Scanservice Dresden

Seit über 25 Jahren leisten unsere erstklassigen Scandienstleistungen einen Beitrag dazu, Ihren Büroalltag effizienter, umweltfreundlicher und kostengünstiger zu gestalten. Durch die digitale Archivierung Ihrer geschäftlichen Akten und Dokumente erzielen Sie massive Kosteneinsparungen, ein verbessertes Zeitmanagement und reduzieren den Platzbedarf für die Aufbewahrung Ihrer Ordner.

GoBD-konforme Archivierung

Es ist notwendig, Geschäftsunterlagen bis zu einem Zeitraum von 10 Jahren sicher aufzubewahren. Die elektronische (Langzeit-)Speicherung von Akten und Dokumenten erleichtert die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, und das bei minimalem Platzbedarf und maximaler Datensicherheit.

Unsere Archivierung ist revisionssicher, und wir erfüllen alle Anforderungen gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), einschließlich einer umfassenden Verfahrensdokumentation.

Full-Service-Scandienstleister

Auf Anfrage holen wir Ihre gesamten Bestände an Akten direkt vor Ort ab (ab etwa 100 Ordnern) und kümmern uns um die ordnungsgemäße Vernichtung gemäß den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Alternativ umfasst unser Service auch die langfristige Einlagerung in unserem sicheren externen Lager oder wir liefern alle Akten an Sie zurück.

Scanservice

Scannen von Akten und sonstigen Dokumenten

• die Digitalisierung von Personalakten, Mieterakten und Bauakten gehört zu unseren herausragenden Kompetenzen!

Digitaler Posteingang

Scan der täglichen Eingangspost

Großformate

Digitalisieren von Großformaten bis A0 (Pläne, technische Zeichnungen etc.)

Dokumentenmanagement

Einführung und Beratung von DocuWare als Cloud-Variante

Schadensakten

Beschädigte Akten retten und digitalisieren

Aktenvernichtung

Vernichtung von Akten nach ISO 66399

• Effizienzsteigerung: Schnelles Finden statt langem Suchen dank Suchfunktion
• Platzersparnis: Ablageflächen für Akten, Ordner und Mappen werden frei und können sinnvoller genutzt werden
• Kostenersparnis: Kosten für Lagerung, Verwaltung und Archivierung sinken spürbar
• Sicherheit und Datenschutz: Zugriffskontrollen, Backups und Verschlüsselung
• Ortsunabhängigkeit: Mitarbeiter können von überall Dokumente teilen und auf Daten zugreifen
• Langfristige Datenintegrität: Gescannte Belege sind langfristig lesbar und geschützt vor Beschädigung oder Verschmutzung

Mit unserem Scanservice für Kunden in Dresden scannen wir nahezu alle Arten an Akten und Dokumenten, die in Unternehmen und Behörden anfallen.

Wir digitalisieren unter anderem folgende Belegarten:

• Rechnungen und Zahlungsbelege
• Korrespondenz
• Prozessakten
• Technische Dokumentationen
• Verträge
• Reisekostenabrechnungen
• Handakten
• Fahrzeugakten
• Immobilienakten
• Insolvenzunterlagen

Wir scannen alle Dokumente im DIN Format A0 bis DIN A7 sowie Großformate mit einer Seitenlänger von bis zu einem Meter.

Der Übergang zur digitalen Archivierung wird durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) besonders effektiv. Digitale Dokumente werden zentral und ohne Medienbrüche gemeinsam mit weiteren elektronischen Dateiformaten (z.B. E-Rechnungen) gespeichert.

Ein DMS erleichtert die Zusammenarbeit erheblich, indem es schnellen und standortunabhängigen Zugang ermöglicht, beispielsweise im Homeoffice oder im Außendienst. Die nahtlose Integration von Daten in andere IT-Anwendungen wie ERP, ECM oder CRM steigert die Effektivität Ihrer Workflows erheblich.

Eine präzise Datenerfassung erleichtert die Suche im Archiv, Sie finden Dokumente innerhalb von Sekunden.

Für eine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD-Richtlinien und die Einhaltung der Datenschutzvorgaben gemäß DSGVO sorgen spezialisierte Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen.

Unser Scanservice Dresden erfolgt unabhängig von spezifischer Archivierungssoftware. Wir liefern Ihnen Images (Scans) sowie Indexdateien im erforderlichen Dateiformat, beispielsweise CSV, XLS, XML, JSON, JPL, für den reibungslosen Import in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Als DocuWare Cloud Partner beraten wir Sie auch gerne bei der Einführung des leistungsstarken cloudbasierten DMS von DocuWare sowie bei der effizienten Organisation Ihrer elektronischen Archivierungsstrukturen.

Archivierung ohne DMS

Selbst wenn Sie bisher keine Software für die elektronische Verwaltung Ihrer Aktenordner und Dokumente verwenden, bietet die Archivierung als Verzeichnisstruktur mit vollständig indexierten PDF-Dateien klare Vorteile. Unsere erstellte Baumstruktur ist übersichtlich und intuitiv navigierbar, was strukturell dem analogen Archiv ähnelt.

Die Benennung der einzelnen Dateien erfolgt anhand von Informationen von Ordnerrücken, Inhaltsverzeichnissen, Registern und Trennlaschen. Selbst unerfahrene Anwender können problemlos und schnell nach Dokumenten suchen und die gesuchten Belege anzeigen lassen.

Unser Scan Service für Dresden gewährleistet volle Rechtssicherheit in Bezug auf gesetzliche Anforderungen nach Vorgaben der GoBD. Geschäfts- und steuerrelevante Dokumente unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von bis zu 10 Jahren. Für diesen Zeitraum müssen abgelegte Dokumente im Sinne der Revisionssicherheit unter anderem folgende Standards erfüllen:

• Verfügbarkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Vollständigkeit
• Unveränderbarkeit und Schutz vor Manipulation
• Geordnete Ablage
• Zeitgerechte Erfassung
• Lesbarkeit
• Dokumentation

Den kompletten Prozess von Scan, Digitalisierung sowie elektronischer Archivierung führen wir exakt nach Maßgaben unseres Handbuchs für Qualitätsmanagement basieren auf ISO 9001:2015 durch. Zentrale Bestandteile sind dabei eine lückenlose Protokollierung aller Prozesse sowie eine gründliche Verfahrensdokumentation.

Mit eingeschlossen sind unsere Richtlinien für einen maximalen Schutz personenbezogener und sensibler Daten. Dazu zählen eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure-Agreement) sowie ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV). Datenschutzangelegenheiten und Einhaltung von DSGVO-Richtlinien werden von unserer bei der IHK zertifizierten und registrierten Datenschutzbeauftragten überwacht.

Für den Scanservice Dresden berechnen für die Preise für unsere Leistungen auf Ordnerbasis. Die kompletten und endgültigen Kosten für Ihren Scanauftrag sind von weiteren Faktoren abhängig.

• Belegformate
• Umfang der Datenerfassung
• Anzahl der PDFs pro Ordner
• Zusätzliche Leistungen (digitaler Posteingang/DocuWare)

Gerne bieten wir Ihnen eine kostenlose und unverbindliche Probearchivierung an. Anhand des Scannens von einem Beispielordner pro Belegart oder auch eines Belegquerschnitts können wir und bestmöglich auf die Eigenheiten Ihrer Dokumente vorbereiten und Ihnen das zu erwartende Ergebnis in Aussicht stellen.

Für eine erste Kosteneinschätzung nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner.

Weiterführende Informationen zu den Kostenpunkten unseres Scanservices für Dresden finden Sie in unseren FAQ zu Ihrem Angebotsvergleich

Als etablierter Scanservice-Anbieter sind wir deutschlandweit aktiv und betreuen Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen im gesamten Bundesgebiet.

Unser zuverlässiger Kurierdienst steht Ihnen in Dresden zur Verfügung, um Akten, Ordner, Mappen und andere Aufbewahrungsmittel für Papierunterlagen abzuholen. Dabei decken wir das gesamte Stadtgebiet von Dresden ab, einschließlich der Stadtteile Neustadt, Pieschen, Cotta, Prohlis und Leuben. Auch in den umliegenden Gemeinden wie Heidenau, Freital, Radebeul oder Radeberg können Sie sich auf unsere prompte Abholung verlassen.

Wir freuen uns darauf, Sie bald als zufriedenen Kunden begrüßen zu dürfen und Ihnen unseren erstklassigen Service bieten zu können.