Scanservice Leipzig: Für öffentliche Verwaltung und Unternehmen

Seit mehr als 25 Jahren digitalisieren wir Akten, Belege, Dokumente und nahezu allen Unterlagen, die in Unternehmen und öffentlicher Verwaltung in Papierform anfallen. Als Ihr zuverlässiger Scandienstleister unterstützen wir Sie, Platz, Zeit und Kosten zu sparen. Lassen Sie sich von unserer Expertise überzeugen und nehmen Sie den ersten Schritt in Richtung eines effizienteren und nachhaltigeren Büroalltags.

Durch unseren professionellen Scanservice und digitale Archivierung, etablieren wir schlanke und effiziente Arbeitsabläufe für unsere Kunden in Leipzig. Sie finden Belege in Sekundenschnelle, anstatt endlose Suchen durchführen zu müssen, und behalten stets den Überblick.

Auch Aufbewahrungsfristen lassen sich mit Hilfe von Digitalisierung sicher und platzsparend umsetzen.

Für eine optimale Verwaltung Ihrer digitalen Akten, nehmen wir auf Wunsch umfassende Indizierungen der Unterlagen vor und klassifizieren nach Dokumententyp.

Darüber hinaus setzen wir rechtliche Anforderungen wie die GoBD mühelos um und gewährleisten maximale Sicherheit für Ihre digitalen Daten.

Wir bieten unseren erstklassigen Service nicht nur für Leipzig, sondern auch für die umliegenden Städte und Gemeinden wie Grimma, Leuna und Bitterfeld und das gesamte Bundesgebiet in Deutschland an.

Mit unserem Scanservice Leipzig bieten wir unseren Kunden den Scan nahezu aller Unterlagen und Dokumente, die in Papierform anfallen.

Dazu zählen unter anderem:

• Allgemeiner Korrespondenz und Schriftverkehr
• Rechnungen und Buchhaltung
• Verträge
• Bauakten
• Patientenakten
• Personalakten
• Technische Dokumentationen
• Prozessakten
• Insolvenzunterlagen

Auch die Digitalisierung großformatiger Dokumente, Pläne und Unterlagen bis DIN A0 gehört zu unserem Service:

• Zeichnungen
• Pläne
• Baupläne

Die Umstellung auf elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement bietet unschlagbare Vorteile:

• Platzersparnis: Bis zu 99% Prozent des Platzbedarfes analoger Aktenordner können eingespart werden
• Zeitersparnis: Ein schneller Datenzugriff sowie die Nutzung der Suchfunktion erhöhen die Produktivität massiv
• Kostenersparnis: Durch nicht mehr benötigten Lagerraum und geringeren Personalaufwand lassen sich Kosten drastisch senken
• Erhöhte Datensicherheit: Schutz vor physischen Einflüssen und Sicherheitsfunktionen (z.B. Backups und Zugriffskontrollen)
• Einfache Dokumentenverwaltung: Erfasste Metadaten und Kategorisierungen erleichtern die tägliche Arbeit

Die größten Vorteile der Digitalisierung Ihres Aktenarchivs entstehen durch die Anwendung einer Archivsoftware, in diesem Fall eines Dokumentenmanagement Systems (DMS). Dies ermöglicht Ihnen, digitale Dokumente zentral zu organisieren und ohne Medienbrüche mit anderen elektronischen Dateien wie Bildern oder Videos zu speichern.

Ein Dokumentenmanagement System (DMS) fördert die Kollaboration durch raschen und ortsunabhängigen Zugriff (z.B. Homeoffice oder Außendienst) und verbessert die Effizienz durch die nahtlose Integration und Optimierung von Arbeitsabläufen. Zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen gewährleisten eine mühelose Einhaltung der revisionssicheren GoBD-Richtlinien sowie der Datenschutzbestimmungen (DSGVO).

Unabhängig von Ihrer Software, erstellen wir Dateien, die in jedes gängige Dokumentenmanagement System (DMS) importiert werden können.

Falls Sie noch kein DMS einsetzen, stehen wir Ihnen als Partner der DocuWare Cloud gerne beratend zur Seite. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung im Umgang mit digitalen Dokumenten.

PDF-Archivierung

Trotz der Vorzüge eines DMS erweist sich auch die Archivierung digitalisierter Papierdokumente und Aktenordner als PDF-Datei als äußerst vorteilhaft. Insbesondere für selten genutzte Aktenbestände und Altarchive ist diese Methode mehr als ausreichend. Hierbei erstellen wir eine übersichtliche und intuitiv navigierbare Verzeichnisstruktur (Baumstruktur), die der Struktur Ihrer analogen Ordner entspricht.

Die jeweilige Dateibenennung erfolgt anhand der Informationen auf den Ordnerrücken, in den Inhaltsverzeichnissen, Registern und Trennlaschen. Selbst weniger erfahrene Nutzer können mühelos Recherchen durchführen und die gesuchten Belege schnell finden.

Wir berechnen die Preise für unseren Scanservice für Unternehmen in Leipzig auf Ordnerbasis. Die endgültigen Kosten für Ihren Scanauftrag pro Ordner sind von einer Reihe weiterer Faktoren abhängig, wie beispielsweise:

• Belegformate
• Zustand der Dokumente
• Anzahl der PDFs pro Ordner

Weiterführende Informationen zu Kosten und Angebotserstellung erfahren Sie auf in unseren FAQs zum Angebotsvergleich.

Eine kostenlose Probearchivierung bietet die einfachste Möglichkeit, den Aufwand für die Digitalisierung Ihres Aktenarchivs zu bemessen.

Nutzen Sie auch unseren Preisrechner für eine erste Einschätzung der Kosten.

Als deutschlandweit tätiger Scanservice-Anbieter zählen wir Unternehmen aus Wirtschaft, Industrie und Dienstleistungssektor sowie Behörden und öffentliche Verwaltung im gesamten Bundesgebiet zu unseren Kunden.

Auch im Raum Leipzig sind wir mit unserem Abholservice aktiv und scannen Akten für zahlreiche Unternehmen aus verschiedenen Branchen. Wir holen Ihre Aktenordner, Mappen und sämtlichen Geschäftsbelege gerne in den Stadtteilen Grohlis, Eutritzsch, Schönefeld, Sellerhausen, Stötterlitz, Schleußig oder Plagwitz sowie dem Zentrum von Leipzig ab. Wir sind im gesamten Stadtgebiet sowie umliegenden Kreisen und Gemeinden tätig. Auch in Grimma, Leuna, Bitterfeld oder Halle an der Saale können Sie auf uns zählen.