Scanservice für Dresden

Unser Scanservice für die sächsische Landeshauptstadt und gesamte Region Dresden scannt Ihre Ordner, Belege und nahezu alles, was in Ihrem Unternehmen an Papier anfällt. Mit unserem Kurierdienst holen wir alle Aktenbestände bequem bei Ihnen vor Ort ab.

Wir sind Experten im Scannen und übernehmen alle notwendigen Arbeiten, um Sie auf dem Weg in ein papierloses Büro zu begleiten. Unsere Hochleistungsscanner ermöglichen das Scannen von bis zu 150.000 Dokumenten pro Tag und liefern Scans in höchster Qualität für Ihre Archivierungszwecke. Dabei bieten wir die Möglichkeit des Scannens in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufe. Wir erzeugen hochauflösenden Images in 200 DPI (300 DPI optional).

Aufgrund unserer langjährigen Geschäftstätigkeit sind wir erfahren im Scannen für die elektronische Aktenführung.

Wir scannen & Klassifizierungen Ihre Dokumente und Belege für die digitale:

• Personalakte
• Bauakte
• Mieterakte
• Patientenakte

Auch Ihre Eingangspost digitalisieren wir zuverlässig auf täglicher Basis. Mit unserem Digitalen Posteingang können Sie beispielsweise Eingangsrechnungen ohne Verzögerung in Ihre Workflows zur Rechnungsverarbeitung integrieren.

• Effizienzsteigerung: Schnelles Finden statt langem Suchen dank Suchfunktion
• Platzersparnis: Ablageflächen für Akten, Ordner und Mappen werden frei und können sinnvoller genutzt werden
• Kostenersparnis: Kosten für Lagerung, Verwaltung und Archivierung sinken spürbar
• Sicherheit und Datenschutz: Zugriffskontrollen, Backups und Verschlüsselung
• Ortsunabhängigkeit: Mitarbeiter können von überall Dokumente teilen und auf Daten zugreifen
• Langfristige Datenintegrität: Gescannte Belege sind langfristig lesbar und geschützt vor Beschädigung oder Verschmutzung

Unser Scanservice für Dresden verfügt über langjährige und praxiserprobte Erfahrung in der Digitalisierung von allen Belegen, die in Unternehmen und Behörden anfallen.

Wir scannen unter anderem folgende Belegarten:

• Rechnungen und Zahlungsbelege
• Korrespondenz
• Prozessakten
• Technische Dokumentationen
• Verträge
• Reisekostenabrechnungen
• Handakten
• Fahrzeugakten
• Immobilienakten
• Insolvenzunterlagen

Wir scannen alle Dokumente im DIN Format A0 bis DIN A7 sowie Großformate mit einer Seitenlänger von bis zu einem Meter.

Dazu zählen beispielsweise:

Zeichnungen

Pläne

Baupläne

Wir digitalisieren Ihre Akten und Ordner für jedes Dokumentenmanagement System (z.B. DocuWare, Easy.Archiv, ELO, Develop oder DATEV) oder als vollindizierte PDF/A-Datei für eine übersichtliche Verzeichnisstruktur. Bei der digitalen Heftung stehen Ihnen unterschiedliche Varianten zur Auswahl. Erfasste Metadaten von Ordnerrückenschildern und Registern ermöglichen die Erstellung einer Baumstruktur nah an Ihrer gewohnten Ablage.

Als DocuWare Cloud Partner beraten wir Sie auch gerne bei der Einführung des leistungsstarken cloudbasierten DMS von DocuWare sowie bei der effizienten Organisation Ihrer elektronischen Archivierungsstrukturen.

Unser Scandienst für Dresden gewährleistet volle Rechtssicherheit in Bezug auf gesetzliche Anforderungen nach Vorgaben der GoBD. Geschäfts- und steuerrelevante Dokumente unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von bis zu 10 Jahren. Für diesen Zeitraum müssen abgelegte Dokumente im Sinne der Revisionssicherheit unter anderem folgende Standards erfüllen:

• Verfügbarkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Vollständigkeit
• Unveränderbarkeit und Schutz vor Manipulation
• Geordnete Ablage
• Zeitgerechte Erfassung
• Lesbarkeit
• Dokumentation

Den kompletten Prozess von Scan, Digitalisierung sowie elektronischer Archivierung führen wir exakt nach Maßgaben unseres Handbuchs für Qualitätsmanagement basieren auf ISO 9001:2015 durch. Zentrale Bestandteile sind dabei eine lückenlose Protokollierung aller Prozesse sowie eine gründliche Verfahrensdokumentation.

Mit eingeschlossen sind unsere Richtlinien für einen maximalen Schutz personenbezogener und sensibler Daten. Dazu zählen eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure-Agreement) sowie ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV). Datenschutzangelegenheiten und Einhaltung von DSGVO-Richtlinien werden von unserer bei der IHK zertifizierten und registrierten Datenschutzbeauftragten überwacht.

Für den Scanservice Dresden berechnen für die Preise für unsere Leistungen auf Ordnerbasis, da dies erfahrungsgemäß die fairste und transparenteste Abrechnungsart darstellt. Die kompletten und endgültigen Kosten für Ihren Scanauftrag sind von weiteren Faktoren abhängig.

Um den Aufwand und Kosten für die Digitalisierung Ihres Archivs zuverlässig ermitteln zu können, bieten wir jedem Kunden eine kostenlose und unverbindliche Probearchivierung an. Anhand des Scannens von einem Beispielordner pro Belegart oder auch eines Belegquerschnitts können wir und bestmöglich auf die Eigenheiten Ihrer Dokumente vorbereiten und Ihnen das zu erwartende Ergebnis in Aussicht stellen.

Für eine erste Kosteneinschätzung nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner.

Weiterführende Informationen zu den Kostenpunkten unseres Scanservices für Dresden finden Sie in unseren FAQ zu Ihrem Angebotsvergleich

Als etablierter Scanservice-Anbieter sind wir deutschlandweit aktiv und betreuen Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen im gesamten Bundesgebiet.

Unser zuverlässiger Kurierdienst steht Ihnen in Dresden zur Verfügung, um Akten, Ordner, Mappen und andere Aufbewahrungsmittel für Papierunterlagen abzuholen. Dabei decken wir das gesamte Stadtgebiet von Dresden ab, einschließlich der Stadtteile Neustadt, Pieschen, Cotta, Prohlis und Leuben. Auch in den umliegenden Gemeinden wie Heidenau, Freital, Radebeul oder Radeberg können Sie sich auf unsere prompte Abholung verlassen.

Wir freuen uns darauf, Sie bald als zufriedenen Kunden begrüßen zu dürfen und Ihnen unseren erstklassigen Service bieten zu können.