Ordner Scannen lassen

Die Gründe um unseren Scanservice zu beauftragen können unterschiedlich sein:

Mit unserem Scanservice übernehmen den Full-Service für die Digitale Archivierung Ihrer Ordner und Dokumente. Unsere Leistungen beinhalten dabei IMMER alle Tätigkeiten die notwendig sind um Ihre Akten und Ordner digital zu archivieren. 

Wir Scannen & Digitalisieren unter Anderem folgende Aktenordner & Belegarten für Sie ein:

Was kostet es einen Ordner Scannen zu lassen?

Zunächst einmal ermitteln wir einen exakten Aufwand und somit Preis, der notwendig ist um Ihre Ordner komplett Scannen zu lassen. Wir ermitteln einen Durchschnittspreis pro Ordner für die vollständige Digitalisierung. Dies tun wir entweder anhand einer Sichtung Ihres Archivs oder einzelner Akten vor Ort, oder idealerweise auch anhand einer kostenlosen Probearchivierung.

Für eine kostenlose Probearchivierung benötigen wir 1-2 Ordner pro Belegart/Dokumententyp. Diese archivieren und Digitalisieren wir nach Absprache mit Ihnen.

Welche Suchkriterien sind nötig um die Digitalen Dokumente & Ordner später wieder zu finden?

Benötigen Sie eine Texterkennung?

Haben Sie bereits ein Dokumenten Management System (DMS) in das Sie die gescannten Ordner importieren möchten?

In welchem Modus (Farbe / Schwarz-Weiß) sollen die Dokumente gescannt werden?

Alle diese Fragen und noch wenige weitere klären wir innerhalb kürzester Zeit mit Ihnen im Vorfeld, und bearbeiten erstellen Ihnen eine entsprechende Probearchivierung und ein detailliertes Angebot.

Die Unterlagen einer Probearchivierung erhalten als Digitale Daten Sie per DVD oder zum Download bereitgestellt.

Der Preise für das Scannen eines Ordners liegen erfahrungsgemäß zwischen 17€ bis 22€

In diesem Preis sind alle Leistungen für die Digitalisierung Ihrer Unterlagen inbegriffen.

Wie läuft das Scannen der Akten & Ordner im Scanservice ab?

Als Scandienstleister kümmern wir uns um alle Arbeitsschritte die notwendig sind, um Ihre Ordner zu Scannen und Digital zu archivieren. Aus den folgenden Leistungen kalkulieren wir einen Preis pro Ordner.

Es beginnt mit der Ordner Abholung:

Wir kommen mit eigenem Personal und KFZ und verpacken Ihre Ordner vor  Ort in Ihrem Unternehmen. Wir bringen alle Materialien mit die notwendig sind. Wir protokollieren exakt welche Ordner wir in welchen Behältnissen verpacken, um eine lückenlose Archivierung gleich von Beginn an gewährleisten zu können.

Wir lagern Ihre Ordner zunächst ein, wenn Sie Ordner benötigen, können wir diese zeitnah Scannen: Wir nenne dies Scan on Demand

Das Archiv muss schnell und komplett geleert werden? Dann lagern wir auch größere ordnermengen umgehend nach der Verpackung und den Transport in unser Scanzentrum in unserem Sicherheits-Aktenlager ein. Durch die dokumentierte Verpackung sind wir von dem Moment an jederzeit in der Lage Ihnen dringend benötigte Dokumente und Ordner vor dem Scannen umgehend zur Verfügung zu stellen.

Auch wenn Die Ordner & Dokumente nicht mehr in Ihrem Unternehmen sind, haben Sie jederzeit schnell Zugriff auf Informationen die wir Ihnen sofort nach Eingang Ihrer Anfrage Digital zustellen. Wir nennen dies Scan-on-Demand.

Selbstverständlich gehört es zu unserem Service, das wir Ihre Ordner und Belege für den Scanvorgang vorbereiten. Dies ist in der Regel der aufwendigste Arbeitsschritt beim Digitalisieren. Hierbei entfernen wir aus den Seiten alle Heftungen wie Büroklammern, Tackernadeln und weitere störende Umstände wie Risse und Falten. Haftnotizen wie PostIt kleben wir auf Rückseiten oder auf leere A4 Seiten. Und wenn nötig sortieren wir die Belege und Ordner nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien vor.

Nach der Belegaufbereitung folgt das eigentliche Digitalisieren, die Einzelseiten werden mittels Hochleistungsscannern in Paketen zu 500 Blatt (1.000 Seiten) gescannt. Wir setzen ausschließlich Scanner der neuesten Genration ein. Vorder- und Rückseite werden gleichzeitig gescannt, wobei leere Rückseiten gelöscht werden. Ob Sie Schwarz/Weiße Digitale Kopien oder Farbscans benötigen spielt preislich keine Rolle, wir berechnen einheitlich pro Scan. Außerdem sorgen unsere Scanner durch modernste Technik dafür das Doppelscans ausgeschlossen sind, und die Digitalen Dokumente immer in LESERICHTUNG gespeichert werden.

Wir bieten Auflösungen von 100 DPI bis 600 DPI. Im Einzugsverfahren werden Seiten Formate von DIN-A7 über DIN-A4 bis DIN-A3 gescannt. Formate ab DIN-A2 bis DIN-A0 werden an separaten Großformatscannern verarbeitet.

Nach dem Scannen und digitalisieren erfassen wir zu jedem Dokument & Vorgang die Suchbegriffe, die Sie benötigen um Ihre Digitalen Ordner schnell und einfach recherchieren und Finden zu können.

Für eine zuverlässige Archivierung benötigen Sie zu jedem Dokument eindeutige, 100% korrekte Indizes, dies leifert unserer ERfahrung nach nur eine manuelle Erfassung, OCR (Texterkennung) kommt an dieser Stelle nur für die Schlagwörter zum Einsatz.

Einen Großteil dieser Suchbegriffe, wie Jahrgang, Belegart und Firma erfassen wir anhand des Ordnerrückens. Weitere Kriterien bilden wir entweder pro Vorgang (Rechnungsnummer, Datum usw.) oder anhand der vorhandenen Register/Trenner des Ordners, wie fortlaufend nummerierte Trennungen oder A-Z Register.

Die fertig Digitalisierten Ordner und Dokumente werden durch unseren Qualitätsbeauftragten abschließend intensiv kontrolliert, anhand von Stichproben wird der Scan überprüft. Danach werden Sie in dem Format gespeichert das Sie benötigen. Entweder setzen Sie bereits ein Dokumenten Management ein, und wir liefern Ihnen die Daten (Indexbegriffe & Scanbilder) in dem Format das zum Import nötig ist, oder wir erstellen Ihnen eine übersichtliche und leicht zu bedienende PDF Verzeichnisstruktur.

Eine PDF Verzeichnisstruktur wird auf Basis der bisherigen Ablage konzipiert, und richtet sich meist nach Belegart, Jahr und Betreff. Jeder ungeübte Benutzer kann sich schnell und leicht darin zurechtfinden und benötigte Dokumente und Informationen schnell Finden

Neben den Suchbegriffen (Index Daten) die wir in der Datenerfassung anhand der Dokumente und der Ordnerbeschriftung erfasst haben, liefern wir zu jedem gescannten Ordner und Belege auch eine Volltexterkennung (OCR) in der PDF Datei, so das auch nach einzelnen Begriffen, Stichworten oder Daten gesucht werden kann.

Nach der Übergabe der Digitalen Daten und Dokumente auf Datenträger an Sie, verwahren wir die Original Unterlagen noch mind. 4 Wochen in unserem Aktenlager, oder auf Wunsch und gegen Berechnung auch noch länger. Wenn Sie das Ergebnis unseres Scanservice kontrolliert haben, übernehmen wir nach schriftlicher Freigabe ebenfalls die Vernichtung der Originale und Aktenordner für Sie. Auf Wunsch können sie die leeren Aktenordner aber auch zur weiteren Verwendung zurück erhalten.

Abschließend erhalten Sie ein entsprechendes Zertifikat über die erfolgreiche Entsorgung und Aktenvernichtung nach DIN 66399.  

Zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht und weiterer Rechtlicher Grundlagen zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen hat der Gesetzgeber mittlerweile hinreichende Vorgaben gemacht, die eine Digitalisierung und abschließende Vernichtung der Originale ermöglichen.

Mit dem offiziellen Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 8.März 2003 wurde durch §147 Abs.1 Nr.4a jedem Steuerpflichtigem die Erleichterung genehmigt, Aufbewahrungspflichtige Unterlagen auch bildlich (digital) auf Datenträger zu speichern. Ausnahme sind amtliche Urkunden wie Bescheinigungen, Zeugnisse und Genehmigungen.

Wir garantieren Ihnen mit unserem Scan- und Archivierungsservice die 100% Einhaltung dieser Vorgaben, wie Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit und vor allem auch Vollständigkeit. Dazu bieten wir Ihnen bei Interesse und Bedarf auch die Erstellung einer entsprechenden Verfahrensdokumentation an.

Zahlreiche Kunden aus ganz Deutschland, von Hamburg bis Münch en, Stuttgart, Berlin und Dortmund vertrauen seit mehr als 20 Jahren auf unseren verlässlichen Scanservice, um Ihre Ordner scannen zu lassen.

Für ein individuelles Angebot nutzen Sie gerne unseren Preisrechner oder rufen Sie uns an.

Wir übernehmen auch Scanaufträge für Mengen von 1-50 Ordner, lesen Sie hierzu gerne unsere weiteren Informationen