Scanservice Schwerin: Akten und Dokumente digitalisieren lassen

Smart-Store scannt seit 1997 Akten für Behörden und Unternehmen in ganz Deutschland - auch in Schwerin und Mecklenburg-Vorpommern.

Wir übernehmen den gesamten Prozess für Sie, von der Abholung bis zur Übergabe der digitalen Dokumente.

Scanservice im Überblick

• Akten, Ordner und Großformate bis 1.500 mm Breite
• Bis zu 300.000 Blatt / 4.000 Pläne pro Tag
• Texterkennung (OCR) und Indexierung
• Für Ihr DMS oder PDF-Archiv
• Auch KI-ready Daten

Ihre Unterlagen werden in unserem Scanzentrum in Osterholz-Scharmbeck bei Bremen digitalisiert. Größere Bestände holt unser eigenes Personal in Schwerin ab. Dafür setzen wir GPS-überwachte Fahrzeuge ein. Kleinere Mengen kommen per Kurier zu uns. Auch Wismar, Ludwigslust, Parchim und Güstrow liegen in unserem Abholgebiet.

Sichere Aktendigitalisierung für Unternehmen in Schwerin

Bevor wir mit der Arbeit beginnen, schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Was nach dem Scan mit den Originalen passiert, bestimmen Sie. Wir lagern sie ein, liefern sie zurück oder lassen sie über unseren Partner nach DIN 66399 vernichten. Unser Qualitätsmanagement ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.

Grundsätzlich können Unternehmen aller Branchen und Größen von der Digitalisierung ihrer Akten profitieren. Neben der Platzersparnis und eine schnellen Suche nach Dokumenten, gestaltet sich auch die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen deutlich einfacher.

Besonders gefragt ist die Digitalisierung in den Bereichen:

Landes- und Kommunalverwaltung

Bauakten mit großformatigen Plänen, Personalakten, Fördermittel- und Gewerbeakten: In Behörden füllen sie oft ganze Kellerräume. Wir digitalisieren sie passend für Ihre E-Akte. Später suchen Sie dann nach Aktenzeichen, Flurstück oder Antragsteller.

Kliniken, Praxen und Pflege

Patientenakten, Befunde, Arztbriefe, Einwilligungen, OP-Berichte, Pflegedokumentation: In Kliniken und Praxen wächst das Archiv jeden Tag. Weil es um Gesundheitsdaten geht, gelten strengere Regeln. Wir arbeiten deshalb mit AVV und einem eigenen Sicherheitskonzept für sensible Unterlagen. Indexiert wird zum Beispiel nach Patienten- oder Fallnummer und Geburtsdatum.

Zu den Aufbewahrungsfristen für Patientenakten.

Land- und Lebensmittelwirtschaft

Bestandsregister, Düngedokumentation, Förderanträge, QS-Unterlagen, Chargennachweise, Laborbefunde: Vom Hof bis zur Verarbeitung entsteht viel Papier. Vieles davon müssen Sie über Jahre aufbewahren. Bei einer Kontrolle oder einem Rückruf brauchen Sie den richtigen Nachweis sofort. Wir indexieren deshalb nach Betrieb, Charge, Wirtschaftsjahr oder Datum.

Zu den Aufbewahrungsfristen in der Landwirtschaft.

• Insolvenzunterlagen
• Personalakten
• Großformate (Breite bis 1.500 mm)
• Prozessakten
• Technische Dokumentationen
• Verträge
• Handakten
• Patientenakten
• Mieterakten

Sie nutzen ein DMS oder eine E-Akte? Dann bekommen Sie die Scans zusammen mit Importdateien im passenden Format (z.B. PDF/A). Die Übernahme in Ihr System läuft automatisiert.

Sie haben kein System? Dann erhalten Sie ein Archiv aus durchsuchbaren PDF-Dateien. Die Ordnerstruktur bildet Ihre bisherige Ablage nach, Ordner für Ordner und Register für Register. Sie suchen per Stichwort oder Volltext und finden das gesuchte Dokument sofort.

Standardmäßig liefern wir PDF/A, das Format für die Langzeitarchivierung. Auf Wunsch erhalten Sie TIF, JPG, Rohtext, JSON oder Markdown. Die letzten drei Formate eignen sich, wenn Sie Ihre Dokumente mit KI-Anwendungen auswerten möchten.

Mehr dazu: Akten für KI vorbereiten.

Jeder Schritt im Video

In unserer 9-teiligen Videoreihe Aktendigitalisierung im Detail erhalten Sie einen umfassenden Einblick in den Ablauf unseres Scanservice.

Zu den Videos

Damit Ihre digitalen Unterlagen bei Prüfungen Bestand haben, muss der Scanprozess nachvollziehbar und dokumentiert sein.

Unser Scanprozess richtet sich nach den Anforderungen der TR-Resiscan und schafft damit die Voraussetzungen für das ersetzende Scannen.

Dazu bieten wir:

• Verfahrensdokumentation nach GoBD auf Wunsch
• Auftragsverarbeitungsvertrag
• Geheimhaltungsvereinbarung

Mehr zu unserem Sicherheitskonzept.

Kann ich Akten in Schwerin persönlich abgeben?
Nein. In Schwerin haben wir keine Annahmestelle. Wir holen Ihre Unterlagen ab oder schicken einen Kurier. Gescannt wird in Osterholz-Scharmbeck bei Bremen.

Ab welcher Menge holen Sie in Schwerin ab?
Ab etwa 100 Aktenordnern holt unser eigenes Team Ihre Akten ab. Kleinere Mengen lassen wir per Kurier abholen.

Holen Sie auch im Umland von Schwerin ab?
Ja, in ganz Westmecklenburg, zum Beispiel in Wismar, Ludwigslust, Parchim oder Güstrow. Darüber hinaus holen wir bundesweit ab.

Wie sicher ist der Transport von Schwerin zu Ihnen?
Jede Verpackungseinheit wird protokolliert. Den Transport übernimmt unser eigenes Personal in Fahrzeugen mit GPS-Überwachung.

Was passiert, wenn wir während der Digitalisierung eine Akte brauchen?
Dann scannen wir diese Akte vorgezogen. Die Datei erhalten Sie innerhalb eines Arbeitstages.

Bekommen wir die Originale nach dem Scan zurück?
Ja, wenn Sie das wünschen. Wir können die Akten auch einlagern oder nach Ihrer Freigabe datenschutzgerecht vernichten lassen.