Scanservice Mannheim

Seit über 25 Jahren bieten wir erstklassige Scanservices für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen in Mannheim und bundesweit an, um die Digitalisierung von Dokumenten effizient, nachhaltig und kostensparend zu gestalten.

Auf Wunsch übernehmen wir auch die Abholung, datenschutzkonforme Vernichtung oder sichere Einlagerung Ihrer Akten.

Die elektronische Archivierung von Geschäftsdokumenten vereinfacht zudem die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, minimiert den Platzbedarf und gewährleistet höchste Datensicherheit.

Scanservice: Scan und Archivierung Ihrer Akten ab 23 € pro Aktenordner

Digitaler Posteingang: Scan Ihrer Täglichen Eingangspost

Großformate: Großformate bis A0 scannen lassen (z.B. Pläne oder Zeichnungen)

Archivanalyse: Archivierungsstrukturen checken lassen

Dokumentenmanagement: DMS von DocuWare

Schadensakten: Aktenrettung (z.B. Ruß oder Schimmel)

Digitalisierung bei Insolvenz Digitalisierung von Akten zur Aufbewahrung nach einer Insolvenz

Aktenvernichtung: Vernichtung nach BDSG

Die Digitalisierung von Akten ermöglicht Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen eine effizientere und sicherere Dokumentenverwaltung. Digitale Archive bieten schnellen Zugriff auf Informationen, sparen Platz und Ressourcen und optimieren Arbeitsprozesse spürbar.

Durch unsere langjährige Geschäftserfahrung verfügen wir über umfassendes Know-how in der Digitalisierung nahezu aller Arten von Akten und Belegen.

Besonders spezialisiert sind wir in den folgenden Bereichen:

• Personalakten
• Mieterakten
• Bauakten

Außerdem haben wir umfassende Erfahrung mit nahezu allen Arten von Belegen, wie zum Beispiel:

• Rechnungen & Quittungen
• Medizinische Dokumente
• Schriftverkehr & Korrespondenz
• Prozessakten
• Technische Dokumente
• Kfz-Akten
• Führerscheinakten
• Kundenakten
• Kreditakten
• Maschinenordner
• Kontoauszüge

Bei der Datenausgabe orientieren wir uns ganz an Ihren Vorstellungen. Auf Wunsch erstellen wir eine separate PDF-Datei für jeden Aktenordner, jedes Register oder jedes Dokument/Vorgang.

Wir erstellen Importdaten für jedes DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimiert die Zusammenarbeit, indem es schnellen und standortunabhängigen Zugriff ermöglicht, beispielsweise im Homeoffice oder während des Außendienstes. Darüber hinaus steigert es die Effizienz durch die Integration und Optimierung von Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen.

Dank spezieller Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen ist sichergestellt, dass die revisionssichere Archivierung problemlos gemäß den GoBD-Richtlinien und den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgt.

PDF-Archiv

Es ist auch möglich, eine Archivierung in Form einer Verzeichnisstruktur (PDF) vorzunehmen.

Unser Scanservice in Mannheim gewährleistet umfassende Rechts- und Revisionssicherheit gemäß den gesetzlichen Vorgaben wie GoBD. Um alle Prozesse lückenlos nachvollziehbar zu gestalten, erstellen wir detaillierte Verfahrensdokumentationen. So sind Sie bestens auf mögliche Finanz- und Wirtschaftsprüfungen vorbereitet.

• Scanprozess konform mit TR-Resiscan
• Qualifizierte E-Signatur für Integritätsschutz

Schutz Ihrer Daten

Um personenbezogene Daten wirksam zu schützen, führen wir Scanaufträge stets gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch.

• Verschwiegenheitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement)
• Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV)
• Zertifizierte Datenschutzbeauftrage

Mehr zu dem Thema auf unserer Infoseite Sicherheit & Datenschutz.  

Unsere Dienstleistungen im Bereich Digitalisierung und Archivierung haben bereits zahlreiche Unternehmen und öffentliche Einrichtungen in Mannheim, Ludwigshafen sowie umliegenden Regionen überzeugt.

Egal, ob Sie die Digitalisierung bestimmter Ordner oder die umfassende Archivierung Ihres Unternehmens in Betracht ziehen – unser Scanservice ebnet Ihnen den Weg in eine digitale Zukunft.

Wir bieten Ihnen individuelle Beratung und maßgeschneiderte Lösungen, die speziell auf die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sind.