Scanservice Mainz

Seit über 25 Jahren bieten wir hochwertige Scanservices für Kunden aus der Wirtschaft und öffentlichen Verwaltung an, um ihnen bei der Digitalisierung ihres Dokumentenmanagements zu unterstützen. Unser Ziel ist es, Ihre Abläufe effizienter, nachhaltiger und kostengünstiger zu gestalten.

Durch die digitale Archivierung Ihrer geschäftlichen Unterlagen und sämtlicher Papierdokumente lassen sich beträchtliche Einsparungen erzielen, das Zeitmanagement optimieren und der benötigte Platz für die Verwaltung Ihrer Akten verringern.

Zusätzlich müssen geschäftliche Unterlagen für bis zu 10 Jahre sicher aufbewahrt werden. Die elektronische Langzeitarchivierung von Akten und Dokumenten erleichtert die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bei minimalem Platzaufwand und maximaler Datensicherheit.

Unser Scanservice für Kunden in Mainz bietet ein vollständiges Paket zur Digitalisierung Ihrer Akten an, bei dem Sie sich um nichts kümmern müssen.

Auf Anfrage holen wir Ihre gesamten Aktenbestände direkt vor Ort ab (ab etwa 100 Ordnern) und führen entweder eine ordnungsgemäße Aktenvernichtung gemäß den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) durch oder lagern sie sicher in unserem Lager ein.

Scanservice

Akten scannen und digital archivieren lassen

Digitaler Posteingang

Tägliche Briefpost digitalisieren lassen

Großformate

Scannen von Großformaten bis A0 (z.B. Pläne oder Zeichnungen)

Archivanalyse

Bestehende Archivierungsstrukturen checken lassen

Dokumentenmanagement

DMS-Beratung für DocuWare

Schadensakten

Beschädigte Akten retten

Digitalisierung bei Insolvenz

Aktendigitalisierung zur Aufbewahrung nach Insolvenz

Aktenvernichtung

Datenschutzgerechte Vernichtung nach ISO 66399

Dank langjähriger Geschäftstätigkeit bieten wir Ihnen ein breites Know-how in der Digitalisierung nahezu aller Arten von Akten und Belegen.

Unsere besondere Fachkompetenz erstreckt sich beispielsweise auf die Bereiche:

• Personalakten
• Mieterakten
• Bauakten

Für die digitale digitale Aktenführung (e-Akte für Behörden) erstellen wir ein pro Vorgang eine PDF-Datei und kategorisieren Unterlagen nach Dokumententypen.

Zudem sind wir erfahren mit nahezu allen Belegarten:

• Rechnungen & Quittungen
• Karteikarten
• Medizinische Dokumente
• Schriftverkehr & Korrespondenz
• Prozessakten
• Technische Dokumente
• Kfz-Akten
• Führerscheinakten
• Insolvenzakten
• Kundenakten
• Kreditakten
• Bauakten
• Maschinenordner
• Kontoauszüge
• Pläne

Um die Effizienz Ihrer Dokumenten-Workflows zu steigern, ist es entscheidend, Medienbrüche zu minimieren.

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) maximiert die Vorteile des Übergangs zur digitalen Archivierung. Gescannte Dokumente werden nahtlos gemeinsam mit elektronisch erzeugten Dateien wie E-Rechnungen in einem zentralen Dokumentenpool abgelegt.

Durch präzise Datenabfragen können Sie innerhalb von Sekunden auf Dokumente und Belege in Ihrem digitalen Archiv zugreifen. Hierfür erfassen wir gemäß den Vorgaben Schlagwörter (Indizes) und Indexfelder wie Rechnungsnummern, Absender, Artikelnummern oder Belegdatum.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert die Zusammenarbeit, indem es einen schnellen und standortunabhängigen Zugriff ermöglicht, beispielsweise im Homeoffice oder während des Außendienstes. Zusätzlich steigert es die Effizienz durch die Integration und Optimierung von Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen.

Mittels spezieller Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Protokollierung und Zugriffskontrollen wird sichergestellt, dass die revisionssichere Archivierung gemäß den Richtlinien der GoBD und den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nahtlos erfolgt.

Importdaten liefern wir softwareunabhängig für jedes DMS am Markt.

Unser Scanservice Mainz gewährleistet vollständige Rechts- und Revisionssicherheit gemäß den gesetzlichen Richtlinien wie GoBD. Um sämtliche Prozesse lückenlos nachvollziehbar zu machen, erstellen wir umfassende Verfahrensdokumentationen. Auf diese Weise sind Sie optimal auf etwaige Finanz- und Wirtschaftsprüfungen vorbereitet.

• TR-Resiscan-konformer Scanprozess
• Integritätsschutz mit elektronischer Signatur

Zum Schutz personenbezogener Daten werden Scanaufträge bei uns grundsätzlich im Einklang mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt.

• Verschwiegenheitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement)
• Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV)
• Zertifizierte Datenschutzbeauftrage

Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Themenseite Sicherheit und Datenschutz.

Der Scanservice für Unternehmen in Mainz wird auf Ordnerbasis abgerechnet. Der jeweilige Preis pro Ordner wird richtet sich nach Umfang der gewünschten Leistungen.

Hierzu zählen z.B.

• Aktentransport
• Belegaufbereitung (einheitliches Format oder Mischordner?)
• Datenerfassung
• Dokumententrennung

Die präzise Kalkulation der Kosten für Ihren Scan-Auftrag wird am besten durch die Ausarbeitung eines maßgeschneiderten Angebots und eine gründliche Beratung durch unser Vertriebsteam erreicht.

Nutzen Sie auch gerne unseren Preisrechner.

Unsere Dienstleistungen im Bereich Digitalisierung und Archivierung haben bereits eine Vielzahl von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen in Rheinland-Pfalz und der näheren Umgebung überzeugt.

Ganz gleich, ob Sie sich für die Digitalisierung spezifischer Ordner oder die umfassende Archivierung Ihres Unternehmens entscheiden - unser Scanservice ebnet den Weg für eine digitale Zukunft.

Wir bieten individuelle Beratung und maßgeschneiderte Lösungen, die auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.