
Full-Service-Scandienstleister
ISO-zertifiziert nach 9001:2015
Abholung, Scan, Lagerung/Vernichtung
Elektronische Archivierung
Für jedes DMS
PDF-Archiv
Revisionssicherheit nach GoBD
DSGVO-konform
Maximale Datensicherheit
Vollindizierte PDFs
OCR-Texterkennung
Kategorisierung nach Dokumententyp
Akten digitalisieren lassen von Smart-Store
Unser Scanservice für die sächsische Landeshauptstadt und gesamte Region Dresden scannt Ihre Ordner, Belege und nahezu alles, was in Ihrem Unternehmen an Papier anfällt. Mit unserem Kurierdienst holen wir alle Aktenbestände bequem bei Ihnen vor Ort ab.
Wir sind Experten im Scannen und übernehmen alle notwendigen Arbeiten, um Sie auf dem Weg in ein papierloses Büro zu begleiten. Unsere Hochleistungsscanner ermöglichen das Scannen von bis zu 150.000 Dokumenten pro Tag und liefern Scans in höchster Qualität für Ihre Archivierungszwecke. Dabei bieten wir die Möglichkeit des Scannens in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufe. Wir erzeugen hochauflösenden Images in 200 DPI (300 DPI optional).
Aufgrund unserer langjährigen Geschäftstätigkeit sind wir erfahren im Scannen für die elektronische Aktenführung.
Wir scannen & Klassifizierungen Ihre Dokumente und Belege für die digitale:
Auch Ihre Eingangspost digitalisieren wir zuverlässig auf täglicher Basis. Mit unserem Digitalen Posteingang können Sie beispielsweise Eingangsrechnungen ohne Verzögerung in Ihre Workflows zur Rechnungsverarbeitung integrieren.
Vorteile der digitalen Archivierung
- Effizienzsteigerung: Schnelles Finden statt langem Suchen dank Suchfunktion
- Platzersparnis: Ablageflächen für Akten, Ordner und Mappen werden frei und können sinnvoller genutzt werden
- Kostenersparnis: Kosten für Lagerung, Verwaltung und Archivierung sinken spürbar
- Sicherheit und Datenschutz: Zugriffskontrollen, Backups und Verschlüsselung
- Ortsunabhängigkeit: Mitarbeiter können von überall Dokumente teilen und auf Daten zugreifen
- Langfristige Datenintegrität: Gescannte Belege sind langfristig lesbar und geschützt vor Beschädigung oder Verschmutzung
Alle Belegarten scannen lassen
Unser Scanservice für Dresden verfügt über langjährige und praxiserprobte Erfahrung in der Digitalisierung von allen Belegen, die in Unternehmen und Behörden anfallen.
Wir scannen unter anderem folgende Belegarten:
- Rechnungen und Zahlungsbelege
- Korrespondenz
- Prozessakten
- Technische Dokumentationen
- Verträge
- Reisekostenabrechnungen
- Handakten
- Fahrzeugakten
- Immobilienakten
- Insolvenzunterlagen
Wir scannen alle Dokumente im DIN Format A0 bis DIN A7 sowie Großformate mit einer Seitenlänger von bis zu einem Meter.
Dazu zählen beispielsweise:
Scanservice für Dresden gesucht? Wir sind Ihr Scanprofi und Digitalisierungspartner!
Jetzt Kontakt aufnehmen!Softwareunabhängig für jede Archivierungslösung
Wir digitalisieren Ihre Akten und Ordner für jedes Dokumentenmanagement System (z.B. DocuWare, Easy.Archiv, ELO, Develop oder DATEV) oder als vollindizierte PDF/A-Datei für eine übersichtliche Verzeichnisstruktur. Bei der digitalen Heftung stehen Ihnen unterschiedliche Varianten zur Auswahl. Erfasste Metadaten von Ordnerrückenschildern und Registern ermöglichen die Erstellung einer Baumstruktur nah an Ihrer gewohnten Ablage.
Als DocuWare Cloud Partner beraten wir Sie auch gerne bei der Einführung des leistungsstarken cloudbasierten DMS von DocuWare sowie bei der effizienten Organisation Ihrer elektronischen Archivierungsstrukturen.
Revisionssicherheit und Datenschutz
Unser Scandienst für Dresden gewährleistet volle Rechtssicherheit in Bezug auf gesetzliche Anforderungen nach Vorgaben der GoBD. Geschäfts- und steuerrelevante Dokumente unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von bis zu 10 Jahren. Für diesen Zeitraum müssen abgelegte Dokumente im Sinne der Revisionssicherheit unter anderem folgende Standards erfüllen:
- Verfügbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständigkeit
- Unveränderbarkeit und Schutz vor Manipulation
- Geordnete Ablage
- Zeitgerechte Erfassung
- Lesbarkeit
- Dokumentation
Den kompletten Prozess von Scan, Digitalisierung sowie elektronischer Archivierung führen wir exakt nach Maßgaben unseres Handbuchs für Qualitätsmanagement basieren auf ISO 9001:2015 durch. Zentrale Bestandteile sind dabei eine lückenlose Protokollierung aller Prozesse sowie eine gründliche Verfahrensdokumentation.
Mit eingeschlossen sind unsere Richtlinien für einen maximalen Schutz personenbezogener und sensibler Daten. Dazu zählen eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure-Agreement) sowie ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV). Datenschutzangelegenheiten und Einhaltung von DSGVO-Richtlinien werden von unserer bei der IHK zertifizierten und registrierten Datenschutzbeauftragten überwacht.

Scanservice Dresden - Ablauf
Aktenabholung
Gerne bieten wir Ihnen unseren bequemen Service der Abholung Ihrer Akten und Dokumente zum Scanzentrum an. Unser zuverlässiger Kurierdienst, ausgestattet mit GPS-Tracking in eigenen Fahrzeugen, kümmert sich um den Abtransport Ihrer Akten. Vor Ort verpacken wir die Ordner und Belege professionell und fertigen eine sorgfältige Dokumentation samt Übergabeprotokoll für Ihre Sicherheit an.
Vorbereitung der für den Scan
Mit großer Sorgfalt bereiten wir Ihre Belege für den Scanvorgang vor. Um eine reibungslose und effiziente Digitalisierung zu gewährleisten, entfernen wir Klammerungen und Heftungen, prüfen die Unterlagen auf eventuelle Beschädigungen und versehen sie mit Barcodes für die digitale Heftung. Zudem werden angebrachte Haftnotizen fachgerecht abgeklebt, um jeglichen Doppeleinzug zu vermeiden. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass Ihre Dokumente optimal für die digitale Archivierung vorbereitet sind.
Scanning
Bei Smart-Store setzen wir für das Scannen Ihrer Belege höchste Qualitätsstandards und verwenden dafür hochwertige Hardware. Unsere leistungsstarken Hochleistungsscanner erreichen eine beeindruckende Geschwindigkeit von bis zu 150 Blatt pro Minute und können täglich bis zu 120.000 Seiten verarbeiten.
Die Belege werden simultan auf Vorder- und Rückseite gescannt (Duplex-Scanverfahren), wobei Leerseiten automatisch entfernt werden. Während des Scanvorgangs werden die Unterlagen in Leserichtung ausgerichtet, um eine optimale Lesbarkeit zu gewährleisten. Eine zuverlässige Doppeleinzugskontrolle verhindert dabei jeglichen Informationsverlust.
Je nach Absprache scannen wir Ihre Dokumente in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen mit einer Auflösung von 200 dpi, um eine herausragende Qualität und Lesbarkeit zu erzielen.
Digitale Images liefern wie Ihnen z.B. im Format PDF, JPEG oder TIFF.
Datenerfassung: Extraktion von Suchbegriffen
Durch die sorgfältige Erfassung von Indizes und Metadaten werden die Bilder in strukturierte, maschinenlesbare Daten umgewandelt. Dadurch eröffnen sich Möglichkeiten für gezielte Datenabfragen, die Festlegung von Logikregeln und die Automatisierung von Prozessen sowie Workflows – anstatt nur die PDF-Dateien zu durchsuchen.
Zudem umfasst unser Service auf Wunsch auch die Kategorisierung und Klassifizierung von Belegen nach Dokumententyp. Diese Leistung ist besonders bei Mischordnern von großem Vorteil.
OCR-Texterkennung
Im Rahmen der Digitalisierung und Archivierung als PDF-Dateien bieten wir die Möglichkeit, eine OCR-Texterkennung zu integrieren. Dadurch können Sie die Dateien mithilfe einer Volltextsuche durchsuchen und schnell die benötigten Informationen finden.
Digitale Archivierung: Datenausgabe
Wir bieten Ihnen die digitalisierten Dokumente auf zwei bequeme Arten an: Entweder erhalten Sie sie in einer benutzerfreundlichen Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) und als vollindizierte PDF-Dateien oder als sofort importierbare Datenbestände für Ihr Dokumentenmanagement System (DMS). Die Daten stehen Ihnen auf unserem gesicherten SFTP-Server zum Download bereit. Als Alternative können wir Ihnen die Dateien auch auf einem Datenträger wie einer DVD oder externen Festplatte übergeben.
Wir liefern Ihnen strukturierte Daten z.B. im Format CSV, XLXS, XML oder DAT-Datei.
Aktenvernichtung
Die Digitalisierung von Unterlagen entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn Sie sich nach dem Scannen von den Originalen trennen. Daher bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Original-Unterlagen nach einer 4-wöchigen Zwischenlagerung datenschutzrechtlich zu vernichten. Selbstverständlich geschieht dies erst nach Ihrer Freigabe und Unterschrift.
Alternativ bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, die Akten auch langfristig bei uns einzulagern oder zur eigenen Verwahrung zurückliefern zu lassen.
Scandienst Dresden - Preise
Für den Scanservice Dresden berechnen für die Preise für unsere Leistungen auf Ordnerbasis, da dies erfahrungsgemäß die fairste und transparenteste Abrechnungsart darstellt. Die kompletten und endgültigen Kosten für Ihren Scanauftrag sind von weiteren Faktoren abhängig.
Um den Aufwand und Kosten für die Digitalisierung Ihres Archivs zuverlässig ermitteln zu können, bieten wir jedem Kunden eine kostenlose und unverbindliche Probearchivierung an. Anhand des Scannens von einem Beispielordner pro Belegart oder auch eines Belegquerschnitts können wir und bestmöglich auf die Eigenheiten Ihrer Dokumente vorbereiten und Ihnen das zu erwartende Ergebnis in Aussicht stellen.
Für eine erste Kosteneinschätzung nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner.
Weiterführende Informationen zu den Kostenpunkten unseres Scanservices für Dresden finden Sie in unseren FAQ zu Ihrem Angebotsvergleich
Akten scannen lassen - Service für Dresden und Umgebung
Als etablierter Scanservice-Anbieter sind wir deutschlandweit aktiv und betreuen Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen im gesamten Bundesgebiet.
Unser zuverlässiger Kurierdienst steht Ihnen in Dresden zur Verfügung, um Akten, Ordner, Mappen und andere Aufbewahrungsmittel für Papierunterlagen abzuholen. Dabei decken wir das gesamte Stadtgebiet von Dresden ab, einschließlich der Stadtteile Neustadt, Pieschen, Cotta, Prohlis und Leuben. Auch in den umliegenden Gemeinden wie Heidenau, Freital, Radebeul oder Radeberg können Sie sich auf unsere prompte Abholung verlassen.
Wir freuen uns darauf, Sie bald als zufriedenen Kunden begrüßen zu dürfen und Ihnen unseren erstklassigen Service bieten zu können.
Scanservice für Dresden
Unsere freundlichen Mitarbeiter helfen Ihnen gerne weiter.
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