Scanservice Rostock

Seit mehr als 25 Jahren tragen unsere hochwertigen Scandienstleistungen dazu bei, Ihren Büroalltag effizienter, umweltfreundlicher und kostensparender zu gestalten. Die Archivierung Ihrer geschäftlichen Unterlagen sowie sämtlicher Papierdokumente ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen, verbessert das Zeitmanagement und verringert den benötigten Platz für die Verwaltung Ihrer Akten.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen erstreckt sich bis zu 10 Jahre. Die digitale Archivierung von Akten erleichtert die Einhaltung dieser Pflicht, stärkt die Datensicherheit und den Datenschutz, und trägt nachhaltig zur Reduzierung des Ressourcenverbrauchs im Büro bei.

Unser Scanservice für Rostock bietet Ihnen ein umfassendes Leistungsangebot zur Digitalisierung Ihrer Akten – hierbei brauchen Sie sich um nichts zu kümmern. Auf Anfrage holen wir Ihre gesamten Aktenbestände direkt vor Ort ab (ab etwa 100 Ordnern) und kümmern uns um die fachgerechte Aktenvernichtung gemäß den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Als Alternative können Ihre Akten auch langfristig in unserem sicheren externen Lager aufbewahrt werden.

Als Full-Service-Scandienstleister entwickeln wir individuelle Scan-Lösungen, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.

Unser Service für Kunden in Rostock umfasst sämtliche Anwendungsbereiche und zeichnet sich durch hohe Qualität und erstklassigen Kundenservice aus.

Wir haben uns auf die Digitalisierung vollständiger Archive spezialisiert und bieten zudem tägliche Dienstleistungen zur Digitalisierung an.

Scanservice für die digitale Akte

Um die Einführung digitaler Akten zu ermöglichen, führen wir die Digitalisierung Ihrer gesamten Aktenbestände durch und erstellen eine PDF-Datei pro Vorgang. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Unterlagen nach Dokumententyp zu klassifizieren.

Digitaler Posteingang

Optimieren Sie Ihre tägliche Postbearbeitung durch die Digitalisierung und integrieren Sie eingehende Dokumente direkt in Ihre Arbeitsabläufe. Dies stellt insbesondere bei der Rechnungsverarbeitung eine effiziente Lösung dar.

Großformate

Mithilfe von hochwertigen Durchzugsscannern bieten wir die Digitalisierung von Großformaten wie Plänen, Zeichnungen oder Karten bis zum Format DIN A0 an. Selbst Mischordner mit verschiedenen Formaten (DIN A7 bis DIN A0) lassen sich problemlos scannen.

Dokumentenmanagement

Als Partner von DocuWare Cloud stehen wir Ihnen beratend und unterstützend zur Seite, wenn Sie eines der funktionalsten Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) auf dem Markt einführen möchten.

Schadensakten

Wurden Ihre Akten durch Wasserschaden oder Brand beeinträchtigt? Wir schützen wichtige Informationen vor Verlust und können sogar teilweise stark beschädigte Dokumente wiederherstellen. Physisch beschädigte Schadensakten sind oft kaum noch nutzbar, daher ist eine vorbeugende Digitalisierung empfehlenswert.

Digitalisierung bei Insolvenz

Selbst nach der Insolvenz eines Unternehmens ist die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen weiterhin erforderlich. Zusätzlich ermöglicht die Digitalisierung von Insolvenzakten die inhaltliche Analyse mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI). Dies gilt gleichermaßen für Situationen wie Liquidation oder die Übernahme von Unternehmen.

Aktenvernichtung

Im Zuge des ersetzenden Scannens können digitalisierte Aktenordner gemäß den Datenschutzanforderungen nach ISO 66399 vernichtet werden. In Zusammenarbeit mit unseren Partnerunternehmen bieten wir Ihnen die Möglichkeit zur Aktenvernichtung oder alternativ zur externen Langzeitlagerung Ihrer Archivbestände an.

 

Aufgrund unserer langjährigen Unternehmenspraxis verfügen wir über umfassende Erfahrung in der Digitalisierung nahezu aller Arten von Akten und Belegen für die elektronische Aktenführung.

Wir zeichnen uns durch besondere Fachkenntnisse in folgenden Bereichen aus:

• Personalakten
• Mieterakten
• Bauakten

Wir sind vertraut mit nahezu allen Belegarten:

• Rechnungen & Quittungen
• Medizinische Dokumente
• Lieferscheine
• Schriftverkehr & Korrespondenz
• Prozessakten
• Technische Dokumente
• Insolvenzakten
• Kundenakten
• Kreditakten
• Kontoauszüge
• jegliche Art von Plänen

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) maximiert die Vorteile des Wechsels zur digitalen Archivierung. Gescannte Dokumente werden nahtlos zusammen mit elektronisch erstellten Dateien wie Bildern, Videos und E-Rechnungen in einem zentralen Dokumentenpool gespeichert - komplett medienbruchfrei.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert die Zusammenarbeit durch schnellen und ortsunabhängigen Zugriff (zum Beispiel im Homeoffice oder im Außendienst) und steigert die Effizienz durch die Integration und Optimierung von Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen.

Durch spezielle Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen wird sichergestellt, dass die revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD-Richtlinien und den Datenschutzbestimmungen (DSGVO) reibungslos umgesetzt wird.

Wir arbeiten softwareunabhängig und erstellen Importdateien für jedes gängige Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Informationen schnell finden

Durch genaue Datenabfragen im digitalen Archiv können Sie Belege und Unterlagen in wenigen Sekunden anzeigen lassen. Eine schnelle Auffindbarkeit wird gewährleistet, indem wir nach Ihren Vorgaben Schlagwörter (Indizes) und Indexfelder wie Rechnungsnummern, Absender, Artikelnummern oder Belegdatum erfassen.

Für eine digitale Aktenführung (e-Akte für Behörden) erstellen wir ein pro Vorgang eine PDF-Datei und klassifizieren Unterlagen nach Dokumententypen.

Unser Scanservice Rostock bietet umfassende Rechts- und Revisionssicherheit gemäß den Richtlinien der GoBD. Wir erstellen eine Verfahrensdokumentation, um sicherzustellen, dass Sie optimal auf bevorstehende Finanz- und Wirtschaftsprüfungen vorbereitet sind. Der gesamte Prozess, angefangen bei der Digitalisierung bis hin zur Archivierung, wird präzise gemäß den Anforderungen unseres Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015 durchgeführt.

Der Schutz sensibler personenbezogener Daten hat für uns oberste Priorität. Unsere Scanaufträge werden stets im Einklang mit den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt.

• Verschwiegenheitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement)
• Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV)
• Zertifizierte Datenschutzbeauftrage

Weitere Informationen stehen Ihnen auf unserer Themenseite Sicherheit und Datenschutz zur Verfügung.

Die Abrechnung unseres Scanservices erfolgt auf Ordnerbasis. Der Preis pro Ordner wird anhand des Umfangs der gewünschten Leistungen ermittelt.

Dazu zählen z.B.

• Abholung der Akten
• Aufwand zur Belegaufbereitung (einheitliches Format oder Mischordner?)
• Indizierung/Klassifizierung
• Art der Dokumententrennung?

Die genaue Kostenermittlung für Ihren Scanauftrag wird am besten durch die Erstellung eines maßgeschneiderten Angebots und eine ausführliche Beratung durch unser Vertriebsteam erreicht.

Wir bieten jedem Kunden die Möglichkeit einer kostenlosen Probearchivierung an.

Nutzen Sie ebenfalls gerne unseren Preisrechner.

Unser Scanservice für die Hansestadt Rostock und Umgebung hat bereits viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen von unseren Dienstleistungen und Produkten im Bereich Digitalisierung und Archivierung überzeugt.

Ob Sie nur bestimmte Ordner digitalisieren lassen möchten oder das gesamte Archiv Ihres Unternehmens – mit unserem Scandienst sparen Sie Zeit, Kosten und Platz.