Aktenornder Digitalisieren

Aktenordner Digitalisieren

Aktenarchivierung : Durch Digitalisieren Platz & Zeit sparen

 

Sie möchten Ihre Aktenordner Digitalisieren und Scannen um Platz zu sparen?

 

Oder hat der Verwaltungsaufwand für die Ablage zugenommen das Sie mit dem Digitalen Archiv Kosten sparen möchten?

 

Unser Scanservice für Akten, Ordner und Dokumente bietet beides: eine Optimierung der Aktenablage und eine Platzersparnis von bis zu 99%.

Der Start in das papierlose Büro

 

Unabhängig davon ob Sie ganz neu mit der Digitalisierung Ihrer Aktenordner und Belege beginnen, oder bereits ein DMS (Siehe Seite: Dokumentenmanagementsystem) im Einsatz haben, wir besprechen gemeinsam mit Ihnen welche Lösung für Ihren Start in das papierloses Büro ideal ist.

Elektronisch Archivieren und Scannen ist mit uns ganz einfach.

Wir scannen und digitalisieren mittels Hochleistungs-Scanner alle  Papiere und Unterlagen die in einem Unternehmen anfallen. Angefangen bei der Buchhaltung die 10 Jahre aufbewahrt werden muss, bis hin zu Zeichnungen und Pläne im Format bis DIN-A0. Unser Scanservice hilft Ihnen nicht nur bei der Aktenordner Digitalisierung und Archivierung, mit uns starten Sie auch Ihr papierloses Büro.

Sparen Sie Platz und Zeit durch Digitale Akten und Dokumente.

Nicht immer muss in teure Software investiert werden, die einfachste Lösung um mit digitalen Aktenordnern arbeiten zu können haben auch Sie sicherlich schon installiert: Den ADOBE PDF Reader.

Aktenordner Digitalisieren als PDF

Aktenordner Digitalisieren im PDF Format

Wenn das Papier sich im Büro stapelt, spart die Elektronische Ablage Zeit, Platz und Kosten.

Wir digitalisieren / Scannen Ihre Aktenordner in Farbe oder Schwarz/Weiß und speichern diese als vollindizierte PDF-Dateien. Vollindiziert bedeutet, wir speichern in jeder PDF Datei eine sog. Texterkennung (OCR) die es Ihnen ermöglicht innerhalb der Dateien nach einzelnen Stichworten und Daten zu suchen.

Die PDF-Dateien sind nach deren Inhalt eindeutig benannt und in einer individuell auf Ihre Bedürfnisse angepassten digitalen Struktur gespeichert. Wir orientieren uns dabei an Ihrer bisherigen Ablagestruktur Ihrer Akten & Ordner und bilden diese digital 1:1 durch einen Verzeichnisbaum ab.

Eine solche Struktur beinhaltet meist den Jahrgang, die Belegart, Betreff-Daten und individuelle Dokumentennamen. Also alle Daten, die wir anhand des Ordnerrückens und der Dokumente klar identifizieren und übernehmen können.

Diese eindeutigen Suchbegriffe und klare Strukturen ermöglichen es jedem Benutzer später die gewünschten Dokumente innerhalb von Sekunden zu finden. Das alles mit maximaler Platzersparnis, bis zu 400 Aktenordner Digitalisieren und Archivieren wir auf einer DVD. Das schafft Platz im Büro und Archiv.

Wir Digitalisieren u.a. folgende Belegarten:

  • Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Buchhaltungsunterlagen
  • Lieferscheine & Zollpapiere
  • Personalunterlagen
  • Vertragsdokumente
  • Technische Dokumentationen
  • uvm.

Wir Digitalisieren und Scannen Ihre Aktenordner streng nach gesetzlichen Vorgaben: Revisionssicher und auf Basis einer Verfahrensdokumentation die wir Ihnen ebenfalls gerne zur Verfügung stellen. Datenschutz und Verschwiegenheit sichern wir Ihnen über die entsprechenden Vereinbarungen im Vorfeld schriftlich zu.

Wir bieten Ihnen den kompletten Prozess zur Aktenarchivierung. In dem Preis von 14-18€ pro Digitalisiertem Aktenordner sind folgende Positionen bereits inklusive:

  • Verpackung und Transport der Aktenordner
  • Zwischenlagerung in unserem Sicherheits-Aktenlager inkl. Scan-on-demand
  • Belegaufbereitung / Belegvorbereitung
  • Scan / Digitalisierung mit einer Auflösung von 200DPI bis 600DPI
  • Schwarz/Weiß oder Farbscans
  • Datenerfassung der relevanten Suchbegriffe
  • Aufbau der Digitalen Archivstruktur
  • Ausgabe/Archivierung als PDF/A Dateien
  • Texterkennung (OCR/ICR)
  • Ausgabe auf Datenträger oder Online-Server
  • Abschließende Aktenvernichtung oder wahlweise Rücklieferung der Originale

Anhand einer kostenlosen Probearchivierung von einem Ordner pro Belegart, den wir kostenlos scannen, berechnen wir den exakten Preis pro Aktenordner. Je nachdem wie viele Ordner im Auftragsfall digitalisiert werden sollen, gewähren wir entsprechende Mengenrabatte.

Für ein konkretes Angebit nutzen Sie gerne unseren Preisrechner

Wenn Sie bereits ein Archivsystem (DMS) im Einsatz haben für das wir Ihre Akten Digitalisieren sollen, so liefern wir Ihnen die Importstruktur, welche Ihr System benötigt um die digitalen Dokumente Vollverschlagwortet importieren zu können.

Wir verfügen über eine Scanleistung die es uns ermöglicht bis zu 200 Aktenordner pro Tag zu Digitalisieren, nennen Sie uns einfach Ihren Wunschtermin zur Auflösung Ihres Bestandsarchives.

Für Fragen zu Aktenarchivierung, das papierlose Büro oder Angebotswünsche freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

 

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