
Scanservice für München
inkl. Abholung der Akten & Dokumente
Scan, Klassifizierung & Indizierung
ISO zertifiziert, GoBD-& DSGVO-konform
Digital arbeiten durch unseren Scanservice
papierlos, ortsunabhängig, CLOUD-basiert
mit höchster Datensicherheit
Scanservice München - Digitalisierung & Archivierung im Komplettpaket
Mit unserem Scanservice setzen wir uns seit mehr als 25 Jahren dafür ein, Ihren Büroalltag papierarm, nachhaltiger entspannter zu gestalten. Die elektronische Archivierung von gescannten Papierdokumenten ist ein einfacher Schritt, Ressourcen zu schonen und Geld zu sparen. Neues Papier wird vermieden und vernichtete Originale können recycelt und erneut genutzt werden.
Die Digitalisierung bildet das Rückgrat des Office 4.0. Ein digitales Archiv spart Kosten und Platz für die Lagerung physischer Akten und hilft Ihnen Prozesse schlank und effizient zu gestalten. Wir möchten, dass Sie schnell finden, anstatt ewig zu suchen. Wir sind Smart-Store - wir digitalisieren und archivieren. Auch in München.
Als erfahrener Scandienstleister sind wir in der Lage täglich bis zu 150.000 Dokumente zu scannen. Unsere Hochleistungsscanner erzeugen Bilder in maximaler Qualität. Unser Scanservice digitalisiert für Sie in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen und hochauflösend in 200 dpi (300dpi optional). Leerseiten werden automatisch gelöscht und Dokumente anhand von Barcodes selbsttätig getrennt. Auch Großformate bis A0 (Pläne, Zeichnungen, Karten) können wir problemlos und zuverlässig für Sie digitalisieren.
DMS - Software für Ihr digitales Archiv
Wir arbeiten softwareunabhängig und erzeugen importierbare Dateien für jedes marktübliche Dokumentenmanagement System (DMS). Eine Software zur Verwaltung ihrer elektronischen Dokumentenablage ermöglicht ihnen ortsunabhängig auf ihr digitales Archiv zuzugreifen und praktische Workflows festzulegen. Gesetzliche Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung werden eingehalten und Datenschutzanforderungen erfüllt.
Sollten Sie noch keine Archivsoftware nutzen, beraten wir Sie gerne bei der Wahl eines geeigneten DMS zur digitalen Archivierung Ihrer Aktenordner. Wir empfehlen unseren Kunden in München den Einsatz der DocuWare Cloud. Sollten Sie ohne digitale Dokumentenverwaltung arbeiten, scannen wir ihre Dokumente und speichern sie als PDF-Dateien mit einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur.
Tipp: Als ideale Ergänzung zum Scanservice München, legen wir Ihnen auf dem Weg zu einem papierlosen Büro unseren Digitalen Posteingang ans Herz. Wir scannen ihre Briefpost tagesaktuell und stellen Sie Ihnen digital zur Verfügung.
Wir scannen alle unternehmenswichtigen Unterlagen:
- Lieferscheine
- Eingangsrechnungen
- Buchungsbelege
- Schriftverkehr
- Projektordner & Bauakten
- Personalakten
- Krankenakten
- Großformate bis A0 (Pläne, Zeichnungen, Karten)
Scanservice für München gesucht? Wir sind Ihr Scanprofi und Digitalisierungspartner!
Jetzt Kontakt aufnehmen!Ablauf einer Digitalisierung:
Kostenlose Probearchivierung
Idealerweise stellen Sie uns im Vorfeld einige Akten oder einen Belegquerschnitt zur Verfügung, anhand dessen wir eine kostenlose Probearchivierung erstellen. Diese dient uns zur Kalkulation des Aufwandes zur Digitalisierung. Sie erhalten die digitalen Test-Scans, sowie ein ausführliches, individuelles Angebot.
Abholung und Transport
Gerne nehmen wir Ihnen den Transport Ihrer Akten zu unserem Scanzentrum ab. Unser zuverlässiger Kurierdienst kommt mit eigenen Fahrzeugen (GPS-getrackt) zu Ihnen und verpackt Ordner und Belege vor Ort. Bei der Abholung eines Altbestands dokumentieren wir die verpackten Aktenordner gründlich und erstellen ein Übergabeprotokoll für Sie. Unser Abholservice kommt täglich, wöchentlich oder monatlich zur Abholung der zu digitalisierenden Unterlagen für unseren Scanservice.
Belegaufbereitung: Vorbereitung für den Scanvorgang
Wir bereiten Ihre Belege vor dem Scanvorgang sorgfältig auf. Für eine reibungslose Digitalisierung entfernen wir Klammerungen und Heftungen, kontrollieren die Unterlagen auf Beschädigungen und versehen die Belege mit Barcodes für die digitale Heftung. Angebrachte Haftnotizen werden abgeklebt, um einen Doppeleinzug zu vermeiden.
Scanservice & Digitalisierung München
Für das Scannen Ihrer Belege in höchster Qualität setzen wir bei Smart-Store auf hochwertige Hardware. Unsere Hochleistungsscanner erbringen eine Leistung von bis zu 150 Blatt in einer Minute und 120.000 Seiten pro Tag. Wir scannen Vorder- und Rückseite gleichzeitig, wobei Leerseiten gelöscht werden. Die Ausrichtung der Belege erfolgt beim Scanvorgang in Leserichtung. Eine Doppeleinzugskontrolle verhindert zuverlässig den Verlust von Informationen. Ihre Unterlagen scannen wir nach Abspreche in Farbe, Schwarz-Weiß oder auch in Graustufen sowie in einer Auflösung von 200 dpi für eine optimale Lesbarkeit.
Indizierung / Datenerfassung
Damit die Scans später im elektronischen Archiv schnell und einfach auffindbar sind, erfassen wir die Suchbegriffe, die Sie uns vorgeben bzw. benötigen um Belege eindeutig zu identifizieren. Bei Bestandsakten sind dies meist Informationen vom Ordnerrücken. Im aktuellen Scanservice erfassen wir pro Vorgang Indizes, wie Rechnungsnummer, Datum und Empfänger usw.
OCR / Texterkennung
Bei der Digitalisierung und Archivierung als PDF Dateien können wir eine Texterkennung hinterlegen, die Ihnen hilft die Dateien nach Stichworten oder einzelnen Daten zu durchsuchen.
Datenausgabe / Speicherformate
Die digitalisierten Dokumente und Datenbestände speichern wir entweder als PDF Dateien, in einer übersichtlichen und leicht zu bedienenden Verzeichnisstruktur oder erstellen das Format, welches Ihr Dokumentenmanagement (DMS) benötigt um die digitalen Daten importieren zu können. Die elektronischen Archivdaten stellen wir Ihnen zum Download auf unserem Server (Zugangs-gesichert) oder auf Datenträger wie DVD oder externe Festplatte zur Verfügung.
Aktenvernichtung
Eine Digitalisierung ergibt genaugenommen nur Sinn, wenn Sie sich nach dem Scannen auch von den Originalen befreien. Daher übernehmen wir nach einer 4-wöchigen Zwischenlagerung gerne die datenschutzrechtliche Vernichtung der Original-Unterlagen. Natürlich erst nach Freigabe und Unterschrift von Ihnen.
Hinweis: Alternativ lagern wir die Akten auch langfristig ein oder liefern Ihnen die Akten zur eigenen Verwahrung zurück.

Rechtliche Grundlagen & Datenschutz
Den Scanservice für München und Umgebung leisten wir sorgfältig nach Vorgaben der GoBD. Rechtsicherheit hat bei uns einen besonderen Stellenwert., Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit sind hier nur zwei der bedeutenden rechtlichen Aspekte, die es einzuhalten gilt. Wir erstellen eine Verfahrensdokumentation für Sie, damit Sie optimal auf die nächste Finanz- und Wirtschaftsprüfung vorbereitet sind. Der gesamte Prozess von Digitalisierung und Archivierung wird exakt nach den Vorgaben unseres Handbuchs für Qualitätsmanagement nach ISO 9001: 2015 umgesetzt.
Wir pflegen hohe Datenschutzstandards und gehen außerordentlich sorgsam mit Ihren Daten um. Ihr Vertrauen wissen wir zu schätzen. DSGVO-Konformität bildet die Grundanforderung für jeden Scanauftrag. Datenschutzdokumente und eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure-Agreement) gewährleisten die Geheimhaltung sensibler Daten. Sie erhalten zum Start des Auftrags einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), welcher alle Details zum Umgang mit persönlichen Daten enthält. Für die Beaufsichtigung der Einhaltung von Datenschutzmaßnahmen haben wir zudem eine betriebliche Datenschutzbeauftrage bestellt.
Tipp: Digitale Daten erleichtern Ihnen auch die Einhaltung rechtlicher Vorgaben der DSGVO (z.B. Löschfristen) erheblich. Digitalisierung ist eine generelle Hilfe bei der Umsetzung rechtlicher Anforderungen rund um die Themen Archivierung und Datenschutz.
Preise & Kosten Scanservice München
Im Rahmen des Scanservices für München bieten wir Ihnen ein umfangreiches und detailliertes Paket an Leistungen. Unsere Angebote sind stets auf Ihre speziellen Anforderungen und Vorstellungen abgestimmt und beinhalten unter anderem Arbeitsschritte rund um Logistik, Scan & Digitalisierung sowie der Archivierung.
Die endgültigen Kosten sind dabei zum einen von Umfang und Tiefe der von Ihnen gewünschten Dienstleistungen abhängig und resultieren zum anderen auch aus Art, Anzahl und Zustand der zu scannenden Belege:
- In welchem Format liegen die Geschäftsbelege vor (viele kleinformatige Dokumente oder einheitlich in DIN A4)?
- Wie umfangreich sollen die Dokumente indiziert und kategorisiert werden?
- Wie viele Dokumente sollen pro Ordner erstellt werden (ein Dokument pro Ordner oder pro Vorgang)?
- Benötigen Sie zusätzlich ein DMS von DocuWare?
Um den genauen Preis zu ermitteln raten wir dazu, ein individuelles Angebot von uns anzufordern. Nur so erhalten Sie eine verlässliche und präzise Prognose zu Preisen und Umfang der Leistungen für Ihren Scanauftrags.
Wir bieten jedem Interessenten eine kostenlose und unverbindliche Probearchivierung eines Querschnitts Ihrer Belege an. Das ist die zuverlässigste Methode Ihre Aktenordner kennenzulernen und die bestmögliche Digitalisierungslösung für Sie zu finden.
Nutzen Sie zudem unseren Preisrechner, um eine erste Einschätzung der notwendigen Kosten für die Digitalisierung Ihres Archivs zu erhalten.
Scanservice für München und Umland
Wir bieten unsere Scanservice-Leistungen in der gesamten Bayrischen Landeshauptstadt und der Metropolregion München an. Wir unterstützen Kunden in allen Münchner Stadtteilen bei der digitalen Archivierung von Bestandsarchiven, Altarchiven und allen Dokumentenablagen. Von Schwabing bis Unterhaching und Grünwald sowie in allen zentralen Bezirken, wie der Maxvorstadt, Neuhausen-Nymphenburg, der Ludwigsvorstadt oder der Altstadt und Schwanthalerhöhe. Wir holen Ihre Akten mit unserem Kurierdienst ab und scannen Sie verlässlich. Auch in den Umliegenden Landkreisen Freising, Erding, Ebersberg oder Fürstenfeldbrock bieten wir unseren Scanservice mit Aktenabholung für unsere Kunden an.
Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf und lassen sie sich vom Experten für Scanservices umfassend beraten. Wir zeigen Ihnen die Vorteile und Einsparungspotentiale der digitalen Archivierung auf. Brechen Sie auf ins digitale Zeitalter – mit Smart Store.
Referenzen Scanservice
Unser Scanservice für München und Umgebung konnte schon viele Unternehmen überzeugen. Zu unseren Kunden zählen Unternehmen aller Größe und Branche, genauso wie Behörden und öffentliche Einrichtungen.
Wir freuen uns schon darauf, auch Sie bald als Kunden zu begrüßen.
Scanning-Service in München
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