Scanservice Erfurt

Seit mehr als 25 Jahren unterstützen wir mit erstklassigen Scanservices Kunden aus Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung bei der Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements. Unser Ziel ist es Ihre Abläufe effizienter, nachhaltiger und kostengünstiger zu gestalten.

Durch die digitale Archivierung Ihrer geschäftlichen Unterlagen und sämtlicher Papierdokumente können erhebliche Kosten eingespart, das Zeitmanagement verbessert und der benötigte Platz für die Verwaltung Ihrer Akten reduziert werden.

Geschäftsunterlagen müssen zudem bis zu 10 Jahren sicher aufbewahrt werden. Die elektronische (Langzeit-)Speicherung von Akten und Dokumenten erleichtert die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht bei minimalem Platzaufwand und maximaler Datensicherheit.

Unser Scanservice für Kunden in Erfurt bietet ein umfassendes Leistungspaket zur Digitalisierung Ihrer Akten an, bei dem Sie sich um nichts kümmern müssen. Auf Anfrage holen wir Ihre gesamten Aktenbestände direkt vor Ort ab (ab etwa 100 Ordnern) und führen eine fachgerechte Aktenvernichtung gemäß den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) durch oder lagern Sie in unserem Sicherheitslager ein.

Scanservice - digitale Aktenführung

Scannen Ihrer Akten und elektronische Archivierung.

Digitaler Posteingang

Wir scannen Ihre tägliche Eingangspost

Großformate

Digitalisierung von Großformaten bis A0 (z.B. Pläne oder Zeichnungen)

Dokumentenmanagement

Dokumente verwalten mit Docuware (Cloud)

Schadensakten

Rettung beschädigter Akten

Digitalisierung bei Insolvenz

Digitalisierung für die Dokumentenaufbewahrung nach Insolvenz

Aktenvernichtung

Vernichtung gemäß Datenschutzanforderungen nach ISO 66399

Aus langjähriger Erfahrung bringen wir ein breites Know-how in der Digitalisierung nahezu aller Arten von Akten und Belegen für die digitale Aktenführung mit.

Unsere Expertise erstreckt sich insbesondere auf folgende Fachgebiete:

• Personalakten
• Mieterakten
• Bauakten

Für die Nutzung digitaler Akten (e-Akte für Behörden) erstellen wir ein pro Vorgang eine PDF-Datei und klassifizieren Unterlagen nach Dokumententypen.

Zudem sind wir vertraut mit nahezu allen Belegarten:

• Rechnungen & Quittungen
• Medizinische Dokumente
• Schriftverkehr & Korrespondenz
• Prozessakten
• Technische Dokumente
• Kfz-Akten
• Insolvenzakten
• Kundenakten
• Kreditakten
• Bauakten
• Maschinenordner
• Kontoauszüge
• jegliche Art von Plänen

Um die Effizienz Ihrer Dokumenten-Workflows zu maximieren, ist die Minimierung von Medienbrüchen von entscheidender Bedeutung.

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) optimiert die Vorzüge des Übergangs zur digitalen Archivierung. Gescannte Unterlagen werden reibungslos gemeinsam mit elektronisch generierten Dateien wie Bildern, Videos und E-Rechnungen in einem zentralen Dokumentenpool abgelegt.

Anhand exakter Datenabfragen haben Sie innerhalb von Sekunden Zugriff auf Dokumente und Belege in Ihrem elektronischen Archiv. Dafür erfassen wir nach Vorgaben Schlagwörter (Indizes) und Indexfelder wie Rechnungsnummern, Absender, Artikelnummern oder Belegdatum.

Durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird die Kooperation erleichtert, indem ein schneller und ortsunabhängiger Zugriff ermöglicht wird, beispielsweise im Homeoffice oder im Außendienst. Darüber hinaus steigert es die Effizienz durch Integration und Optimierung von Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen.

Durch spezielle Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen wird gewährleistet, dass die revisionssichere Archivierung gemäß den Richtlinien der GoBD und den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) reibungslos durchgeführt wird.

Importdateien erstellen wir softwareunabhängig für jedes DMS am Markt.

Unser Scanservice Erfurt bietet volle Rechts- und Revisionssicherheit gemäß den Bestimmungen der GoBD-Richtlinien. Für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Prozesse erstellen wir detaillierte Verfahrensdokumentation. Damit sind Sie besten für eine mögliche Finanz- und Wirtschaftsprüfungen vorbereitet.

Wir erstellen eine Verfahrensdokumentation, um sicherzustellen, dass Sie optimal auf bevorstehende Finanz- und Wirtschaftsprüfungen vorbereitet sind. Unser gesamter Scanservice für Kunden in Erfurt erfolgt exakt nach Standards unseres Qualitätsmanagementsystems gemäß ISO 9001:2015 durchgeführt.

Zum Schutz personenbezogener Daten werden Scanaufträge bei uns grundsätzlich im Einklang mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt.

• Verschwiegenheitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement)
• Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV)
• Zertifizierte Datenschutzbeauftrage

Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Themenseite Sicherheit und Datenschutz.

Der Scanservice für Unternehmen in Erfurt wird pro Ordner abgerechnet. Der jeweilige Ordner Preis wird richtet sich nach Umfang der gewünschten Leistungen.

Hierzu zählen z.B.

• Aktentransport
• Belegaufbereitung (einheitliches Format oder Mischordner?)
• Datenerfassung
• Dokumententrennung

Die genaue Bestimmung der Kosten für Ihren Scanauftrag erfolgt am effektivsten durch die Erstellung eines individuellen Angebots und eine ausführliche Beratung durch unser Vertriebsteam.

Nutzen Sie zudem gerne unseren Preisrechner.

Unsere Dienstleistungen im Bereich Digitalisierung und Archivierung haben bereits zahlreiche Unternehmen und öffentliche Einrichtungen in Erfurt und Umgebung überzeugt.

Egal, ob Sie sich für die Digitalisierung bestimmter Ordner oder die vollständige Archivierung Ihres Unternehmens entscheiden – mit unserem Scanservice stellen Sie die Weichen für eine digitale Zukunft.