Scanservice für München: Akten und Dokumente digitalisieren lassen

Seit 1997 digitalisieren wir Akten für Behörden und Unternehmen in ganz Deutschland, auch in München und im Umland. Als Scandienstleister übernehmen wir den gesamten Prozess: von der Abholung Ihrer Ordner bis zur Übergabe der digitalen Dokumente.

Ob zehn Ordner oder ein ganzes Altarchiv, wir haben die passende Lösung für Sie.

Scanservice im Überblick

• Akten, Ordner und Großformate bis 1.500 mm Breite
• Bis zu 300.000 Blatt / 4.000 Pläne pro Tag
• Texterkennung (OCR) und Indexierung
• Datenabruf über SFTP
• QM zertifiziert nach ISO 9001:2015
• KI-ready Daten

TIPP: Wie wir Ihre Unterlagen für die Auswertung mit künstlicher Intelligenz aufbereiten, erfahren Sie auf unserer Infoseite Akten KI-ready.

 

Die Digitalisierung Ihrer Akten findet in unserem Scanzentrum am Standort Osterholz-Scharmbeck (bei Bremen) statt. Größere Archivbestände (ab ca. 100 Aktenordnern) holen wir mit eigenem Personal und GPS-getrackten Fahrzeugen ab. Kleinere Mengen kommen per Kurierdienst zu uns.

Auch Freising, Erding, Ebersberg und Fürstenfeldbruck liegen in unserem Abholgebiet.

Unternehmen aller Branchen und Größen profitieren von einem digitalen Archiv. Sie gewinnen Platz, finden jedes Dokument per Suche und halten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Ihrer Sparte ein.

Drei Bereiche prägen die Münchner Wirtschaft besonders:

Versicherungen und Rückversicherer

München ist einer der größten Versicherungsstandorte Deutschlands. Typische Akten- und Belegarten sind Schadenakten, Kreditakten, Versicherungsscheine, Gutachten oder Maklerverträge. Viele dieser Unterlagen müssen noch Jahre nach Vertragsende aufbewahrt werden und verfügbar sein. Wir indexieren nach Versicherungsscheinnummer, Schadennummer, Versicherungsnehmer oder Sparte.

Mehr dazu:

• Digitale Schadenakte
• Versicherungsunterlagen digitalisieren
• Aufbewahrungsfristen für Versicherungsunternehmen

 

Industrie, Fahrzeugbau und Technik

Fahrzeugbau, Elektrotechnik und Maschinenbau sind in München und im Umland stark vertreten. Typisch sind technische Dokumentationen, Konstruktionszeichnungen, Stücklisten, Prüfprotokolle, Wartungsnachweise und Projektordner.

Zeichnungen und Pläne scannen wir auf eigenen A0-Scannern bis 1,50 m Breite. Wir indexieren nach Zeichnungsnummer, Bauteil, Projekt oder Revisionsstand.

Mehr dazu:

• Technische Dokumentationen scannen und archivieren

 

Kanzleien, Patentanwälte und Steuerberatung

Mit dem Deutschen Patent- und Markenamt, dem Europäischen Patentamt und dem Bundespatentgericht ist München ein Zentrum des Patent- und Markenrechts. Auch der Bundesfinanzhof hat hier seinen Sitz. Typische Aktenarten sind Handakten, Prozessakten, Patent- und Markenakten, Mandantenkorrespondenz, Gutachten und Steuerunterlagen.

Diese Unterlagen unterliegen spezifischen Aufbewahrungsfristen sowie Datenschutzanforderungen, welche sich in digitaler Form komfortabel umsetzen lassen.

Mehr dazu:

• Handakten scannen lassen
• Prozessakten scannen lassen

 

• Personalakten
• Mieterakten
• Immobilienakten
• Patientenakten
• Insolvenzunterlagen

Wir liefern Ihre Daten in der Form, welche Sie für Ihre Arbeit benötigen: mit Importdaten für Ihr DMS, als Verzeichnisstruktur mit PDF-Dateien oder für die Integration in KI-Anwendungen.

Mit DMS: Sie erhalten die Scans zusammen mit passenden Importdateien, etwa als CSV, XLS, XML oder JSON. Wir übergeben alles per SFTP oder über eine API.

Ohne Archivsoftware: Sie erhalten durchsuchbare PDFs in einer Ordnerstruktur, die Ihre bisherige Ablage nachbildet. Aus Ordnerrücken werden Verzeichnisse, aus Registern Unterordner. Gesucht wird per Volltext oder Stichwort.

Dateiformate: Standard ist PDF/A für die Langzeitarchivierung. Auf Wunsch liefern wir TIF, JPG, Rohtext, JSON oder Markdown. Die letzten drei eignen sich beispielsweise für KI-Anwendungen.

Ihre Akten enthalten personenbezogene Daten. Deshalb arbeiten wir nach einem eigenen Sicherheitskonzept, das Datenschutz nach DSGVO und Revisionssicherheit in jedem Schritt absichert:

• Vertrag: Vor Auftragsbeginn schließen wir einen AVV nach DSGVO. Die Einhaltung überwacht unsere interne Datenschutzbeauftragte.
• Transport: Unsere Fahrzeuge sind GPS-überwacht. Transporte sensibler Unterlagen werden immer zu zweit durchgeführt.
• Scanzentrum: Zutritt haben nur berechtigte Mitarbeiter, die Zugänge sind videoüberwacht. Bis zum Scan liegen Ihre Akten im Sicherheitslager.
• Mitarbeiter: Alle sind schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
• Revisionssicherheit: Wir dokumentieren jeden Schritt des Scanprozesses. Dabei orientieren wir uns an den Anforderungen der TR-RESISCAN und schaffen wichtige Voraussetzungen für das ersetzende Scannen. Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen wir auf Wunsch.
• Originale: Wir lagern sie ein, senden sie zurück oder lassen sie über unseren Partner nach DIN 66399 vernichten.
• Qualität: Unser Qualitätsmanagement ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.

Kann ich meine Akten in München persönlich abgeben?

Nein, in München gibt es keine Annahmestelle. Wir holen Ihre Akten ab oder Sie schicken sie per Kurier. Gescannt wird in unserem Scanzentrum in Osterholz-Scharmbeck bei Bremen.

Ab welcher Menge holen Sie Akten in München ab?

Ab etwa 100 Aktenordnern kommt unser eigenes Team zu Ihnen. Kleinere Mengen erreichen uns per Kurier.

Holen Sie auch im Münchner Umland ab?

Ja, zum Beispiel in Freising, Erding, Ebersberg und Fürstenfeldbruck. Darüber hinaus holen wir bundesweit ab.

Wie sicher ist der Transport von München zum Scanzentrum?

Jede Verpackungseinheit wird protokolliert, das Protokoll können Sie einsehen. Den Transport übernimmt unser eigenes Personal in GPS-überwachten Fahrzeugen.

Wie schützen Sie personenbezogene Daten aus unseren Unterlagen?

Vor jedem Auftrag schließen wir einen AVV nach DSGVO, und unsere interne Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung. Zutritt zum Scanzentrum haben nur berechtigte Mitarbeiter. Alle haben eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschrieben.

Was passiert, wenn wir während der Digitalisierung eine Akte benötigen?

Dann nutzen Sie Scan-on-Demand. Wir ziehen den Scan vor, die Datei erhalten Sie innerhalb eines Arbeitstages.

Bekommen wir die Originale nach dem Scan zurück?

Ja, auf Wunsch in der Originalsortierung. Alternativ lagern wir sie ein oder vernichten sie nach Ihrer Freigabe nach DIN 66399.