Aktenordner scannen lassen

Wir scannen Ihre Aktenordner komplett. DSGVO- & GOBD-konform.

• Bis zu 99 % Platzersparnis durch vollständige Digitalisierung
• Durchsuchbare PDFs dank OCR
• Revisionssicher inkl. Verfahrensdokumentation
• Deutschlandweite Abholung mit eigenem Personal
• Flexible Übergabe als PDF/A per SFTP oder Datenträger
• KI-ready Daten auf Wunsch

Genauere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Aktenordner mit KI finden Sie auf unserer Infoseite Akten KI-ready.

Ob Buchhaltung, Personalabteilung oder Bauprojekt: Wir scannen Aktenordner aus allen Bereichen Ihres Unternehmens.

Häufig digitalisieren wir zum Beispiel:

• Rechnungen
• Kontoauszüge
• Verträge
• Personalakten
• Versicherungsunterlagen
• Bauakten
• Mieterakten
• Patientenakten
• Verwaltungsakten für Behörden

Auch Mischordner sind kein Problem. Pläne und Zeichnungen bis DIN A0 (Breite bis 1,50 m) sortieren wir vorab aus, scannen sie auf eigenen Großformatscannern und ordnen sie danach wieder an der richtigen Stelle ein.

Mehr Informationen: Großformate scannen.

Wie Sie die Daten erhalten, entscheiden Sie selbst. Ob Sie mit einem DMS arbeiten oder eine übersichtliche PDF-Ablage möchten: Wir liefern das passende Format.

Mit Dokumentenmanagement-System (DMS):

Wir stimmen vorab mit Ihnen ab, welche Indexdaten Ihr System braucht, zum Beispiel Belegart, Datum oder Rechnungsnummer. Zu jedem Scan erstellen wir die passende Importdatei, etwa als CSV, XML oder JSON. Wir arbeiten softwareunabhängig. Ein direkter Import per API ist ebenfalls möglich.

Ohne DMS:

Wir legen Ihre Akten als durchsuchbare PDFs in einer Ordnerstruktur ab, die Ihre bisherige Ablage nachbildet. Aus Ordnerrücken werden Verzeichnisse, aus Registern Unterordner. So finden sich alle sofort zurecht, und zum Öffnen genügt ein PDF-Programm.

Formate und Übergabe:

Standard ist PDF/A, das Format für die Langzeitarchivierung. Auf Wunsch liefern wir auch TIF, JPG oder Rohtext. Für KI-Anwendungen erhalten Sie Ihre Akten zusätzlich als JSON oder Markdown.

Die fertigen Daten stellen wir Ihnen über unseren gesicherten SFTP-Server bereit.

 

1

SCHRITT 1

Angebot & Probearchivierung

Wir digitalisieren vorab kostenlos einen Ordner pro Belegart. So sehen Sie das Ergebnis, bevor Sie sich entscheiden.

2

SCHRITT 2

Abholung und Transport

Ab ca. 100 Ordnern holt unser eigenes Personal Ihre Akten in GPS-überwachten Fahrzeugen bei Ihnen ab. Kleinere Mengen kommen per Kurier.

3

SCHRITT 3

Frühe Erfassung: Protokollierung

Jeder Ordner wird erfasst, das Protokoll können Sie einsehen. Brauchen Sie eine Akte früher: Scan-on-Demand innerhalb eines Arbeitstages.

4

SCHRITT 4

Belegaufbereitung

Wir entfernen Heftungen, glätten Knicke und sortieren vor. Jedes Dokument wird für die spätere Trennung markiert.

5

SCHRITT 5

Scan

Bis zu 300.000 Blatt pro Tag auf Produktionsscannern. Pläne scannen wir auf eigenen A0-Scannern bis 1,50 m Breite.

6

SCHRITT 6

Indexierung / Datenerfassung

Wir erfassen Suchbegriffe wie Rechnungsnummer, Aktenzeichen oder Datum. Die Texterkennung (OCR) macht alles im Volltext durchsuchbar.

7

SCHRITT 7

Datenausgabe / Speicherformate

Standard ist PDF/A. Für Ihr DMS liefern wir Importdaten als CSV, XLS, XML oder JSON.

8

SCHRITT 8

Aktenvernichtung

Erst nach Ihrer Freigabe vernichten wir die Originale nach DIN 66399. Alternativ lagern wir sie ein oder liefern sie zurück.

 

Den ausführlichen Ablauf sehen Sie in unserer Videoreihe Aktenordner digitalisieren im Detail.

Zu den Videos

In vielen Fällen dürfen digitalisierte Unterlagen die Papierordner ersetzen. Voraussetzung ist, dass die Dateien unveränderbar archiviert werden und der Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Einige Unterlagen müssen trotzdem im Original bleiben, zum Beispiel Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen.

Was wir dafür tun:

• Jeder Schritt beim Scannen wird dokumentiert. Dabei orientieren wir uns an den Anforderungen der TR-RESISCAN und schaffen wichtige Voraussetzungen für das ersetzende Scannen.
• Ihre Dokumente erhalten Sie als PDF/A, ein Format, das sich nachträglich nicht unbemerkt verändern lässt.
• Auf Wunsch erstellen wir die Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Was mit Ihren Originalen passiert:

Nach dem Scan bleiben Ihre Ordner mindestens vier Wochen bei uns eingelagert. So können Sie die Daten in Ruhe prüfen. Danach entscheiden Sie: Wir lagern die Akten weiter ein, liefern sie zurück oder lassen sie über unseren Partner nach DIN 66399 vernichten, mit Vernichtungszertifikat. Vernichtet wird nur nach Ihrer schriftlichen Freigabe.

In Aktenordnern stecken Verträge, Personaldaten und Kundeninformationen. Deshalb arbeiten wir nach einem eigenen Sicherheitskonzept, das Ihre Unterlagen vom Abholen bis zur Übergabe schützt:

• Vertrag: Vor Auftragsbeginn schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Unser Datenschutzbeauftragter begleitet jeden Auftrag.
• Transport: Auf Wunsch holen wir Ihre Aktenordner mit eigenem Personal und GPS-überwachten Fahrzeugen bei Ihnen ab.
• Scanzentrum: Zutritt haben nur berechtigte Mitarbeiter, die Zugänge sind videoüberwacht. Bis zum Scan lagern Ihre Akten in unserem Sicherheitsaktenlager.
• Mitarbeiter: Alle sind schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
• Qualität: Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015
• Cybersicherheit: ISO 27001 in Progress

Einen Aktenordner zu digitalisieren kostet bei uns ab 23 €. Wie viel es genau wird, hängt vor allem von drei Dingen ab:

• Zustand der Akten: Viele Heftungen, Haftnotizen oder dünnes Papier bedeuten mehr Aufbereitung.
• Indexierung: Je mehr Suchbegriffe wir pro Dokument erfassen, desto höher der Aufwand.
• Großformate: Pläne und Zeichnungen werden auf eigenen Scannern digitalisiert.

Eine erste Schätzung gibt Ihnen unser Preisrechner.

Für ein verbindliches Angebot digitalisieren wir vorab kostenlos einen Ordner. So sehen Sie das Ergebnis und kennen den Preis, bevor Sie sich entscheiden.

Was ist, wenn ich während der Digitalisierung einen Ordner brauche?

Dann scannen wir ihn vorab. Mit Scan on Demand erhalten Sie die Datei innerhalb eines Arbeitstages.

Scannen Sie auch Hängemappen und Ringbücher?

Ja. Neben Aktenordnern digitalisieren wir auch Hängemappen, Ringbuchordner oder gebündelte Unterlagen.

In welcher Qualität wird gescannt?

Standard ist Farbe mit 200 DPI, bei älteren oder schwachen Vorlagen 300 DPI. Höhere Auflösungen sind auf Wunsch möglich. Ob Farbe oder Schwarz-Weiß, der Preis bleibt gleich.

Holen Sie die Akten vor Ort ab?

Ja, ab einer Menge von 100 Aktenordnern holen wir Ihre Unterlagen mit eigenem Personal und Fahrzeugen vor Ort ab. Aktenabholungen sind im gesamten Bundesgebiet, Österreich, Schweiz sowie europäischen Nachbarländern möglich. Sie erhalten ein Protokoll der Aktenabholung.

Kleinere Mengen finden Ihren Weg per Kurier zu uns.

Gibt es eine Mindestmenge für die Digitalisierung meiner Ordner?

Nein, wir scannen auch kleine Bestände oder einzelne Aktenordner. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit, holen wir erst ab 100 Ordnern beim Kunden vor Ort ab.