Scanservice Frankfurt: Akten und Dokumente scannen lassen

Seit 1997 scannen wir Akten, Dokumente und ganze Archive für Unternehmen und Behörden in ganz Deutschland, auch aus Frankfurt am Main und dem Rhein-Main-Gebiet. Dabei übernehmen wir den gesamten Prozess, von der Abholung bis zur fertigen Datei in Ihrem System.

Dabei übernehmen wir den gesamten Prozess, von der Abholung bis zur fertigen Datei in Ihrem System.

Scanservice im Überblick

• Akten, Ordner und Großformate bis 1.500 mm Breite
• Bis zu 300.000 Blatt pro Tag
• Texterkennung (OCR) und Indexierung
• Für Ihr DMS oder PDF-Archiv
• Ab 23 € pro Aktenordner

Die Digitalisierung Ihrer Aktenbestände findet in unserem Scanzentrum in Osterholz-Scharmbeck bei Bremen statt. Die Abholung erfolgt mit eigenem Personal und GPS-überwachten Fahrzeugen. Kleinere Mengen lassen wir per Kurier abholen. Neben Frankfurt holen wir auch in Offenbach, Darmstadt, Bad Homburg und Hanau ab.

Sichere Aktendigitalisierung für Kunden aus Frankfurt

Für Ihren Datenschutz schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Nach dem Scan lagern wir Ihre Originale ein, liefern sie zurück oder lassen sie über unseren Partner nach DIN 66399 vernichten. Unser Qualitätsmanagement ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.

Grundsätzlich für jedes Unternehmen und jede Behörde mit größeren Aktenbeständen. Viel Erfahrung haben wir auch in den Branchen, die Frankfurt prägen:

Banken und Finanzdienstleister

Typisch sind Kreditakten, Kontoeröffnungsunterlagen mit Ausweiskopien, unterschriebene Kundenvereinbarungen und Beratungsprotokolle, dazu Auftragsformulare, Zahlungsanweisungen und Belege über Ein- und Auszahlungen. Wir digitalisieren sie mit den Indexdaten, nach denen Sie später suchen, etwa Kunden- oder Vertragsnummer.

Hier erfahren Sie mehr über die Aufbewahrungsfristen für Banken.

Versicherungen und Versicherungsmakler

Typisch sind Versicherungsunterlagen mit Schadensmeldungen und Gutachten, unterschriebene Versicherungsanträge, ältere Policen und Ausweiskopien zur Identifizierung, bei Maklern zusätzlich Beratungsprotokolle und Unterlagen zur Bedarfsermittlung. Wir digitalisieren sie so, dass Sie jedes Dokument später über Versicherungsschein- oder Schadennummer wiederfinden.

Hier erfahren Sie mehr über die Aufbewahrungsfristen für Versicherungsunternehmen.

Immobilien und Wohnungswirtschaft

Typisch sind Mieterakten mit Mietverträgen, Selbstauskünften, Kautionsvereinbarungen und Übergabeprotokollen, dazu Nebenkostenabrechnungen, Handwerkerrechnungen und Kündigungsschreiben. Wir digitalisieren sie so, dass Sie jedes Dokument später über Objekt, Wohnung oder Mieter wiederfinden.

Hier erfahren Sie mehr über die Aufbewahrungsfristen für Vermieter.

Dazu zählen unter anderem:

• Insolvenzunterlagen
• Personalakten
• Prozessakten
• Technische Dokumentationen
• Verträge
• Handakten
• Patientenakten
• Großformate (Breite bis 1.500 mm)
• Immobilienakten

Arbeiten Sie mit einer Archiv-Software (DMS), liefern wir die Scans samt Importdateien in dem Format, das Ihr System braucht.

Ohne Archiv-Software erhalten Sie eine übersichtliche Ordnerstruktur aus durchsuchbaren PDF-Dateien. Benannt und sortiert werden sie wie die Register Ihrer Aktenordner. So finden Sie jedes Dokument in Sekunden, per Volltextsuche oder über Suchbegriffe.

Standardmäßig liefern wir PDF/A für die Langzeitarchivierung, auf Wunsch auch TIF, JPG, reinen Text, JSON oder Markdown. Die letzten drei brauchen Sie etwa, wenn Sie Ihre Dokumente für KI-Anwendungen nutzen wollen.

Mehr dazu: Akten für KI vorbereiten.

Der komplette Ablauf erklärt

In unserer 9-teiligen Videoreihe "Aktendigitalisierung im Detail" erhalten Sie alle Informationen zum Ablauf unseres Scanservice.

Zu den Videos

Damit Ihre digitalen Unterlagen bei Prüfungen Bestand haben, muss der Scanprozess nachvollziehbar und dokumentiert sein. Unser Scanprozess richtet sich nach den Anforderungen der TR-Resiscan und schafft damit die Voraussetzungen für das ersetzende Scannen.

Dazu bieten wir:

• Verfahrensdokumentation nach GoBD auf Wunsch
• Auftragsverarbeitungsvertrag
• Geheimhaltungsvereinbarung

Mehr zu unserem Sicherheitskonzept.

Kann ich meine Akten in Frankfurt vorbeibringen?
Nein, in Frankfurt haben wir keinen Standort. Gescannt wird in unserem Scanzentrum in Osterholz-Scharmbeck bei Bremen. Wir holen Ihre Unterlagen bei Ihnen ab oder lassen Sie bei kleineren Mengen per Kurier abholen.

Ab welcher Menge holen Sie in Frankfurt ab?
Ab etwa 100 Aktenordnern holt unser eigenes Team Ihre Akten ab. Kleinere Mengen lassen wir per Kurier abholen.

Holen Sie auch im Umland von Frankfurt ab?
Ja, im gesamten Rhein-Main-Gebiet, etwa in Offenbach, Darmstadt, Bad Homburg und Hanau, und darüber hinaus in ganz Deutschland.

Wie sicher ist der Transport von Frankfurt zu Ihnen?
Die Aktenverpackung wird protokolliert. Den Transport übernimmt unser eigenes Personal in GPS-überwachten Fahrzeugen.

Was ist, wenn wir in Frankfurt während des Auftrags eine Akte brauchen?
Wir bieten Ihnen Scan-on-demand. Dann scannen wir sie vorgezogen und schicken Ihnen die Datei.

Bekommen wir die Originale nach dem Scan nach Frankfurt zurück?
Ja, auf Wunsch liefern wir sie zurück. Alternativ lagern wir sie bei uns ein oder lassen sie rechtssicher vernichten.