Aufbewahrungsfristen einhalten, Kosten senken und Effizienz steigern
Ihrer Akten und Belege über einen Zeitraum von 10 Jahren nimmt wertvollen Platz in Anspruch, der anderweitig genutzt werden könnte?
Sie beabsichtigen, Ihre Aktenführung zu digitalisieren, um einen schnellen und standortunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente zu ermöglichen?
Unser Scanservice für Bonn und Berlin bietet eine bequeme Lösung: Wir holen Ihre Akten, Dokumente und Belege in Bonn und Umgebung ab und digitalisieren sie für Ihr elektronisches Archiv.
Ganz gleich, ob es sich um kleinere Aktenbestände oder ein umfangreiches Archiv mit Hunderten von Ordnern handelt – durch die digitale Archivierung sparen Sie erheblich Platz (bis zu 99 % Platzersparnis), Zeit und Kosten. Die Nutzung eines elektronischen Archivs ermöglicht Kosteneinsparungen von bis zu 70 Prozent im Vergleich zur herkömmlichen Ablage von Unterlagen und Dokumenten.
Zusätzlich verbessern Sie die Effizienz Ihrer Suche nach einzelnen Belegen. Für jede Art von Beleg erstellen wir spezielle Ablagestrukturen, die selbst ungeübten Benutzern eine schnelle und mühelose Recherche im elektronischen Archiv ermöglichen.
Aktendigitalisierung im Komplettpaket
Als erfahrener Dienstleister im Bereich Scanservices bieten wir Ihnen eine tägliche Kapazität von bis zu 250.000 Seiten. Unsere Scans werden in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen mit einer Auflösung von 200 DPI (optional 300 DPI) erstellt, um optimale Lesbarkeit sicherzustellen. Wir führen Duplex-Scans durch, wobei leere Seiten automatisch entfernt werden. Zudem sind wir in der Lage, Mischordner mit verschiedenen Formaten (DIN A7 bis DIN A0) zuverlässig für Sie zu digitalisieren.
Wir übernehmen alle Teilschritte – von der Abholung über das Scannen bis hin zur Langzeitlagerung oder Vernichtung Ihrer Akten nach Vorgaben des BDSG.
- Scanservice: Akten, Dokumente und Belege digitalisieren lassen
- Digitaler Posteingang: Täglicher Scan ihrer Eingangspost
- Dokumentenmanagement: Beratung für DocuWare DMS in der Cloud
- Archivierung - Rettung von Schadensakten, Digitalisierung bei Insolvenz
Belege schnell finden statt lange suchen
Dank einer gezielten Datenabfrage können Sie in einem digitalen Archiv Belege und Unterlagen innerhalb weniger Sekunden recherchieren. Um eine zügige Auffindbarkeit von Dokumenten zu gewährleisten, nehmen wir die Erfassung von Schlagwörtern (Indizes) und Indexfeldern vor, entsprechend Ihren Vorgaben. Dies kann beispielsweise Rechnungsnummern, Absender, Artikelnummern oder das Belegdatum umfassen.
Vorteile & Nutzen durch unseren Service
- Zeitersparnis: Schneller Zugriff auf digitale Dokumente und Daten dank Suchfunktion
- Platzersparnis: Digitale Archive benötigen keinen physischen Lagerraum
- Kostenersparnis: Geringere Kosten für Lagerung und Verbrauchsmaterialien
- Erhöhte Datensicherheit: Digitale Archive bieten zuverlässige Sicherheitsfunktionen (Verschlüsselung, Backup, Zugriffskontrolle)
- Revisionssicherheit: Lückenlose Dokumentation alle Vorgänge
Unseren Scanservice Bonn beauftragen und Archiv digitalisieren lassen.
ANFRAGENBelegarten
Wir scannen & digitalisieren nahezu alle Dokumente in Ihren Unternehmen
Folgende Belege können wir u.a. in bester Qualität für Sie scannen:
- Allgemeiner Schriftverkehr
- Eingangsrechnungen
- Verträge
- Versicherungsunterlagen
- Projektunterlagen
- Fahrzeugdokumente
- Lieferscheine
- Kreditakten
Auch der Scan von Großformaten ist eine unserer Kernkompetenzen
Gerne übernehmen wir auch das Scannen tagesaktueller Dokumente sowie Bestands- und Altakten für Sie und archivieren alles digital. Der Gesetzgeber erlaubt im Rahmen des ersetzenden Scannens die rein bildhafte Aufbewahrung von Akten, welcher erst zu einem späteren Zeitpunkt digitalisiert wurden.
Auf digitale Aktenführung umstellen
Sie möchten papierlos arbeiten und auf die digitale Akte umstellen?
Mit unseren Scanservice Bonn haben wir bereits zahlreiche Kunden bei der Implementierung einer elektronischen Aktenverwaltung unterstützt.
Dafür scannen wir analoge Akten und erfassen Indizes (Schlagworte) und Metadaten. Mit dem KI-gestützten Prozess des Intelligent Document Processing (IDP) kategorisieren wir Ihre Unterlagen nach Dokumententyp und erstellen eine PDF-Datei pro abgelegten Vorgang. Wir liefern Ihnen strukturierte maschinenlesbare Daten.
Wir sind u.a. erfahren im Scannen für die:
- Digitale Bauakte
- Digitale Mieterakte
- Elektronische Patientenakte (ePA)
- Digitale Personalakte
- Digitale Kundenakte
Rechtliches und Datenschutz
Unser Scanservice für Bonn gibt Ihnen Sicherheit für die nächste Wirtschaftsprüfung. Mit dem Scan Ihrer Akten und Dokumente sowie digitaler Archivierung lassen sich Vorgaben nach GoBD und eine revisionssichere Aktenarchivierung problemlos umsetzen. Wie stellen Ihnen eine detaillierte Verfahrensdokumentation zur Verfügung. Der gesamt Ablauf erfolgt gemäß den Vorgaben unseres Qualitätsmanagement-Handbuchs (ISO 9001:2015).
Zum Schutz sensibler Daten wird eine gegenseitige Verschwiegenheitsvereinbarung getroffen (Non-Disclosure Agreement). Alle Einzelheiten werden zu Beginn Ihres Auftrags in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) festgehalten. Alle Vorgänge werden zudem von unserer zertifizierten Datenschutzbeauftragten überwacht.
Nähere Informationen erhalten Sie auf unserer Infoseite zum Thema Datenschutz und Sicherheit.
DMS oder PDF-Archiv
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bietet Ihnen die größten Vorteile bei der Umstellung auf eine digitale Archivierung. Digitale Dokumente werden zentral gespeichert und lassen sich einfach verwalten. Medienbrüche werden komplett vermieden.
Ein DMS erleichtert die Zusammenarbeit durch schnellen und standortunabhängigen Zugang, zum Beispiel im Homeoffice oder im Außendienst. Es steigert die Effektivität durch die nahtlose Integration von Daten in weitere IT-Anwendungen wie ERP, ECM oder CRM.
Spezielle Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen gewährleisten die reibungslose Einhaltung der GoBD-Richtlinien für revisionssichere Archivierung sowie der Datenschutzvorgaben gemäß der DSGVO.
Wir liefern Ihnen Images (Scans) sowie Indexdateien in dem Dateiformat, das für den Import in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) erforderlich ist, beispielsweise CSV, XLS, XML, JSON, JPL usw.
Sollten Sie noch kein DMS einsetzen beraten wir Sie gerne bei der Einführung von DocuWare, einem der renommiertesten DMS auf dem Markt.
Alternativ können Akten auch in Form einer Verzeichnisstruktur und vollindizierten PDF-Dateien elektronisch archiviert werden. Dieses Vorgehen ist insbesondere für Altakten eine optimale Lösung.
Scanservice Bonn - Ablauf
Scanservice Preise
Unsere Scandienstleistungen für Bonn rechnen wir stets auf Ordnerbasis ab. Der Preis ist dabei vom Umfang und der gebuchten Services abhängig.
Die Kosten sind beispielsweise von folgenden Faktoren abhängig:
- Format der zu scannenden Belege
- Umfang der Datenerfassung (Indizes, Kategorisierung)
- Anzahl der PDF-Dokumente pro Ordner
- Optionale Einführung von DocuWare DMS
Wir ermöglichen allen Interessierten eine kostenlose und unverbindliche Probearchivierung eines repräsentativen Ausschnitts Ihrer Unterlagen.
Mithilfe unseres Preisrechners können Sie eine erste Abschätzung der Kosten für Ihren Scanauftrag erhalten.
Referenzen
Unser Scanservice für Bonn und Umgebung hat bereits zahlreiche Unternehmen von seiner Effektivität überzeugt. Unser Kundenkreis erstreckt sich von Unternehmen verschiedenster Größenordnungen und Branchen bis hin zu Behörden und öffentlichen Institutionen.
Wir sehen mit Freude einer baldigen Zusammenarbeit entgegen.
Scan-Service Bonn
Dokumente scannen lassen?
Archiv digitalisieren?
Digitale Akte einführen?
Unsere Servicehotline für Bonn
hilft Ihnen gerne weiter!
Kostenlose Info Hotline
