Scanservice Saarbrücken

Die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen birgt ein enormes Potenzial zur Optimierung, sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für Konzerne und öffentliche Verwaltungen. Neben Kosteneinsparungen profitieren Sie zudem von eingespartem Platzbedarf und gesteigerter Effizienz bei der Verarbeitung von Dokumenten.

Zusätzlich ist es erforderlich, geschäftliche Unterlagen sicher für bis zu 10 Jahre aufzubewahren. Die digitale Archivierung von Akten und Dokumenten erleichtert die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, indem sie den Platzbedarf minimiert und gleichzeitig maximale Datensicherheit gewährleistet.

Seit mehr als 25 Jahren bieten wir erstklassige Scanservices für Kunden aus der Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung , um sie bei der Digitalisierung ihres Dokumentenmanagements zu unterstützen. Unser Bestreben ist es, Ihre Abläufe effizienter, nachhaltiger und kostengünstiger zu machen.

Gerne holen wir auf Anfrage Ihre gesamten Aktenbestände direkt an Ihrem Standort in Saarbrücken ab (ab ungefähr 100 Ordnern). Im Anschluss an die Digitalisierung führen wir entweder eine ordnungsgemäße Aktenvernichtung gemäß den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) durch oder lagern sie sicher in unserem Lager ein.

Scanservice

Scannen von Akten, Dokumenten, Belegen, Plänen etc.

Archivanalyse

Wir checken Ihre Archivierungsstrukturen

Digitaler Posteingang

Täglichen Posteingang digitalisieren lassen

Großformate

Scannen von Großformaten und Plänen

Dokumentenmanagement

DMS-Beratung für DocuWare Cloud

Schadensakten

Akten vor Verlust retten

Digitalisierung bei Insolvenz

Digitale Aktenaufbewahrung nach Insolvenz

Aktenvernichtung

Datenschutzgerechte Vernichtung der Originale nach ISO 66399

Dank unserer langjährigen Erfahrung verfügen wir über umfangreiches Fachwissen in der Digitalisierung nahezu aller Arten von Akten und Dokumenten.

Zu unseren besonderen Kompetenzen zählt die Digitalisierung von:

• Personalakten
• Mieterakten
• Bauakten

Für digitale Akten (e-Akte für Behörden) erstellen wir eine PDF-Datei pro Vorgang und kategorisieren Unterlagen nach Dokumententypen.

Zudem sind wir erfahren mit nahezu allen Belegarten:

• Rechnungen & Quittungen
• Verträge
• Karteikarten
• Schriftverkehr & Korrespondenz
• Patientenakten
• Prozessakten
• Technische Dokumente
• Kfz-Akten
• Führerscheinakten
• Kundenakten
• Kreditakten
• Maschinenordner
• Pläne

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) optimiert die Vorteile des Übergangs zur digitalen Archivierung. Gescannte Dokumente werden nahtlos gemeinsam mit elektronisch erzeugten Dateien wie E-Rechnungen in einem zentralen Dokumentenpool abgelegt.

Durch gezielte Datenabfragen können Sie innerhalb von Sekunden auf Dokumente und Belege in Ihrem digitalen Archiv zugreifen. Wir erfassen entsprechend den Vorgaben Schlagwörter (Indizes) und Indexfelder wie Rechnungsnummern, Absender, Artikelnummern oder Belegdatum.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert die Zusammenarbeit, indem es einen schnellen und standortunabhängigen Zugriff ermöglicht, beispielsweise im Homeoffice oder während des Außendienstes. Darüber hinaus steigert es die Effizienz durch die Integration und Optimierung von Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen.

Durch spezielle Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen wird gewährleistet, dass die revisionssichere Archivierung gemäß den Richtlinien der GoBD und den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nahtlos erfolgt.

Importdaten erstellen wir softwareunabhängig für jedes DMS am Markt.

Unser Scanservice Saarbrücken stellt sicher, dass alle Abläufe den gesetzlichen Richtlinien wie den GoBD entsprechen, um volle Rechts- und Revisionssicherheit zu gewährleisten. Zur lückenlosen Nachverfolgung aller Prozesse erstellen wir ausführliche Verfahrensdokumentationen.

Auf diese Weise sind Sie bestens für mögliche Finanz- und Wirtschaftsprüfungen gerüstet.

• TR-Resiscan-konformer Scanprozess
• Integritätsschutz mit elektronischer Signatur

Um personenbezogene Daten zu schützen, führen wir Scanaufträge stets unter Beachtung der Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch.

• Verschwiegenheitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement)
• Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV)
• Zertifizierte Datenschutzbeauftrage (IHK)

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite Sicherheit und Datenschutz.

Der Scanservice für Unternehmen in Saarbrücken wird auf Ordnerbasis abgerechnet. Der jeweilige Preis pro Ordner wird richtet sich nach Umfang der gewünschten Leistungen.

Hierzu zählen z.B.

• Aktentransport
• Belegaufbereitung (einheitliches Format oder Mischordner?)
• Datenerfassung
• Dokumententrennung

Die präzise Kalkulation der Kosten für Ihren Scan-Auftrag wird am besten durch die Ausarbeitung eines maßgeschneiderten Angebots und eine gründliche Beratung durch unser Vertriebsteam erreicht.

Nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner.

Unsere Dienstleistungen im Bereich Digitalisierung und Archivierung haben bereits zahlreiche Unternehmen und öffentliche Einrichtungen im Saarland und der näheren Umgebung beeindruckt.

Ob Sie sich für die Digitalisierung bestimmter Ordner oder die umfassende Archivierung Ihres Unternehmens entscheiden - unser Scanservice ebnet den Weg für eine zukunftsorientierte Digitalisierung.

Darüber hinaus bieten wir maßgeschneiderte Lösungen und individuelle Beratung, die genau auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sind.