Scanservice für Frankfurt

Seit mehr als 25 Jahren digitalisieren und archivieren wir die Dokumentenablage von Kunden aus ganz Deutschland. Auch in Frankfurt am Main unterstützen wir Sie mit unserem Scanservice auf Ihrem Weg in das papierlose Büro und einer komplett digitalisierten Arbeitsumgebung.

Qualität und Sicherheit stehen bei Smart-Store an oberster Stelle. Wir archivieren revisionssicher und erfüllen alle Anforderungen nach GoBD, inklusive einer Verfahrensdokumentation. Als ISO-zertifizierter Scandienstleister nach 9001:2015 pflegen wir hohe Standards im Bereich Qualitätsmanagement und Datenschutz.

Hochwertige Scanerzeugnisse sind das Ergebnis langjähriger praktischer Erfahrung im Scannen und Archiviren von Aktenordnern sowie dem Einsatz exzellenter Hardware. Wir setzen auf Hochleistungsscanner der Marke InoTec.

Wir scannen:

• Bis zu 120.000 Seiten am Tag (entspricht ca. 300 Aktenordnern)
• Vorder- und Rückseite gleichzeitig (Duplex-Verfahren)
• In einer Auflösung von 200 DPI (300 DPI optional)
• In Farbe, schwarz-weiß oder Graustufen

In Deutschland besteht für steuerrelevante Geschäftsbelege eine verpflichtende Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren. Wir scannen Ihre Aktenordner sowie Dokumente und archivieren sie digital.

Eine elektronische Dokumentenablage im Rahmen unseres Scanservices in Frankfurt am Main, bietet für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Diese machen sich sowohl in der Ersparnis von Zeit und Geld als auch der Steigerung von Effektivität und Sicherheitsaspekten bemerkbar.

• Zeitersparnis: OCR-Technologie und Indizierung ermöglichen eine schnelle Suche im elektronischen Archiv
• Kostenersparnis: Die digitale Dokumentenaufbewahrung ist deutlich günstiger als ein physisches Archiv
• Platzersparnis Lagerflächen für Aktenordner werden frei und können sinnvoller genutzt werden
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows verringern die Durchlaufzeiten von Dokumenten erheblich
• Verbesserte Sicherheit: Archivierungssoftware verfügt über zahlreiche Funktionen zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sowie Anforderungen zu Revisionssicherheit und Compliance

Im Laufe unserer langjährigen Geschäftstätigkeit haben wir ein umfangreiches Portfolio an digitalisierten Belegen und Dokumenten aufgebaut und wissen um die Besonderheiten einzelner Belegarten.

Mit unserem Scan- und Archivierungsservice in Frankfurt am Main digitalisieren wir unter anderem:

• Rechnungen und Zahlungsbelege
• Korrespondenz
• Prozessakten
• Technische Dokumentationen
• Bauakten
• Verträge
• Reisekostenabrechnungen
• Handakten
• Personalakten
• Patientenakten
• Großformate bis DIN A0 (Seitenlänge bis einen Meter)
• Fahrzeugakten
• Immobilienakten
• Insolvenzunterlagen

Der Gesetzgeber erlaubt die papierlose und rein elektronische Aufbewahrung von Geschäftsbelegen (ersetzendes Scannen), bei Umsetzung festgelegter Bedingungen. Dazu zählen unter anderem die exakte Übereinstimmung von Original und Scan (bildlich und inhaltlich) sowie eine gründliche Dokumentation und Protokollierung der getätigten Vorgänge.

Ebenso sehen die GoBD eine Reihe von Anforderungen vor, welche für eine revisionssichere Langzeitarchivierung erfüllt werden müssen.

Dazu zählen:

• Nachvollziehbarkeit
• Unveränderbarkeit
• Vollständigkeit
• Zeitgerechte Erfassung
• Lesbarkeit

Mit unserem Scanservice für Frankfurt am Main, garantieren wir die Umsetzung aller gesetzlicher Erfordernisse in Hinsicht auf Revisionssicherheit und ersetzendes Scannen. Gerne übernehmen wir auch die datenschutzkonforme Vernichtung der Originale.

Das Vertrauen, das uns unsere Kunden – nicht nur in Frankfurt am Main – entgegenbringen, wissen wir zu schätzen. Archive beinhalten nicht selten personenbezogene und sensible Daten. Der Schutz Ihrer Daten wird durch eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure-Agreement) gewährleistet.

Zudem erhalten Sie von uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), welche den Umgang rund um die Verarbeitung persönlicher Daten streng nach Vorgaben der DSGVO regelt. Unsere Datenschutzbeauftrage ist bei der IHK registriert und zertifiziert und beaufsichtigt die Einhaltung aller Datenschutzmaßnahmen.

Unsere Infoseite zum Thema Datenschutz & Sicherheit gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über unser Sicherheitskonzept.

Wir scannen und digitalisieren Ihr Archiv unabhängig von der Archivierungssoftware, welche Sie einsetzen. Wir sind erfahren mit allen am Markt üblichen Dokumentenmanagement Systemen (DMS) und stellen Ihnen Images und Importdateien in dem von Ihnen gewünschten Dateiformat zur Verfügung.

Als DocuWare Cloud Partner übernehmen wir auch gerne die Einrichtung eines Online-Archivs in der DocuWare Cloud für Sie. Sie benötigen dafür keine eigenen Serverkapazitäten.

Auch ohne Software für ein elektronisches Dokumentenmanagement bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Archivierungslösungen, beispielsweise in Form einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur (Baumstruktur). Bei der Benennung und Strukturierung der PDF-Dateien orientieren wir uns an den Registeraufschriften Ihrer Aktenordner.

Zusätzlich zur Digitalisierung ihres Archivs scannen wir mit unserem Scanservice für Frankfurt am Main auch Ihre tägliche Briefpost. Mit dem Digitalen Posteingang von Smart-Store können Sie digitalisierte Postsendungen mit elektronischer Kommunikation (z.B. E-Mails) in einem gemeinsamen Dokumentenpool verwalten. Integrieren Sie elektronische Eingangsrechnungen in Ihre Workflows und greifen Sie ortsunabhängigen auf alle empfangenen Briefsendungen zu.

Grundsätzlich erfolgt die Berechnung des Preises für unsere Scanservice-Leistungen in Frankfurt am Main auf Ordnerbasis, da diese Vorgehensweise erfahrungsgemäß die transparenteste Art der Kostenabrechnung darstellt. Die genaue Ermittlung der Kosten für Ihren Scanauftrag ist von weiteren Faktoren abhängig. Die effektivste und sicherste Methode, den Aufwand für das Scannen und Archivieren Ihrer Dokumentenablage zu ermitteln, stellt eine kostenlose Probearchivierung dar. Anhand der Digitalisierung eines Belegquerschnitts können wir uns genau auf die Besonderheiten Ihrer Unterlagen einstellen und Ihnen ein zuverlässiges und schlüssiges Angebot erstellen.

Für eine erste Kosteneinschätzung nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner.

Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Kostenpunkten finden Sie auf unserer Infoseite zu den Preisen unserer Scandienstleistungen.

Unser Scanservice für Frankfurt am Main zählt viele namhafte Unternehmen aus der Main-Metropole zu seinen Kunden. Wir bieten unseren Scandienst im gesamten Frankfurter Stadtgebiet, von Frankfurt Nordend und Ostend über die Innenstadt und das Bahnhofsviertel bis in die umliegenden Gemeinden und Kreise in der Region Rhein-Main an. Dazu zählen unter anderem Offenbach, Hanau, der Taunus sowie Darmstadt und Mainz.

Wir sind mit unseren Scanservice-Leistungen in ganz Deutschland tätig. Zusätzliche Informationen finden Sie auf der Infoseite Scanservice-deutschlandweit.

Wir freuen uns schon darauf, auch Sie bald als Kunden zu begrüßen.