugriffskontrolle)
Revisionssicherheit: Lückenlose Dokumentation alle Vorgänge

Scanservice beauftragen und Archiv digitalisieren lassen.

ANFRAGEN

Wir scannen & digitalisieren nahezu alle Dokumente in Ihren Unternehmen

Folgende Belege können wir u.a. in bester Qualität für Sie scannen:

Auch der Scan von Großformaten ist eine unserer Kernkompetenzen

Gerne übernehmen wir auch das Scannen tagesaktueller Dokumente sowie Bestands- und Altakten für Sie und archivieren alles digital. Der Gesetzgeber erlaubt im Rahmen des ersetzenden Scannens die rein bildhafte Aufbewahrung von Akten, welcher erst zu einem späteren Zeitpunkt digitalisiert wurden.

Mit Smart-Store auf digitale Aktenführung umstellen

Sie möchten papierlos arbeiten und auf die digitale Akte umstellen?

Mit unseren Scanservice haben wir bereits zahlreiche Kunden bei der Implementierung einer elektronischen Aktenverwaltung unterstützt.

Dafür scannen wir analoge Akten und erfassen Indizes (Schlagworte) und Metadaten. Mit dem KI-gestützten Prozess des Intelligent Document Processing (IDP) kategorisieren wir Ihre Unterlagen nach Dokumententyp und erstellen eine PDF-Datei pro abgelegten Vorgang. Wir liefern Ihnen strukturierte maschinenlesbare Daten.

Wir sind u.a. erfahren im Scannen für die:

Rechtliches und Datenschutz

Unser Scanservice für Bonn gibt Ihnen Sicherheit für die nächste Wirtschaftsprüfung. Mit dem Scan Ihrer Akten und Dokumente sowie digitaler Archivierung lassen sich Vorgaben nach GoBD und eine revisionssichere Aktenarchivierung problemlos umsetzen. Wie stellen Ihnen eine detaillierte Verfahrensdokumentation zur Verfügung. Der gesamt Ablauf erfolgt gemäß den Vorgaben unseres Qualitätsmanagement-Handbuchs (ISO 9001:2015).

Zum Schutz sensibler Daten wird eine gegenseitige Verschwiegenheitsvereinbarung getroffen (Non-Disclosure Agreement). Alle Einzelheiten werden zu Beginn Ihres Auftrags in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) festgehalten. Alle Vorgänge werden zudem von unserer zertifizierten Datenschutzbeauftragten überwacht.

Nähere Informationen erhalten Sie auf unserer Infoseite zum Thema Datenschutz und Sicherheit.

DMS oder PDF-Archiv

Bei dem gewählten Dateiformat der Indexdatei richten wir uns ganz nach Ihren Anforderungen. Wir sind erfahren im Scannen für den Import in alle gängigen Dokumentenmanagement-Systeme. Häufig gewählte Formate sind beispielsweise XML, CSV oder XLS.

Sollten Sie noch kein DMS einsetzen beraten wir Sie gerne bei der Einführung von DocuWare, einem der renommiertesten DMS auf dem Markt.

Alternativ können Akten auch in Form einer Verzeichnisstruktur und vollindizierten PDF-Dateien elektronisch archiviert werden.

Scanservice Bonn - Ablauf

Abholung der Akten

Wir holen die Akten auf Wunsch mit unserem eigenen Kurierdienst am Standort Ihrer Firma ab. Die Verpackung und Protokollierung erfolgt vor bei Ihnen Ort. Abholung und Transport erfolgen nach eigenem Sicherheitskonzept, beispielsweise mit GPS-Überwachung der Transporter.

Zwischenlagerung

Sobald Ihre Unterlagen in unserem Scanzentrum in OHZ eintreffen, werden sämtliche Akten zunächst registriert und in unserem Sicherheitslager zwischengelagert. Für dringende Anforderungen besteht die Möglichkeit, einzelne Ordner kurzfristig anzufordern und einen Scan-on-Demand durchzuführen.

Aufbereitung

Um einen reibungslosen Scan-Vorgang sicherzustellen, bereiten wir Ihre Unterlagen sorgfältig vor. Hierbei entfernen wir alle Arten von Heftungen, wie beispielsweise Tackernadeln oder Heftklammern, und korrigieren eventuelle Beschädigungen an den Dokumenten. Zur Dokumententrennung versehen wir die Unterlagen mit Barcodes.

Scan der Akten

Für die Digitalisierung Ihrer Unterlagen nutzen wir modernen Hochleistungsscanner, die pro Scanvorgang bis zu 500 Blatt (entsprechend einem Ordner) erfassen können, und eine Geschwindigkeit von 180 Blatt pro Minute erreichen. Erzeugte Bilder speichern wir wahlreise als PDF, JPG, TIFF oder BMP.

Unsere sachkundigen Scanoperatoren überwachen den gesamten Scan, um mögliche Schwierigkeiten wie beispielsweise Doppeleinzüge und daraus resultierenden Verlust von Daten rechtzeitig zu erkennen und zu vermeiden.

Erfassung strukturierter Daten

Gemäß Ihren Anweisungen erfassen wir Indizes (Schlagwörter), um eine rasche Suche und effektive Organisation Ihrer digitalisierten Unterlagen sicherzustellen.

Zusätzlich dazu sind wir in der Lage, eine Einordnung der Dokumente nach ihrem Typ (wie beispielsweise Eingangsrechnung, Vertrag, Quittung usw.) vorzunehmen. Dies erfolgt unter Zuhilfenahme von künstlicher Intelligenz in Form von Intelligent Document Processing (IDP).

Texterkennung / OCR

Um eine Volltextsuche innerhalb der Dokumente zu ermöglichen, setzen wir OCR-Software ein, um den Text zu erkennen. Sie haben die Möglichkeit, den erfassten Text entweder direkt unter dem Bild speichern zu lassen oder als separate Textdatei zu erhalten.

Digitale Archivierung/Datenausgabe

Das gewünschte Dateiformat für den Import Ihrer Daten erstellen wir gemäß Ihren Anweisungen. Die gescannten Bilder werden üblicherweise in Form von nicht veränderbaren PDF/A-3-Dokumenten (JPG, TIFF usw. möglich) übergeben.

Die Struktur der Indexdatei wird gemäß den Anforderungen Ihrer Dokumentenmanagement-Schnittstelle definiert, beispielsweise in Formaten wie XML, CSV oder als Excel-Datei.

Aktenvernichtung/externe Lagerung

In Zusammenarbeit mit unserem Partner übernehmen wir Ihnen die sichere und datenschutzkonforme Entsorgung Ihrer Unterlagen, Akten und Dokumente.

Alternativ bieten wir die Option einer externen Langzeitlagerung an, falls dies Ihren Vorstellungen entspricht. Anderenfalls können wir alle Akten auch an Ihren Standort zurücksenden.

Scandienst für Bonn - Preise

Unsere Scandienstleistungen für Bonn rechnen wir stets auf Ordnerbasis ab. Die Kosten variieren dabei nach dem Umfang und der gebuchten Services.

Die Kosten sind beispielsweise von folgenden Faktoren abhängig:

Format der zu scannenden Belege - Aufwand der Aufbereitung
Umfang der Datenerfassung (Indizes, Kategorisierung)
Anzahl der PDF-Dokumente pro Ordner (Ein Dokument pro Ordner, Register oder Vorgang?)
Optionale Einführung von DocuWare DMS

Die genaue Preiskalkulation für Ihren Scanauftrag ergibt sich am besten durch ein maßgeschneidertes Angebot und eine ausführliche Beratung durch unser Vertriebsteam. Auf diese Weise können vorhandene Fragen optimal geklärt werden.

Wir ermöglichen allen Interessierten eine kostenlose und unverbindliche Probearchivierung eines repräsentativen Ausschnitts Ihrer Unterlagen. Dies stellt die verlässlichste Möglichkeit dar, Ihre Aktenordner kennenzulernen und die passende Digitalisierungslösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Mithilfe unseres Preisrechners können Sie eine erste Abschätzung der Kosten für Ihren Scanauftrag erhalten.

Referenzen

Unser Scanservice für Bonn und Umgebung hat bereits zahlreiche Unternehmen von seiner Effektivität überzeugt. Unser Kundenkreis erstreckt sich von Unternehmen verschiedenster Größenordnungen und Branchen bis hin zu Behörden und öffentlichen Institutionen.

Wir sehen mit Freude einer baldigen Zusammenarbeit entgegen.

Scan-Service Bonn

Dokumente scannen lassen?

Archiv digitalisieren?

Digitale Akte einführen?

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