Scanservice Bielefeld: Für Unternehmen und öffentliche Verwaltung

Als erfahrener Experte für die Digitalisierung und Archivierung von Akten und ganzen Archiven steht Smart-Store an Ihrer Seite. Wir übernehmen den gesamten Ablauf für Sie – angefangen bei der Abholung der Akten durch unseren eigenen Kurierdienst über das Scannen bis zu datenschutzkonformen Vernichtung nach DIN 66399 Ihrer Akten. Auch die Langzeitlagerung Ihrer Aktenordnern und Dokumente übernehmen wir gerne Für Sie.

Selbstverständlich sind wir auch dazu bereit, den Scan von Dokumenten für unsere Kunden auf einer täglichen oder wöchentlichen Basis zu erledigen.

Unser Service erstreckt sich nicht nur auf Bielefeld, sondern auch auf benachbarte Städte und Gemeinden in OWL wie Herford, Bad Oeynhausen oder Gütersloh. Darüber hinaus sind wir im gesamten Bundesgebiet für Sie da.

Unser Service umfasst unter anderem:

• Scanservice - wir scannen Akten, Dokumente und sämtliche Geschäftsbelege
• Digitaler Posteingang - täglicher Scan der Eingangspost
• Dokumentenmanagement - Beratung im Bereich DMS
• Archivierung - Schadensakten, externe Aktenlagerung, Dokumentensicherung uvm.
• Indizierung & Kategorisierung (Erfassung strukturierter Daten)

Unsere langjährige Expertise im Bereich Scandienstleistungen ermöglicht es uns, Ihnen ein tägliches Scanvolumen von bis zu 250.000 Seiten anzubieten – das entspricht etwa 300 Aktenordnern. Unsere Scans werden in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen erstellt und weisen eine Auflösung von 200 DPI (optional 300 DPI) auf, um optimale Lesbarkeit sicherzustellen. Wir scannen beidseitig im Duplex-Verfahren und löschen dabei automatisch Leerseiten. Die Trennung der Dokumente erfolgt mithilfe von Barcodes.

Auch beim DIN Format Ihrer Unterlagen sind wir flexibel und können Unterlagen von der Visitenkarte (DIN A7) bis zu großformatigen Plänen (z,B. DIN A0) können wir zuverlässig und in bester Qualität für Sie digitalisieren.

• Platz sparen: Gescannte Akten nehmen keinen physischen Platz in Anspruch
• Zeit sparen: Schneller und unkomplizierter Zugriff auf digitalisierte Akten - kein langes Suchen
• Kosten sparen: Reduzierter Personalaufwand und geringere Mietkosten für Lagerraum
• Effizienzsteigerung: Kurze Durchlaufzeiten und optimierte Dokumenten-Workflows
• Nachhaltigkeit: Einsparung von Papier und Verbrauchsmaterialien

Seit mehr als 25 Jahren Jahren unterstützen wir Unternehmen aller Größen und Branchen sowie öffentliche Verwaltung und Behörden dabei, ihren Arbeitsalltag papierärmer, umweltbewusster und effizienter zu gestalten. Durch unseren umfassenden Service für das Scannen Ihrer Dokumente und die digitale Archivierung ermöglichen wir Ihnen nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch die Möglichkeit Zeit und Ressourcen zu schonen.

Die Digitalisierung Ihrer physischen Dokumente bildet das Fundament für eine zeitgemäße und nachhaltige Arbeitsumgebung. Durch unseren praktischen Scanservice für Bielefeld ermöglichen wir Unternehmen, Unterlagen und Belege binnen Sekunden zu finden, anstatt zeitraubend suchen zu müssen.

Mit unserem Service unterstützen wir Sie bei der Umstellung auf eine digitale Aktenführung. Diese Umstellung eröffnet die Möglichkeit, Dokumente ortsunabhängig zu verwalten und den digitalen Akten hinzuzufügen, Workflows zu optimieren und Prozesse zu automatisieren.

Häufige Anwendungsfelder digitaler Akten sind z.B.

• Digitale Mieterakten
• Digitale Bauakten
• Digitale Personalakten
• Digitale Patientenakten
• Digitale Kundenakten

Die Grundlage der digitalen Aktenverwaltung bildet die elektronische Archivierung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS).

Durch die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) erfahren Sie die größten Vorteile der Umstellung auf elektronische Archivierung und digitale Aktenführung. Die zentrale Ablage der digitalen Dokumente ermöglicht eine mühelose Verwaltung und sekundenschnelle Recherche von Belegen. Gescannte Akten werden medienbruchfrei in einem gemeinsamen Dokumentenpool mit elektronisch erzeugten Dokumenten wie Bildern oder Videos oder PDF-Dateien gespeichert.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) vereinfacht die Zusammenarbeit von Projektteams durch schnellen, ortsunabhängigen Zugriff, beispielsweise im Homeoffice oder Außendienst. Darüber hinaus steigert es die Effizienz erheblich, indem es Daten nahtlos in weitere IT-Anwendungen wie ERP, ECM oder CRM integriert. Auch der Austausch von Dokumenten mit Kunden erfolgt schnell, einfach und papierlos.

Darüber hinaus steigern Sicherheitsfunktionen wie Versionisierung, Zugriffskontrollen, Backup oder Protokollierung die Sicherheit von Daten im Vergleich zum analogen Archiv erheblich. Vorgaben zur Revisionssicherheit sowie Anforderungen nach GoBD und Datenschutzbestimmungen nach DSGVO werden problemlos umgesetzt.

Wir bieten unseren Service für alle gängigen Dokumentenmanagement-Systeme.

Dazu zählen unter anderem:

• ELO Office
• DATEV
• EasyArchiv
• SAP
• DATEV
• D3.develop

Sollten Sie noch keine Software für digitale Dokumentenmanagement einsetzen beraten wir Sie gerne bei der Einführung von DocuWare als Cloud-Version. DocuWare bietet ein Vielzahl an Funktionen und gilt ist eines der beliebtesten DMS auf dem Markt.

Auch wenn Sie bislang keine Software zur elektronischen Verwaltung Ihrer Akten nutzen, ergeben sich klare Vorteile aus der Archivierung in Form einer Verzeichnisstruktur mit umfassend indizierten PDF-Dateien. Unsere Gestaltung einer gut strukturierten und intuitiv navigierbaren Baumstruktur orientiert sich dabei an der Organisationsstruktur Ihres physischen Archivs.

Die Bezeichnung der einzelnen Dateien erfolgt dabei anhand der Informationen von Ordnerrücken, Inhaltsverzeichnissen, Registern und Trennern. Selbst unerfahrene Anwender können problemlos und zügig nach Dokumenten suchen und die gewünschten Unterlagen anzeigen lassen.

Ein PDF-Archiv erweist sich besonders bei der Digitalisierung von Altakten und selten genutzten Akten als äußerst zweckdienlich. Bei Bedarf können sämtliche Informationen rasch aufgefunden werden, ohne dass die Ordner wertvollen Platz beanspruchen.

Wir digitalisieren nahezu alles, was in Ihrer Firma an Papier anfällt.

Für eine Digitale Archivierung bieten wir Ihnen u.a. den Scan von:

• Rechnungen
• Korrespondenz und allgemeiner Schriftverkehr
• Versicherungsunterlagen
• Verträge
• Insolventakten
• Immobilienakten
• Handakten

Auch Unterlagen, die in einem größeren Format vorliegen digitalisieren wir in bester Qualität:

• Baupläne
• Pläne
• Zeichnungen

Der Gesetzgeber erlaubt jedem Steuerpflichtigem, Unterlagen, welche der Aufbewahrungspflicht unterliegen, auch auf Bilddatenträgern vorzuhalten.

Dabei sind eine Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen, um eine elektronische Archivierung in Einklang rechtlichen Bestimmungen zu gewährleisten. Als Anbieter von Scan-Dienstleistungen achten wir im Rahmen eines Auftrags sorgfältig auf deren Erfüllung. Auf Anfrage stellen wir Ihnen ebenfalls eine Verfahrensdokumentation gemäß den Anforderungen des Gesetzgebers für das ersetzende Scannen zur Verfügung.

Wichtige Punkte für rechtskonforme Archivierung nach GOBD und AO:

Revisionssicherheit

• Nachvollziehbarkeit
• Vollständigkeit
• Dokumentation
• Zugriffsberechtigungskonzept
• Unveränderbarkeit

Auch der Schutz sensibler personenbezogener Daten nimmt bei uns einen hohen Stellenwert ein. Scanaufträge führen wir stets nach Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch.

• Verschwiegenheitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement)
• Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV)
• Zertifizierte Datenschutzbeauftrage

Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Infoseite zum Thema Sicherheit und Datenschutz.

Die Preise für unsere Dienstleistungen und Produkte rechnen wir auf Ordnerbasis ab. Der endgültige Preis pro Ordner ist dabei vom Umfang der gewünschten Leistungen abhängig.

• Abholung der Unterlagen an Ihrem Standort?
• Aufwand der Belegaufbereitung (Mischordner sind aufwendiger als Unterlagen in einheitlichem Format)
• Indizierung/Kategorisierung
• Anzahl der Dateien pro Ordner
• Einführung von DocuWare

Die exakte Kostenkalkulation für Ihren Scanauftrag erfolgt am besten über ein maßgeschneidertes Angebot und eine ausführliche Beratung durch unser Vertriebsteam. Auf diese Weise können bereits vorhandene Fragen optimal beantwortet werden.

Mithilfe unseres Preisrechners erhalten Sie eine vorläufige Abschätzung der Kosten für Ihren Scanauftrag.

Mit unserem Scanservice für Bielefeld und Ostwestfalen konnten wir schon zahlreiche Unternehmen und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung überzeugen unsere Dienstleistungen und Produkte aus Bereich Digitalisierung und Archivierung in Anspruch zu nehmen. Ob Sie nur ausgewählte Ordner digitalisieren lassen möchten oder das ganze Archiv Ihrer Firma - mit unserem Scandienst sparen Sie Zeit, Kosten und Platz.