Scanservice Frankfurt

Seit mehr als 25 Jahren tragen wir mit unserem Service dazu bei, Ihren Büroalltag effizienter, umweltfreundlicher und kostensparender zu gestalten. Durch die digitale Archivierung Ihrer geschäftlichen Unterlagen und Dokumente erzielen Sie erhebliche Kosteneinsparungen, ein verbessertes Zeitmanagement und reduzierten Platzbedarf bei der Verwaltung Ihrer Akten und Ordner.

Revisionssicher

Geschäftsunterlagen sind aufbewahrungspflichtig und müssen bis zu 10 Jahren archiviert werden. Wir gewährleisten eine revisionssichere Archivierung und erfüllen sämtliche Anforderungen gemäß der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), einschließlich einer umfassenden Verfahrensdokumentation. Als ISO-zertifizierter Scandienstleister nach 9001:2015 pflegen wir hohe Standards im Bereich Qualitätsmanagement und Datenschutz.

Aktendigitalisierung im Komplettpaket

Unser Scanservice für Kunden in Frankfurt bietet Ihnen ein umfassendes Paket an Leistungen – Sie müssen sich um nichts kümmern.

Bei Bedarf holen wir Ihre kompletten Aktenbestände direkt vor Ort ab (ab etwa 100 Ordnern) und kümmern uns um die fachgerechte Aktenvernichtung gemäß den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Alternativ können Ihre Akten auch langfristig in unserem sicheren externen Lager aufbewahrt werden.

• Scanservice: Wir scannen Aktenordner, Belege, Pläne und nahezu alles, was in Unternehmen an Papier anfällt
• Digitaler Posteingang: Wir digitalisieren Ihre tägliche Eingangspost
• Dokumentenmanagement: Dokumente effizient verwalten mit dem DMS con DocuWare als Cloud-Variante
• Archivierung: Aktenrettung, Lagerung, Digitalisierung bei Insolvenz

Insbesondere die Digitalisierung von Personalakten, Mieterakten und Bauakten zählt zu unseren großen Stärken!

In Deutschland besteht für steuerrelevante Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren. Wir scannen Ihre Aktenordner sowie Dokumente und archivieren sie digital.

Eine elektronische Dokumentenablage im Rahmen unseres Scanservices für Unternehmen in Frankfurt am Main, bietet zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: OCR-Technologie und Indizierung ermöglichen eine schnelle Suche im elektronischen Archiv
• Kostenersparnis: Die digitale Dokumentenaufbewahrung ist deutlich günstiger als ein physisches Archiv
• Platzersparnis Lagerflächen für Aktenordner werden frei und können sinnvoller genutzt werden
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows verringern die Durchlaufzeiten von Dokumenten erheblich
• Verbesserte Sicherheit: Archivierungssoftware verfügt über zahlreiche Funktionen zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sowie Anforderungen zu Revisionssicherheit und Compliance

Mit unserem Service für Kunden in Frankfurt am Main scannen wir unter anderem:

• Rechnungen und Zahlungsbelege
• Korrespondenz
• Prozessakten
• Technische Dokumentationen
• Bauakten
• Verträge
• Handakten
• Patientenakten
• Großformate bis DIN A0 (Seitenlänge bis einen Meter)
• Pläne
• Fahrzeugakten
• Immobilienakten
• Insolvenzunterlagen

Wir scannen und digitalisieren Ihr Archiv unabhängig von der Archivierungssoftware, welche Sie einsetzen. Wir sind erfahren mit allen am Markt üblichen Dokumentenmanagement Systemen (DMS) und stellen Ihnen Images und Importdateien in dem von Ihnen gewünschten Dateiformat zur Verfügung.

Als DocuWare Cloud Partner übernehmen wir auch gerne die Einrichtung eines Cloud-Archivs in der DocuWare Cloud für Sie. Sie benötigen dafür keine eigenen Serverkapazitäten.

Auch ohne Software für ein elektronisches Dokumentenmanagement bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Archivierungslösungen, beispielsweise in Form einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur (Baumstruktur) vollindizierter PDF-Dateien. Bei der Benennung und Strukturierung der PDF-Dateien orientieren wir uns an den Registeraufschriften Ihrer Aktenordner.

Unterlagen schnell finden dank Datenerfassung

Anstatt lange suchen zu müssen, finden sie digital archivierte Dokumente und Unterlagen innerhalb von Sekunden anhand präziser Abfragen von Daten sowie der Suchfunktion für eine Volltextsuche. Mit einer digitalen Datenerfassung extrahieren wir Indexfelder (Suchbegriffe) und führen eine automatische Zeichenerkennung (OCR) durch.

Der Gesetzgeber erlaubt die papierlose und rein elektronische Aufbewahrung von Geschäftsbelegen und Dokumenten (Ersetzendes Scannen), bei Umsetzung festgelegter Bedingungen. Dazu zählen unter anderem die exakte Übereinstimmung von Original und Scan (bildlich und inhaltlich) sowie eine gründliche Dokumentation und Protokollierung der getätigten Vorgänge.

Ebenso sehen die GoBD eine Reihe von Anforderungen vor, welche für eine revisionssichere Langzeitarchivierung erfüllt werden müssen.

Dazu zählen:

• Nachvollziehbarkeit
• Unveränderbarkeit
• Vollständigkeit
• Zeitgerechte Erfassung
• Lesbarkeit

Mit unserem Scanservice für Frankfurt am Main, garantieren wir die Umsetzung aller gesetzlicher Erfordernisse in Hinsicht auf Revisionssicherheit und Ersetzendes Scannen. Gerne übernehmen wir auch die datenschutzkonforme Vernichtung der Originale.

Das Vertrauen, das uns unsere Kunden – nicht nur in Frankfurt am Main – entgegenbringen, wissen wir zu schätzen. Archive beinhalten nicht selten personenbezogene und sensible Daten. Der Schutz Ihrer Daten wird durch eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure-Agreement) gewährleistet.

Zudem erhalten Sie von uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), welche den Umgang rund um die Verarbeitung persönlicher Daten streng nach Vorgaben der DSGVO regelt. Unsere Datenschutzbeauftrage ist bei der IHK registriert und zertifiziert und beaufsichtigt die Einhaltung aller Datenschutzmaßnahmen.

Unsere Infoseite zum Thema Datenschutz & Sicherheit gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über unser Sicherheitskonzept.

Grundsätzlich erfolgt die Berechnung der Preise für unseren Scanservice Frankfurt auf Ordnerbasis. Die genaue Ermittlung der Kosten für Ihren Scanauftrag ist von weiteren Faktoren abhängig. Dazu zählen beispielsweise Umfang der gebuchten Leistungen sowie der Aufwand zur Aufbereitung Ihrer Dokumente.

Für eine erste Kosteneinschätzung nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner.