Scanservice Leipzig: Für öffentliche Verwaltung und Unternehmen

Seit mehr als 25 Jahren sind wir erfahren in der Digitalisierung von Aktenordnern, Geschäftsbelegen und nahezu allen Unterlagen, die in Unternehmen und öffentlicher Verwaltung in Papierform anfallen. Als Ihr zuverlässiger Partner begleiten wir Sie durch den gesamten Prozess – von der bequemen Abholung durch unseren hauseigenen Kurierdienst über den Scan bis hin zur sicheren Aktenvernichtung nach Datenschutzvorgaben.

Wir bieten unseren erstklassigen Service nicht nur für Leipzig, sondern auch für die umliegenden Städte und Gemeinden wie Grimma, Leuna und Bitterfeld und das gesamte Bundesgebiet in Deutschland an.

Unsere Kernkompetenzen:

• Akten scannen: Digitalisierung und elektronische Archivierung von Dokumenten, Belegen und sonstigen Unterlagen
• Archivierungsleistungen: Aktenlagerung, Vernichtung, Schadensakten unvm.
• Digitaler Posteingang: Wir scannen Ihren Posteingang auf täglicher Basis
• Dokumentenmanagement: Umfassende Beratung im Bereich DMS & DocuWare
• Kategorisierung nach Dokumententyp & Indexierung

Aktenordner unserer Kunden enthalten oftmals sensible und personenbezogene Daten. Datenschutz und -sicherheit haben für uns dabei bei allen angebotenen Dienstleistungen oberste Priorität. Als zertifizierter Scandienstleister nach ISO 9001:2015 arbeiten wir nach eigenem Sicherheitskonzept. Engmaschige Protokolle und Verfahrensdokumentationen sorgen für ein Höchstmaß an Nachvollziehbarkeit.

Die Erfüllung rechtlicher Anforderungen sowie Dokumentenechtheit garantieren wir mit dem DoC-Seal. Vorgaben nach GoBD und DSGVO werden umfassend erfüllt.

Im Laufe unserer langjährigen Geschäftstätigkeit haben wir eine große Anzahl an Akten, Ordnern und Dokumente gescannt. Diese praxiserprobte Expertise ermöglicht es uns, für jegliche Geschäftsbelege, die in Ihrem Unternehmen anfallen eine passgenaue Lösung zur Digitalisierung zu finden.

Für Kunden in Leipzig bieten wir unter anderem den Scan von:

• Allgemeiner Korrespondenz und Schriftverkehr
• Rechnungen und Buchhaltung
• Verträge
• Bauakten
• Patientenakten
• Personalakten
• Technische Dokumentationen
• Prozessakten
• Insolvenzunterlagen

Auch die Digitalisierung großformatiger Dokumente, Pläne und Unterlagen bis DIN A0 gehört zu unserem Service:

• Zeichnungen
• Pläne
• Baupläne

Die Umstellung auf elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement bietet unschlagbare Vorteile:

• Platzersparnis: Bis zu 99% Prozent des Platzbedarfes analoger Aktenordner können eingespart werden
• Zeitersparnis: Ein schneller Datenzugriff sowie die Nutzung der Suchfunktion erhöhen die Produktivität massiv
• Kostenersparnis: Durch nicht mehr benötigten Lagerraum und geringeren Personalaufwand lassen sich Kosten drastisch senken
• Erhöhte Datensicherheit: Schutz vor physischen Einflüssen und Sicherheitsfunktionen (z.B. Backups und Zugriffskontrollen)
• Einfache Dokumentenverwaltung: Erfasste Metadaten und Kategorisierungen erleichtern die tägliche Arbeit

Durch die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) wird die Zusammenarbeit durch schnellen und ortsunabhängigen Zugriff erleichtert. Dies gilt insbesondere für das Arbeiten im Homeoffice oder im Außendienst. Gleichzeitig wird die Effizienz gesteigert, da die Daten nahtlos in andere IT-Anwendungen wie ERP, ECM oder CRM integriert werden können.

Sicherheitsfunktionen des DMS wie Versionsverwaltung, Protokollierung und Zugriffsbeschränkungen sorgen dafür, dass die Einhaltung der GoBD-Richtlinien für revisionssichere Archivierung sowie der Datenschutzvorgaben gemäß der DSGVO mühelos gewährleistet werden.

Als langjähriger DocuWare Cloud Partner bieten wir Ihnen eine umfassende und erstklassige Beratung zur einfachen Implementierung eines der marktführenden und leistungsstärksten Dokumentenmanagementsysteme. Die DMS-Lösung von DocuWare setzt auf Cloud-Technologie, wodurch eigene Serverkapazitäten überflüssig werden.

Unseren Service bieten wir softwareunabhängig an und richten uns ganz nach den Anforderungen Ihres Dokumentenmanagement-Systems.

Selbst wenn Sie (noch) keine Software für die elektronische Verwaltung Ihrer Akten verwenden, bietet die Archivierung als Verzeichnisstruktur mit vollständig indizierten PDF-Dateien klare Vorteile. Wir gestalten eine gut strukturierte und intuitiv navigierbare Baumstruktur, die der Organisationsweise Ihres analogen Archivs entspricht.

Die Benennung der individuellen Dateien erfolgt unter Berücksichtigung der Daten von Ordnerrücken, Inhaltsverzeichnissen, Registern und Trennlaschen. Selbst Anwender ohne Vorkenntnisse können mühelos und rasch nach Dokumenten suchen und die gesuchten Unterlagen anzeigen lassen.

Ein PDF-Archiv ist insbesondere für das Digitalisieren von Altarchiven und Akte, welche nur selten genutzt werden sinnvoll. Wenn man sie doch benötigt, lassen sich alle Informationen schnell finden, die Ordner nehmen aber keinen kostbaren Platz weg.

Wir berechnen die Preise für das Scannen und Digitalisieren für Leipzig auf Ordnerbasis, da dies die transparenteste und fairste Abrechnungsart darstellt. Die endgültigen Kosten für Ihren Scanauftrag sind von einer Reihe weiterer Faktoren abhängig. Weiterführende Informationen zu Kosten und Angebotserstellung erfahren Sie auf in unseren FAQs zum Angebotsvergleich.

Eine kostenlose Probearchivierung bietet die einfachste Möglichkeit, den Aufwand für die Digitalisierung Ihres Aktenarchivs zu bemessen. Pro Belegart scannen wir dafür einen Probeordner oder alternativ einen Querschnitt Ihrer Belege. So können wir uns optimal auf die Eigenheiten Ihrer Ordner und Dokumente einstellen und Ihnen das Endergebnis präsentieren. Änderungswünsche und Anpassungen können dann gerne besprochen werden. Testordner erhalten Sie nach dem Scan zurück.

Nutzen Sie auch unseren Preisrechner für eine erste Einschätzung der Kosten für unseren Service für Kunden in Leipzig.

Als deutschlandweit tätiger Scanservice-Anbieter zählen wir Unternehmen aus Wirtschaft, Industrie und Dienstleistungssektor sowie Behörden und öffentliche Verwaltung im gesamten Bundesgebiet zu unseren Kunden.

Auch im Raum Leipzig sind wir mit unserem Abholservice aktiv und scannen Akten für zahlreiche Unternehmen aus verschiedenen Branchen. Wir holen Ihre Aktenordner, Mappen und sämtlichen Geschäftsbelege gerne in den Stadtteilen Grohlis, Eutritzsch, Schönefeld, Sellerhausen, Stötterlitz, Schleußig oder Plagwitz sowie dem Zentrum von Leipzig ab. Wir sind im gesamten Stadtgebiet sowie umliegenden Kreisen und Gemeinden tätig. Auch in Grimma, Leuna, Bitterfeld oder Halle an der Saale können Sie auf uns zählen.